Наталья Геннадьевна БРЮХАНОВА, исполняющий обязанности министра финансов Ульяновской области
Прежде чем принять решение о реализации масштабного проекта по централизации функций бухгалтерского учета и составления отчетности в Ульяновской области, мы провели всесторонний анализ законодательства, регулирующего бухгалтерский учет в учреждениях государственного сектора. Одновременно был изучен опыт коллег из других регионов. Есть субъекты РФ, которые идут по пути функциональной централизации, есть те, кто делает ставку только на технологический аспект. Мы для себя выбрали смешанный вариант и пошли по пути создания функционально-технологической модели централизации. За три года мы многого достигли, однако проект продолжается — мы планово движемся вперед.
Старт и основные этапы проекта
Централизацию учетных функций и создание единой цифровой платформы мы инициировали еще в 2018 году. При поддержке губернатора С. И. Морозова в мае 2018 года была утверждена Концепция централизации бюджетного (бухгалтерского) учета и составления отчетности исполнительных органов государственной власти Ульяновской области и государственных учреждений региона. Она и стала основой для дальнейшей трансформации процессов учета.
В рамках реализации утвержденной концепции в 2018 году была создана Централизованная автоматизированная система управления финансово-хозяйственной деятельностью органов государственной власти Ульяновской области и государственных учреждений. На этапе внедрения она прошла апробацию на девяти пилотных исполнительных органах власти и шести казенных учреждениях. По состоянию на текущий момент в единую платформу переведен учет финансово-хозяйственной деятельности 19 исполнительных органов власти и 261 государственного учреждения.
Следующим шагом было создание Центра компетенций на базе ОГКУ «Областное казначейство». Структура подразделений казенного учреждения, на которые возложены полномочия по бухгалтерскому учету, выстроена по отраслевому принципу. Такой принцип мы считаем наиболее целесообразным с точки зрения выстраивания взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. При возникновении любых вопросов руководитель или специалисты конкретных учреждений обращаются к «своему главному бухгалтеру» в лице начальника соответствующего отдела бухгалтерского учета. Выстраивая бухгалтерский учет таким образом, мы также стремимся к универсальности специалистов и максимальной взаимозаменяемости.
Структура подразделений ОГКУ «Областное казначейство», на которые возложены полномочия по бюджетному учету, выстроена по отраслевому принципу. По любым вопросам специалисты обслуживаемых учреждений обращаются к «своему главному бухгалтеру»
Сегодня Центр компетенций осуществляет функции по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности 15 исполнительных органов государственной власти и 14 учреждений, а также по своду отчетности 48 бюджетных и автономных учреждений. Передача функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности в Центр компетенций позволила на 10% оптимизировать численность выполняющего эти функции персонала и перераспределить высвободившиеся ресурсы на решение новых задач.
Возможности цифровой платформы
Созданная централизованная автоматизированная система — это принципиально новая цифровая платформа, которая предусматривает набор алгоритмизированных взаимоотношений исполнительных органов власти и государственных учреждений Ульяновской области, объединенных единой информационной средой. Система обеспечивает снижение транзакционных издержек и повышение эффективности процессов. Важным фактором также является то, что все учреждения региона работают на платформе, которая своевременно и централизованно обновляется, и все ее функции соответствуют действующему законодательству.
Централизованная автоматизированная система оснащена мощным набором инструментария, который позволяет объективно оптимизировать процесс ведения учета финансово-хозяйственной деятельности учреждений. В первую очередь это наличие возможности электронного документооборота с контрагентами. Его правильная настройка позволяет автоматизировать процесс отражения операций в учете. Такая информация, как реквизиты контрагента, наименование товара или услуги, количество, цена и стоимость, отражается в бухгалтерских операциях автоматически. Специалисты отражают только бухгалтерские проводки, что позволяет значительно сократить трудовые и временные затраты на обработку первичных документов.
Также реализована возможность ведения электронного архива. Регистры бухучета не распечатываются на бумажных носителях — все они подписываются электронной цифровой подписью и хранятся в электронном хранилище. Данный сервис является особенно удобным для тех учреждений, которые передали функции ведения бухгалтерского учета в Центр компетенций. Специалисты учреждения при необходимости в любой момент имеют доступ к необходимым регистрам бухгалтерского учета.
Еще одной новацией централизованной системы является электронная инвентаризация с помощью различных цифровых устройств, например телефона или планшета. Такой способ проведения инвентаризации в разы сокращает время на ее проведение.
В новую централизованную систему была встроена и подсистема аналитической отчетности. Модуль BI-аналитики собирает данные из подсистем кадрового и бухгалтерского учета и рассчитывает на основании этих данных аналитические показатели финансово-хозяйственной деятельности исполнительных органов власти и учреждений. В целях принятия качественных управленческих решений главные распорядители бюджетных средств и учредители государственных учреждений имеют возможность в режиме реального времени в разрезе подведомственных учреждений получить достоверную информацию о просроченной кредиторской задолженности, о структуре заработной платы, ставках штатного расписания, по показателям доходов и расходов и т. п.
Стоит отметить, что в рамках развития системы был реализован отчет, позволяющий анализировать работу специалистов, задействованных в учете финансово-хозяйственной деятельности учреждений (бухгалтеров, кадровых работников, материально-ответственных лиц). Мы в течение двух лет добивались того, чтобы он был объективным и информативным. Отчет учитывает и количество обработанных документов, и объем времени, затраченного на их обработку каждым специалистом. Доступна возможность анализа по отдельным операциям. Данный отчет может быть использован для объективной оценки и оптимизации трудозатрат специалистов как Центра компетенций, так и учреждений.
Еще одной опцией централизованной системы является подсистема информационного взаимодействия (ПИВ). Эта подсистема основана на совместном решении Компании БФТ и фирмы «1С». Она позволяет загружать данные из системы исполнения бюджета в систему бухгалтерского учета и обратно. Это касается 18 видов документов, например таких, как:
- договор;
- бюджетное обязательство;
- соглашение о порядке и условиях предоставления субсидии;
- план финансово-хозяйственной деятельности;
- заявка на оплату расходов и т. д.
Сообщения из системы исполнения бюджета по мере их обработки поступают в систему бухгалтерского учета. Получив уведомление, бухгалтер выбирает из общего списка документов необходимые к проведению в бухгалтерском учете и формирует бухгалтерские операции. Очень удобно, что все данные заполняются автоматически — вручную специалист вносит данные только в раздел «Бухгалтерская операция». Как результат — минимизировано использование ручного труда и обеспечена однократность ввода информации, что в свою очередь позволяет избежать ошибок. Все действия производятся максимально оперативно, время на проведение одной операции через ПИВ сократилось втрое. Мы активно отрабатываем этот механизм и уже начали тиражировать функционал на все учреждения, которые осуществляют бухгалтерский учет в централизованной системе бухгалтерского учета.
Перспективы и планы
Мы не останавливаемся на достигнутом, масштабирование проекта и модернизация новой цифровой платформы продолжаются. Например, сейчас мы тестируем личный кабинет сотрудника. Он предназначен для оптимизации процесса получения сотрудниками информации о начисленной и выплаченной заработной плате, различных справок, направления и согласования заявлений на отпуск и т. п. Внедрение данной опции позволит снизить операционные затраты и сотрудников, и работодателей, сократив в том числе время на движение документов. Особенно удобна такая возможность для учреждений, имеющих сотрудников на удаленных рабочих местах.
Также в планах на развитие — внедрение разделения ролей пользователей и внедрение электронной цифровой подписи электронных документов. Данный функционал позволит каждому пользователю видеть только свою область данных, закрепить ответственность за достоверность соответствующего электронного документа за сотрудником, ответственным за его создание, оптимизировать работу сотрудников учреждений, сократить операционные издержки. В дальнейшей перспективе планируем предоставить доступ к системе с ролью «аудитор» органам государственного финансового контроля, что позволит оптимизировать процесс осуществления контрольных действий.
