В марте 2020 года в Пермском крае завершился процесс подключения всех организаций бюджетной сферы к единой системе управления финансово-хозяйственной деятельностью. В настоящее время единая система обеспечивает ведение бухгалтерского (бюджетного) и кадрового учета, а также расчет заработной платы 3 тысяч бюджетных организаций. В системе работают свыше 12 тысяч пользователей.
Екатерина Ивановна ТХОР, министр финансов Пермского края
На этапе внедрения в Пермском крае единой централизованной системы (технологическая централизация) своевременно было принято решение о параллельном проведении функциональной централизации ведения бухгалтерского (бюджетного) и кадрового учета. В результате с завершением технологической централизации в регионе была завершена и функциональная. Создано 46 межотраслевых центров учета в каждом муниципальном образовании и шесть ведомственных (отраслевых) центров краевого уровня.
В условиях большого количество участников в системе без автоматизированных способов анализа и сбора информации не обойтись. В инфраструктуру централизованной системы края входит аналитический модуль — OLAP (Online Analytical Processing). Модуль собирает учетно-аналитическую информацию из областей пользователей по заданным параметрам, выполняет сложные аналитические расчеты, выводит результаты в графико-табличном формате. Пользователь данного модуля имеет возможность оперативно получать информацию в целом по региону, в разрезе муниципалитетов и главных распорядителей бюджетных средств, а также в разрезе организаций при необходимости с данными первичного учета конкретной организации.
Управление региональным проектом по централизации учета в организациях бюджетной сферы Пермского края базируется на достижении основных показателей результативности:
- повышение качества организации учетных процессов;
- реализация принципа прозрачности ведения финансово-хозяйственной деятельности организаций бюджетной сферы;
- оперативность принятия эффективных управленческих решений.
Анализ данных показателей обеспечивает оперативность и эффективность принимаемых управленческих решений. А одним из условий достижения этих показателей является качество учетной информации, отражающей факты финансово-хозяйственной деятельности организаций государственного сектора.
Онлайн-аудит
Контроль качества работы в централизованной системе основан на данных онлайн-аудита бюджетных организаций Пермского края по работе в системе по заданным показателям. На сегодняшний день аналитический модуль позволяет проводить аудит по 95 показателям. Все показатели сгруппированы по тематикам учетных процессов, включающих дисциплину ведения учета, бухгалтерский (бюджетный) учет, кадровый учет и расчет заработной платы, использование возможностей системы и др. (таблица). Программа онлайн-аудита состоит из следующих разделов:
Таблица. Результаты проведения аудита работы в ЕИС УФХД ПК учреждений, обслуживаемых центром бухгалтерского учета
Количество обслуживаемых учреждений — 33.
Динамика работы в ЕИС УФХД ПК (срез сделан 11 января 2021 г.)
|
№ п/п |
Результаты аудита |
Наименование отчета |
Учреждения, некорректно ведущие учет (кол-во / %) за сентябрь |
Учреждения, некорректно ведущие учет (кол-во / %) за октябрь |
Учреждения, некорректно ведущие учет (кол-во / %) за декабрь |
Рекомендации |
|
Кадровый учет |
||||||
|
1 |
Выявлены должности, по которым количество занятых ставок превышает количество ставок по штатному расписанию. Вывод: 1. Завышение среднесписочной численности. 2. Искажение среднемесячной заработной платы в ОЛАП. 3. Приводит к превышению планового ФОТ |
2. Начисление з/п по должностям |
13 / 39% |
12 / 36% |
11 / 33% |
1. Произвести настройку в ЕИС УФХД в соответствии с направленными ранее чек-листами (указать письмо) ( в т. ч. «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию», «Ведется история изменений штатного расписания». 2. Провести корректировку данных кадрового учета с целью приведения занятых ставок в соответствие со штатным расписанием |
|
2 |
Карточка сотрудника заполняется не в полном объеме: «Адрес регистрации или проживания», «Дата рождения», «ИНН», «Место рождения», «Пол», «Сведения о документе, удостоверяющем личность», «Сведения о специальности», «Сведения о стаже», «Сведения о трудовой деятельности», «Сведения об образовании», «Страховой номер ПФР», «Табельный номер» |
3. Карточка сотрудника |
32 / 97% |
30 / 91% |
15 / 45% |
Заполнить атрибуты карточки сотрудника в полном объеме (при отсутствии членов семьи атрибут «Седения о семье» может быть заполнен не у всех сотрудников) |
|
Бухгалтерский учет |
||||||
|
3 |
Используются ручные исправления типовых документов. Повышается риск некорректного отражения данных в отчетности |
4. Ручные правки типовых операций |
16 / 49% |
22 / 67% |
20 / 61% |
Запрещается править типовые операции, т. к. ЕИС УФХД ПК типовые операции, откорректированные вручную, не включает в обновление, что увеличивает риск возникновения ошибок в учете |
|
4 |
Количество выявленных проблем при технологическом анализе |
6. Теханализ |
Всего выявлено 7386 ошибок и предупреждения в 33 учреждениях / 100% |
Всего выявлено 7966 ошибок и предупреждения в 33 учреждениях / 100% |
Всего выявлено 6433 ошибки и предупреждения в 33 учреждениях / 100% |
1. Организовать постоянный контроль за правильностью отражения операций через функционал теханализа.
2. Исправить ошибки, обратить внимание |
|
Использование возможностей системы |
||||||
|
5 |
Отсутствуют данные о количестве обменов ЗКГУ-БГУ, что свидетельствует об отсутствии синхронизации между системами |
6. Возможности системы |
15 / 46% |
16 / 48% |
14 / 42% |
Графа 4. Количество переданных и непереданных данных (документов начисления заработной платы) из ЗИКа в БГУ (наличие настройки обмена между подсистемами ЗКГУ и БГУ). Необходимо направить заявку в техническую поддержку для настройки обмена БГУ и ЗИК |
|
6 |
Рассылка расчетных листов сотрудников в электронном виде |
6. Возможности системы |
26 / 79% |
26 / 79% |
27 / 82% |
Графа 3. Рассылка расчетных листов сотрудников в электронном виде из ЕИС УФХД (1 — выполняется, 0 — не выполняется) |
|
7 |
Количество отправленных отчетов через «1С Отчетность», ед. (ручные правки) |
7. Количество отправленных отчетов |
27 / 82% |
28 / 85% |
25 / 76% |
1. Для обеспечения достоверности данных исключить ручные исправления предоставляемой отчетности. 2. Провести корректировку данных в учете (при необходимости) |
|
8 |
Не осуществляется обмен с АЦК Финансы (ОФК, УФК) в декабре 2020 года |
8. Количество автоматически сформированных документов АЦК |
12 / 36% |
Требуются пояснения. Произвести настройку автоматического формирования документов (импорт и экспорт документов с казначейскими системами, учреждениями банка, ГИС ГМП). Использовать автоматический обмен документацией с внешними системами для сокращения рисков искажения информации, своевременности ее принятия к учету, экономии трудовых затрат и времени |
||
|
9 |
Не осуществляется экспорт документов в РИС Закупки в декабре 2020 года |
9. Количество автоматически сформированных документов РИС |
Рекомендуется произвести настройку автоматического формирования документов (экспорт документов с РИС Закупки). Использование автоматического обмена документацией с внешними системами снижает риск искажения информации, обеспечивает своевременность принятия ее к учету, экономия трудовых затрат и времени |
|||
Дисциплина ведения учета. Включает в себя показатели:
- ритмичность ведения учета — показывает, насколько своевременно происходит отражение фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, производятся записи в соответствующих регистрах;
- показатель закрытия системы для редактирования после завершения отчетного периода — введен для предупреждения несанкционированного изменения учетных данных.
Ведение бухгалтерского (бюджетного) учета. Состоит из системы показателей, позволяющих определить:
- наличие исправительных операций в учете, нетиповых операций. На начальном этапе работы пользователей в единой централизованной системе очень важно их переориентировать на соблюдение новых условий, единых правил использования типовых инструментов и регламентов ведения учета;
- наличие ошибок и предупреждений технологического анализа. Ежедневно по всей системе в автоматическом режиме запускается процедура технологического анализа данных бухгалтерского (бюджетного) учета. На основе результатов по показателям строится мониторинг. Например, система фиксирует использование недопустимых кодов экономической классификации и счетов, не зарегистрированных в учете обязательств, нарушение ведения учета нефинансовых активов и т.п. Данный механизм дает возможность произвести оценку качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета. В перечень показателей ведения бухгалтерского (бюджетного) учета также входит суммовая оценка активов и обязательств организаций, то есть в режиме онлайн есть возможность получить оперативную информацию о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе контрагентов на любую дату.
Ведение кадрового учета и расчета заработной платы. В данном разделе анализируются показатели качества ведения кадрового учета, такие как:
- полнота заполнения данных карточки сотрудников, наличие превышения занятых ставок над утвержденными в штатном расписании.
С целью получения достоверных данных о заработной плате в разрезе групп, категорий должностей используются соответствующие показатели по начисленной заработной плате.
Для анализа управленческой информации используется ряд показателей:
- среднесписочная численность персонала;
- среднемесячная (среднедневная) заработная плата;
- фонд должностных окладов по штатному расписанию;
- укомплектованность штатного расписания;
- коэффициент совместительства и др.
Использование возможностей системы. В условиях постоянного развития и внедрения новых технологий и интеграций, влияющих на учетные процессы, очень важно своевременно и оперативно на них реагировать. Для этого в системе показателей применяются критерии оценки, такие как:
- внедрение и использование новых технологий обработки информации в организации учетных процессов.
Критерий оценки проходит по наличию или отсутствию полученных/доставленных (интегрированных) пакетов первичной документации из внешних информационных систем, с которыми взаимодействует централизованная система, например: региональные информационные системы по исполнению бюджета и организации закупок. Также анализируется использование внутреннего функционала системы: массовая рассылка актов сверок с контрагентами, использование выгрузки показателей начисленной заработной платы из модуля по расчету заработной платы в модуль бухгалтерского учета и т. п. Освоение новых методов дает возможность пользователям оптимизировать затраты времени на учетную операцию, использовать принцип «одного окна» (однократного ввода документов).
О пользе аналитического модуля
Аналитический модуль как техническое решение, как инструмент контроля качества ведения учета доступен всем уровням управленческой иерархии в бюджетной сфере. Органы государственной власти, финансовые органы муниципальных образований и центры учета имеют доступ к данному модулю и соответствующей информации в соответствии с полномочиями и компетенциями. Результаты онлайн-аудита используются для построения рейтинга муниципальных образований, оценки показателей управленческой деятельности глав муниципальных образований, в качестве критериев эффективного контракта руководителей и сотрудников центров учета. Также аналитический модуль незаменим в работе централизованной бухгалтерии. Он применяется как инструмент контроля качества, своевременности учета по обслуживаемым организациям, как источник предоставления оперативной информации. Аналитический модуль дает возможность централизованной бухгалтерии получать оперативные данные об ошибках ведения учета по периметру обслуживаемых организаций, сохранять и в дальнейшем сравнивать результаты технологического анализа. Особенно это актуально для централизованных бухгалтерий, филиалы которых расположены в удаленных территориях.
Онлайн-аудит качества работы в централизованной системе помогает своевременно выявить узкие места, предотвратить нарушение правил ведения бухгалтерского учета, кадрового учета. Кадровый учет в учетном процессе расчета и начисления заработной платы играет ключевую роль, поэтому именно качеству его ведения уделяется особое внимание. Своевременность и правильность занесения кадровой информации в централизованную систему напрямую влияет на полноту и правильность расчета, выплаты заработной платы сотрудникам. За период
Достоверность, качество, своевременность — основные постулаты для любой учетной информации, любого бухгалтерского отчета. Использование в совокупности всех инструментов контроля качества учетных процедур в Пермском крае позволяет более эффективно управлять финансово-хозяйственной деятельностью на каждом уровне бюджетного процесса, своевременно реагировать на изменение законодательства. И это результат слаженной командной работы специалистов Министерства финансов Пермского края и его подведомственного государственного казенного учреждения «Единый центр учета», Министерства информационного развития и связи Пермского края и технологического партнера Parma Technologies Group.
