Сложность централизации учетных функций в сфере здравоохранения состоит в том, что учреждения этой отрасли имеют три источника финансирования — бюджетное, финансирование из Фонда ОМС и средства от платных услуг. Тем не менее этот путь в Вологодской области пройден.
Михаил Давидович ДУГАНОВ, руководитель казенного учреждения в сфере здравоохранения Вологодской области «Централизованная бухгалтерия»
В настоящее время казенное учреждение в сфере здравоохранения Вологодской области «Централизованная бухгалтерия» завершило централизацию учетных функций, учет осуществляется в единой централизованной информационной системе (ЕЦИС). Сотрудники бухгалтерий из районов области переведены в состав филиалов Вологды и Череповца. Сейчас централизованная бухгалтерия обслуживает 86 учреждений здравоохранения: 25 ЦРБ, 40 ЛПУ Вологды и 21 ЛПУ Череповца — это 30 тысяч сотрудников. Учет и отчетность ведутся по трем основным источникам финансирования и четырем основным видам помощи.
Разъяснительная работа
Мы строим свою работу на основании соглашений с учреждениями по ведению бухгалтерского учета (рисунок 1). Сейчас мы стремимся исключить из процесса учета и подготовки отчетности бумажный документооборот. Пока у нас еще много бумажных документов, но порядка 60% бизнес-процессов уже переведено в электронный вид. Во время перехода на централизованный учет нам пришлось вести очень большую разъяснительную работу по поводу того, что бухгалтерский учет и первичный учет — это два разных учета. Централизация учета не предполагает осуществление первичного учета в централизованной бухгалтерии. Сейчас бухгалтеры это усвоили, и проблем с взаимопониманием у нас не возникает. Практически все сотрудники лечебных учреждений, которые с нами сотрудничают, имеют доступ к рабочему месту единой централизованной информационной системы и первичные документы заводят как электронные документы со своего рабочего места.
Для принятия управленческих решений
Централизованная бухгалтерия, владея всей учетной информацией учреждений здравоохранения, готовит для главных врачей специальные выжимки, включающие необходимые для принятия управленческих решений сведения по зарплате (как исполняется указ Президента РФ), по запасам лекарственных препаратов в аптеках.
Очень важно понимать, что работа бухгалтера централизованной бухгалтерии не проходит в вакууме. Разумеется, мы не можем брать на себя кадровый учет, работу табельщиков, экономистов, контрактной службы, материально ответственных лиц. Документы от этих служб должны поступать в виде электронных документов (рисунок 2).
Чтобы соответствующие специалисты использовали возможности информационной системы, их этому нужно было учить. В частности, для того чтобы решить вопросы по кадровому учету, мы организовали отдельную рабочую кадровую группу под руководством регионального департамента финансов. Совместно мы сформировали типовые кадровые документы (приказы о приеме на работу, переводе на другую должность и др.), которые сейчас для всех учреждений являются цифровыми и поступают к нам своевременно. Мы обучили работе в системе табельщиков, материально ответственных лиц, специалистов, осуществляющих аптечный учет.
Плюсы ежедневного ведения табеля в ЕЦИС
- Исключен двойной ввод табелей (сотрудник отдела кадров только контролирует заполнение табеля старшими медсестрами).
- Табель отражает все дополнительные часы: ночные, сверхурочные и т. п. Сотрудник отдела кадров не делает приказ о дополнительном рабочем времени, что позволяет разгрузить работника кадровой службы.
- Осуществлен автоматический контроль часов по всем совместительствам (рабочие часы не превышают 24 часов в сутки).
- Старшая медсестра (табельщик) видит всю актуальную информацию по работнику, которая попадает в ежедневный табель с кадровых приказов (отпуска, командировки, замены сотрудников).
- Табельщик сам заносит данные о больничном листе работника, что исключает потерю информации.
Особенности табельного учета
Нюансы табельного учета обусловлены системой организации работы в ЛПУ. В каждом лечебном учреждении, например, функционируют круглосуточные посты, в которых задействованы сестры, врачи, дежуранты. Практически ни один работник на одном трудовом договоре всю жизнь не работает: меняется размер ставки, часы дежурств, должность, вредность. Поэтому табель учета рабочего времени мы ведем в ежедневном режиме. Мы специально отработали в информационной системе это правило и обучили табельщиков. Причем ежедневный табель заводится непосредственно с рабочего места табельщика. Затем документ проверяет кадровик, а экономист тоже в электронном виде добавляет влияющие на начисления приказы. На основании этих ежедневных сведений мы рассчитываем зарплату, но экономисты могут воспользоваться функцией предварительного просмотра начислений и скорректировать их, чтобы, например, достичь показателей по указу президента в случае наличия ресурсов.
Важно
Спецификой кадрового учета медучреждений является большое число кадровых перемещений, что в соответствии с Трудовым кодексом оформляется большим количеством печатных документов: трудовых договоров, дополнительных соглашений, уведомлений и т. п. Для медицинских учреждений в ЕЦИС разработаны типовые печатные формы кадровых документов, отражающие специфику медицинских учреждений и требования ТК РФ. Создаются унифицированные форматы справочников должностей и видов выплат для единообразия учетных форм.
Сейчас мы работаем над созданием справочника должностей и справочника единых выплат. Все должности мы введем в один справочник, передадим его в информационную систему (в этом году будем этим заниматься) и закроем доступ учреждений к его редактированию.
Аптечный учет
Для системы регионального здравоохранения очень важен аптечный учет. Специфика деятельности учреждений такова, что они осуществляют очень много закупок медикаментов. И до введения мониторинга движения лекарственных препаратов — МДЛП (Федеральный закон от 27 декабря 2019 года № 462‑ФЗ, которым внесены изменения в федеральное законодательство об обращении лекарственных средств) нам не удавалось совместить аптечный учет и бухгалтерский учет. Каждый учет осуществлялся по своим правилам и в разных системах. Это, конечно, путало информацию, в частности по остаткам медикаментов на аптечном складе учреждения. Сегодня действуют правила: медикамент должен быть принят к учету только через одну информационную систему. Поэтому через систему «Честный знак» мы реализовали в своей информационной системе (ЕЦИС) рабочее место — «Аптечный склад». Теперь медикамент отражается только там, и все его признаки и реквизиты через «Честный знак» сразу подтягиваются и в аптечный, и в бухгалтерский учет.
Адаптация аптечного учета и бухгалтерского учета движения медикаментов
- Внедрен однократный ввод информации в систему ЕЦИС о поступлении медикаментов для их дальнейшего аптечного и бухгалтерского учета.
- Отработан порядок поступления информации о движении лекарственных препаратов между ЕЦИС и МДЛП.
- Разработан порядок перемещения лекарственных препаратов в личном кабинете системы «Честный знак» между лечебными учреждениями и отражение этой информации в ЕЦИС.
Таким образом, в настоящее время у нас действует единая система. Она более широко используется в аптечном учете — там есть и полки товаров, и учет по международным наименованиям и по срокам годности. Для бухгалтерского учета все это не важно, но мы отслеживаем поступление, списание, перемещение лекарств и т. д. (рисунок 3). То есть нам удалось совместить две системы. И надо сказать, что учреждения были в этом заинтересованы, потому что, если бы мы этого не сделали, они бы не получили возможности оперативно использовать вакцины, лекарственные препараты.
На нашей территории действует крупная организация — ГП «Фармация», которая осуществляет централизованное хранение препаратов, передаваемых с федерального уровня: вакцины, лекарства и т. д. Организацию через личный кабинет мы также интегрировали в систему мониторинга движения лекарственных препаратов.
И сделали это своевременно, потому что, когда в регионы пошли вакцины против ковида, без этой системной интеграции мы бы не смогли принять и занести всю передаваемую информацию.
В условиях ковида
В условиях распространения коронавируса система централизации прошла определенную проверку на прочность. И именно ЕЦИС позволила достаточно гладко решить самые сложные задачи. Прежде всего мы обеспечили взаимодействие бухгалтерских и аптечных служб через систему «Честный знак» для бесперебойного обеспечения вакцинами и медикаментами для диагностики и лечения ковида. Дело в том, что было очень динамичное движение препаратов — получить препараты могло одно учреждение, а потом передать другому, так как последнему они требовались срочно.
Мы приняли участие и в передаче основных средств при комплектовании моногоспиталей. В ЕЦИС настроили начисление выплат и порядок налогообложения, а также их учет в каждом ЛПУ в разрезе постановлений Правительства РФ, регулирующих оплату медработников, участвующих в лечении больных с ковид-19. В условиях меняющихся нагрузок на медработников, маршрутизации пациентов мы приняли все меры, чтобы своевременно отражать эти изменения в выплатах, не допустив переплат и задержек. Возможности ЕЦИС позволили обеспечить контроль использования средств, а также систематизировать информацию о произведенных хозяйственных операциях в ежедневном режиме в разрезе правительственных постановлений и категорий получателей.
Планы до конца 2021 года
- Создание в ЕЦИС единого справочника должностей.
- Создание в ЕЦИС единого справочника выплат.
- Синхронизация работы контрактной и бухгалтерской служб посредством электронного документооборота.
- Адаптация региональной медицинской информационной системы (РМИС) и ЕЦИС для совместного использования баз данных.
- Обучение всех участников процесса работе в ЕЦИС.
