Централизация бухгалтерского учета и отчетности в здравоохранении

Сложность централизации учетных функций в сфере здравоохранения состоит в том, что учреждения этой отрасли имеют три источника финансирования — бюджетное, финансирование из Фонда ОМС и средства от платных услуг. Тем не менее этот путь в Вологодской области пройден.

Михаил Давидович ДУГАНОВ, руководитель казенного учреждения в сфере здравоохранения Вологодской области «Централизованная бухгалтерия»

В настоящее время казенное учреждение в сфере здравоохранения Вологодской области «Централизованная бухгалтерия» завершило централизацию учетных функций, учет осуществляется в единой централизованной информационной системе (ЕЦИС). Сотрудники бухгалтерий из районов области переведены в состав филиалов Вологды и Череповца. Сейчас централизованная бухгалтерия обслуживает 86 учреждений здравоохранения: 25 ЦРБ, 40 ЛПУ Вологды и 21 ЛПУ Череповца — это 30 тысяч сотрудников. Учет и отчетность ведутся по трем основным источникам финансирования и четырем основным видам помощи.

Разъяснительная работа

Мы строим свою работу на основании соглашений с учреждениями по ведению бухгалтерского учета (рисунок 1). Сейчас мы стремимся исключить из процесса учета и подготовки отчетности бумажный документооборот. Пока у нас еще много бумажных документов, но порядка 60% бизнес-процессов уже переведено в электронный вид. Во время перехода на централизованный учет нам пришлось вести очень большую разъяснительную работу по поводу того, что бухгалтерский учет и первичный учет — это два разных учета. Централизация учета не предполагает осуществление первичного учета в централизованной бухгалтерии. Сейчас бухгалтеры это усвоили, и проблем с взаимопониманием у нас не возникает. Практически все сотрудники лечебных учреждений, которые с нами сотрудничают, имеют доступ к рабочему месту единой централизованной информационной системы и первичные документы заводят как электронные документы со своего рабочего места.

Очень важно понимать, что работа бухгалтера централизованной бухгалтерии не проходит в вакууме. Разумеется, мы не можем брать на себя кадровый учет, работу табельщиков, экономистов, контрактной службы, материально ответственных лиц. Документы от этих служб должны поступать в виде электронных документов (рисунок 2).

Чтобы соответствующие специалисты использовали возможности информационной системы, их этому нужно было учить. В частности, для того чтобы решить вопросы по кадровому учету, мы организовали отдельную рабочую кадровую группу под руководством регионального департамента финансов. Совместно мы сформировали типовые кадровые документы (приказы о приеме на работу, переводе на другую должность и др.), которые сейчас для всех учреждений являются цифровыми и поступают к нам своевременно. Мы обучили работе в системе табельщиков, материально ответственных лиц, специалистов, осуществляющих аптечный учет.

Особенности табельного учета

Нюансы табельного учета обусловлены системой организации работы в ЛПУ. В каждом лечебном учреждении, например, функционируют круглосуточные посты, в которых задействованы сестры, врачи, дежуранты. Практически ни один работник на одном трудовом договоре всю жизнь не работает: меняется размер ставки, часы дежурств, должность, вредность. Поэтому табель учета рабочего времени мы ведем в ежедневном режиме. Мы специально отработали в информационной системе это правило и обучили табельщиков. Причем ежедневный табель заводится непосредственно с рабочего места табельщика. Затем документ проверяет кадровик, а экономист тоже в электронном виде добавляет влияющие на начисления приказы. На основании этих ежедневных сведений мы рассчитываем зарплату, но экономисты могут воспользоваться функцией предварительного просмотра начислений и скорректировать их, чтобы, например, достичь показателей по указу президента в случае наличия ресурсов.

Сейчас мы работаем над созданием справочника должностей и справочника единых выплат. Все должности мы введем в один справочник, передадим его в информационную систему (в этом году будем этим заниматься) и закроем доступ учреждений к его редактированию.

Аптечный учет

Для системы регионального здравоохранения очень важен аптечный учет. Специфика деятельности учреждений такова, что они осуществляют очень много закупок медикаментов. И до введения мониторинга движения лекарственных препаратов — МДЛП (Федеральный закон от 27 декабря 2019 года № 462‑ФЗ, которым внесены изменения в федеральное законодательство об обращении лекарственных средств) нам не удавалось совместить аптечный учет и бухгалтерский учет. Каждый учет осуществлялся по своим правилам и в разных системах. Это, конечно, путало информацию, в частности по остаткам медикаментов на аптечном складе учреждения. Сегодня действуют правила: медикамент должен быть принят к учету только через одну информационную систему. Поэтому через систему «Честный знак» мы реализовали в своей информационной системе (ЕЦИС) рабочее место — «Аптечный склад». Теперь медикамент отражается только там, и все его признаки и реквизиты через «Честный знак» сразу подтягиваются и в аптечный, и в бухгалтерский учет.

Таким образом, в настоящее время у нас действует единая система. Она более широко используется в аптечном учете — там есть и полки товаров, и учет по международным наименованиям и по срокам годности. Для бухгалтерского учета все это не важно, но мы отслеживаем поступление, списание, перемещение лекарств и т. д. (рисунок 3). То есть нам удалось совместить две системы. И надо сказать, что учреждения были в этом заинтересованы, потому что, если бы мы этого не сделали, они бы не получили возможности оперативно использовать вакцины, лекарственные препараты.

На нашей территории действует крупная организация — ГП «Фармация», которая осуществляет централизованное хранение препаратов, передаваемых с федерального уровня: вакцины, лекарства и т. д. Организацию через личный кабинет мы также интегрировали в систему мониторинга движения лекарственных препаратов.

И сделали это своевременно, потому что, когда в регионы пошли вакцины против ковида, без этой системной интеграции мы бы не смогли принять и занести всю передаваемую информацию.

В условиях ковида

В условиях распространения коронавируса система централизации прошла определенную проверку на прочность. И именно ЕЦИС позволила достаточно гладко решить самые сложные задачи. Прежде всего мы обеспечили взаимодействие бухгалтерских и аптечных служб через систему «Честный знак» для бесперебойного обеспечения вакцинами и медикаментами для диагностики и лечения ковида. Дело в том, что было очень динамичное движение препаратов — получить препараты могло одно учреждение, а потом передать другому, так как последнему они требовались срочно.

Мы приняли участие и в передаче основных средств при комплектовании моногоспиталей. В ЕЦИС настроили начисление выплат и порядок налогообложения, а также их учет в каждом ЛПУ в разрезе постановлений Правительства РФ, регулирующих оплату медработников, участвующих в лечении больных с ковид-19. В условиях меняющихся нагрузок на медработников, маршрутизации пациентов мы приняли все меры, чтобы своевременно отражать эти изменения в выплатах, не допустив переплат и задержек. Возможности ЕЦИС позволили обеспечить контроль использования средств, а также систематизировать информацию о произведенных хозяйственных операциях в ежедневном режиме в разрезе правительственных постановлений и категорий получателей.