В 2023 году изменятся правила составления отчета о результатах деятельности государственного (муниципального) учреждения и использовании закрепленного за ним государственного (муниципального) имущества. Рассмотрим новации на предмет отличия требований и объема информации.
Роман Олегович Белов, руководитель отдела развития автоматизированных систем — руководитель проектов ИТ-компании «ФИНАТЕК», старший преподаватель Финансового университета при Правительстве РФ
В текущем году учреждениям необходимо было руководствоваться требованиями, которые утверждены приказом Минфина России от 30 сентября 2010 года № 114н, а также порядком, разработанным органом-учредителем. В порядке приводится форма отчета о результатах деятельности учреждений и прописываются дополнительные процедуры, которые исполняются на обязательной основе подведомственными учреждениями.
Помимо этого, автономным учреждениям необходимо учитывать при работе с отчетом о результатах деятельности нормы правил № 684[1] (предусмотрено пунктом 3 приказа Минфина России № 114н). Указанные нормы органы-учредители также включают в свои порядки. В частности, автономные учреждения в отчетной форме указывают значительный объем дополнительной информации за два последних (отчетных) года.
Исходя из сказанного можно сделать вывод о том, что для учреждения основным документом становится порядок, который утвержден органом-учредителем (на него главный ориентир).
С 1 января 2023 года утратят силу требования, утвержденные приказом № 114н. В свою очередь, в силу вступят требования, утвержденные приказом Минфина России от 2 ноября 2021 года № 171н. Уже при составлении и утверждении отчетов за 2022 год государственные (муниципальные) учреждения должны будут опираться на новые требования.
По новым правилам в отчете о результатах деятельности потребуется раскрывать значительно больше информации
Рисунок 1. Дополнительные условия пункта 7 приказа Минфина России № 171нВ 2022 году органам-учредителям было необходимо принять новые порядки, которые уже учитывают положения приказа № 171н. Согласно новым требованиям в НПА также должны быть закреплены дополнительные условия, которые перечислены в пункте 7 приказа № 171н. Более наглядно данные условия представлены на рисунке 1.
Указанные процедуры по взаимодействию с подведомственными учреждениями в действующих в настоящее время порядках были уже урегулированы многими органами-учредителями. Но со следующего года эти требования станут общими для всех.
Проблемы бумажного документооборота
Сегодня учреждения до сих пор формируют отчеты о результатах деятельности с помощью текстовых программ или Excel. В результате бумажный документооборот тормозит все бизнес-процессы государственных (муниципальных) учреждений. У сотрудников затрачивается довольно много времени на коммуникации вживую.
В настоящее время полностью отказаться от данного типа документооборота является почти невыполнимой задачей. Однако имеются возможности максимально заменить его использование и перейти на электронный документооборот (ЭДО).
Рисунок 2. Проблемы бумажного документооборота в части отчетов о результатах деятельности и использовании имущества государственными (муниципальными) учреждениями Основные проблемы при использовании бумажного документооборота представлены на рисунке 2. Рассмотрим каждую из озвученных проблем более детально.
Подготовка документов. В основном учреждения используют внутренние регламенты, сопровождающиеся установленными шаблонами документов. При подготовке отчета о результатах деятельности возникают проблемы с поиском актуального шаблона и ручным заполнением документа. Все это также приводит к дополнительным временным и трудовым издержкам.
Хранение документов. Как показывает практика, рассматриваемый в статье тип документа нередко подвергается утере, причем утеря может произойти в самый неподходящий момент, когда отчет будет необходим в срочном порядке. В связи с возникновением подобных ситуаций у учреждений затрачивается колоссальное количество времени на поиск необходимого отчета о результатах деятельности.
Контроль документов. В большинстве случаев при бумажном документообороте отсутствует какой-либо внутренний документарный контроль. Проблема также выражается в том, что при прохождении процедуры согласования с органом исполнительной власти отчета о результатах деятельности не имеется никакой информации о том, какой статус согласования имеет (на каком этапе согласования находится) необходимый документ и в каком он состоянии. Вследствие этого возникают временные издержки и трудозатраты, которые связаны с выяснением детальной информации об актуальном статусе.
Автоматизация бизнес-процессов. Если государственное (муниципальное) учреждение ведет активную деятельность, связанную с бумажным документооборотом, это означает, что у такой организации отсутствует система, которая позволяла бы проводить автоматизацию бизнес-процессов по взаимодействию с органом-учредителем. При этом стоит отметить важный момент — со стороны органов исполнительной власти также отсутствует возможность контроля бизнес-процессов подведомственных учреждений в части формирования их отчетов о результатах деятельности.
Рассмотрим пример. Имеем учреждение, которое предоставило свой отчет в правовой отдел. Тот посмотрел, проверил, поставил визу, после чего передал документ в имущественный отдел. Данный отдел посмотрел отчет на предмет имущества, которое имеется на балансе, и передал документ в бухгалтерию и так далее. По итогу в ходе данных процессов отчет несколько раз был не согласован и передан на доработку, после документ и вовсе потеряли. По причине этого отчет о результатах деятельности в установленные сроки не дошел до ответственных лиц.
Решение проблем
Рисунок 3. Этапы перехода к электронному документооборотуДля решения обозначенных проблем и автоматизации бюджетного планирования очевиден и необходим переход к электронному документообороту. Переход к ЭДО должен проходить поэтапно, вся процедура показана на рисунке 3.
Работа с отчетом о результатах деятельности с помощью ЭДО возможна через интерфейс отдельного сервиса или через специальный программный модуль, так как формирование отчета с помощью Excel не снимает всех проблем, описанных ранее. Некоторые операторы при этом поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учетными системами клиентов.
Рисунок 4. Последовательность создания электронной редакции отчета о результатах деятельности государственных (муниципальных) учрежденийОдним из таких операторов является ООО «ФИНАТЕК», в числе разработок которого электронный сервис «РАМЗЭС 2.0». Последовательность создания электронной редакции отчета о результатах деятельности, которая реализована в данном электронном сервисе, показана на рисунке 4.
Благодаря использованию электронного документооборота на основе ЭС «РАМЗЭС 2.0» государственным (муниципальным) учреждениям удается обеспечивать выполнение всех действий в соответствии с приказом о порядке органа-учредителя, что делает бизнес-процессы понятными, прозрачными и автоматизированными. Достигается это с помощью настройки статусов согласования отчетов о результатах деятельности, автоматических уведомлений пользователей о поступивших и просроченных задачах, автоматического формирования рассматриваемых документов по установленным шаблонам, а также заполнения данных с помощью эталонов загрузок, предусмотренных в электронном сервисе, что позволяет автоматизировать процесс заполнения.
Результатом автоматизации бизнес-процесса является снижение дополнительных издержек на подготовку отчетов о результатах деятельности, снижение временных издержек на поиск необходимой документации (все документы находятся непосредственно в системе, что снижает риск потери срочных и важных отчетов, а предусмотренные механизмы поиска позволяют быстро найти необходимое). Помимо этого, автоматизация обеспечивает внутренний документарный контроль, который показывает перечень ошибок при выгрузке файла отчета (имеется информация об этапе согласования документа, а также о его состоянии и перечне ошибок в случае их обнаружения).
В заключение еще раз подчеркнем:
1. Процесс работы с отчетом о результатах деятельности государственных (муниципальных) учреждений и использовании ими имущества с 1 января 2023 года изменится — начнут действовать требования, утвержденные приказом Минфина России № 171н.
2. В отчет необходимо будет включать более детализированную аналитическую информацию.
3. С целью упрощения работы с отчетом государственным и муниципальным учреждениям необходимо поэтапно переходить на ЭДО. Это откроет множество дополнительных возможностей, которые могут принести пользу не только сотрудникам учреждений, но и органу-учредителю. Также это позволит повысить прозрачность документооборота, уменьшить рутинный труд и количество ошибок при работе с отчетом о результатах деятельности, которые связаны с человеческим фактором.
[1] Данные правила утверждены постановлением Правительства РФ от 18 октября 2007 года № 684.
