Создание и развитие новых цифровых инструментов обеспечивает дополнительные возможности для повышения эффективности организации бюджетного процесса. В этой статье мы расскажем о том, как современные средства управления имущественным комплексом региона (муниципального образования) позволяют повысить качество обоснований бюджетных ассигнований, а также о приоритетных задачах, к решению которых возможно приступить уже сегодня.
Вячеслав Иванович Соколов, руководитель направления департамента методологии, анализа и консалтинга БФТ-Холдинга
Текущая ситуация и проблематика
Реализуемый Минфином России в целях повышения качества управления бюджетным процессом и эффективности управления общественными финансами ведомственный проект «Электронный СМАРТ-контроль (контроллинг) и учет государственных финансов для управленческих решений» (далее — ведомственный проект) предполагает создание к 2025 году нового формата обоснований бюджетных ассигнований. Предлагаемый ведомством формат предусматривает прозрачный механизм расчета и учета результатов предоставления ассигнований для качественного планирования расходов бюджета и принятия управленческих решений по его исполнению, который основан на использовании возможностей подсистем ГИИС «Электронный бюджет». В свою очередь, внедрение цифровых процессов работы с данными требует как стандартизации и гармонизации данных, так и унификации нормативных правовых и методических документов.
Одной из статей расходов региональных и местных бюджетов, в отношении которой актуальна необходимость повышения прозрачности обоснований, является эксплуатация и содержание имущества, закрепленного за государственными (муниципальными) учреждениями (далее — учреждения). Несмотря на то что правила финансового обеспечения выполнения государственных (муниципальных) заданий учреждений регулируются соответствующим уровнем власти самостоятельно, их отдельные положения основаны на схожих принципах.
Анализ таких нормативных правовых и ведомственных актов показывает, что плановые затраты на содержание имущества учреждений определяются нормативным методом с учетом отраслевой специфики и корректировочных коэффициентов. Отсутствие единой методологии приводит к тому, что в расчетах могут использоваться различные параметры и разнообразные подходы к сбору данных и их обработке. В ряде случаев планирование осуществляется исходя из объемов фактических затрат истекших отчетных периодов, что не отражает достоверной ситуации на прогнозный период и потенциально влечет либо возникновение необоснованных расходов, либо недофинансирование подведомственных учреждений.
Кроме того, как показывает практика, при планировании расходов на содержание имущества участники расчетов не применяют современные средства автоматизации, ограничиваясь простейшими средствами локальной автоматизации либо вовсе обходясь без них. В результате у главных распорядителей бюджетных средств отсутствует возможность объективно оценить корректность представляемых учреждениями сведений, а у финансового органа — оперативно и достоверно провести проверку представленных в период прогнозирования расчетов. Все эти факторы существенно усложняют процессы расчета, проверки и согласования полученных данных.
Таким образом, применение существующих подходов может приводить к завышению потребностей в бюджетных ассигнованиях и неэффективному планированию бюджета в целом, что создает сложности для принятия управленческих решений в финансовой сфере. В то же время в текущих условиях более жестких бюджетных ограничений требуется обеспечить максимальную эффективность использования бюджетных средств.
Варианты решения
Трансформация системы обоснований бюджетных ассигнований и принципов проведения контрольных мероприятий в сфере управления государственными финансами, предусмотренная ведомственным проектом Минфина России, создает новые возможности для организации планирования бюджетных расходов. Внедрить прозрачный механизм расчета и учета результатов предоставления ассигнований позволяют технологические средства, которые способны не только собирать и хранить исходные данные, используемые при планировании расходов, но и автоматизировать сложные процессы.
Применительно к управлению активами в современных условиях это становится возможным за счет автоматизации процессов эксплуатации имущества и интеграции с информационными системами в сфере управления финансами. Положительный эффект от такого взаимодействия получают как учреждения — правообладатели имущества, ГРБС, так и финансовые органы. Для одних внедрение цифровых решений позволяет перенести планирование и учет мероприятий на содержание имущества с «бумаги» в цифровую среду, для других — предоставляет доступ к данным, на основании которых планируются расходы на такие мероприятия. Оптимизация потока данных, объема и состава сведений, доступных для проведения проверки обоснований запланированных расходов с учетом отраслевой специфики, существенно упрощает контроль за достоверностью расчета объемов финансового обеспечения учреждений.
В этих целях необходимо предоставить участникам процесса следующие возможности:
- использование единого информационного пространства при планировании бюджетных расходов, мониторинге исполнения бюджета и управлении эксплуатацией имущества;
- передачу сведений о потребностях в финансировании, которые учитываются при формировании плана финансово-хозяйственной деятельности учреждений, в систему планирования (исполнения) бюджета;
- доступ всех заинтересованных участников к детализированному обоснованию (расчетам) потребностей;
- применение инструментов автоматического контроля целевого использования денежных средств (соответствия фактического расходования ранее согласованным детализированным потребностям).
Как правило, управление финансами на региональном и муниципальном уровнях уже автоматизировано и глубоко интегрировано со смежными сферами деятельности, в отличие от управления эксплуатацией государственного (муниципального) имущества. Поэтому начать работу необходимо с автоматизации именно данного направления, что позволит не только накапливать сведения о затратах на содержание активов, но и обеспечить наличие полной и актуальной информации об их обслуживании или ремонте. В свою очередь, это даст возможность сократить вероятность возникновения аварийных ситуаций и исключить дополнительные расходы бюджета на внеплановые ремонтные работы или замену дорогостоящего оборудования. Кроме того, крайне важно, что в данном случае автоматизация создает условия для безопасной эксплуатации зданий, сооружений и оборудования, которые используются органами власти и учреждениями при оказании государственных (муниципальных) услуг, во многих сферах деятельности, включая предоставление массовых социально значимых услуг.
Рисунок 1. Перечень объектов эксплуатацииОдним из примеров инструментария, обладающего вышеуказанными возможностями, является разработанная БФТ-Холдингом информационная система "БФТ.Управление активами«[1] (далее — «БФТ.УА», Система), которая позволяет централизованно автоматизировать процессы управления эксплуатацией активов учреждений, а также обеспечить применение экстерриториального принципа работы (доступность сведений сотрудникам и руководителям вне зависимости от их месторасположения). Такой подход дает правообладателям, их учредителям (ГРБС) и иным заинтересованным органам власти возможность получать необходимые детализированные сведения вне зависимости от удаленности объектов и отраслевой специфики учреждений по видам объектов. Перечень объектов эксплуатации приведен на рисунке 1.
Рисунок 2. Возможности «БФТ.Управление активами»«БФТ.УА» обеспечивает сопровождение полного цикла мероприятий по содержанию имущества, включая инициирование работ, планирование расходов на их выполнение и учет результатов. При этом учитываются как плановые (регламентные), так и внеплановые мероприятия, проводимые на основании сформированных в Системе заявок по объекту в целом либо его отдельным элементам. В свою очередь, автоматический контроль необходимых пользователю сроков и настраиваемая система оповещения помогают обеспечить выполнение всех этапов мероприятий строго в соответствии с планом-графиком работ. Детальное описание возможностей «БФТ.УА» приведено на рисунке 2.
Рисунок 3. Варианты информационного взаимодействия «БФТ.Управление активами» с иными ресурсамиГибкие интеграционные возможности позволяют настроить взаимодействие как с федеральными ресурсами, так и с ведомственными системами, используемыми на уровне региона или муниципального образования. При этом речь идет не только об информационных системах по управлению финансами, но и о системах ведения реестра государственного (муниципального) имущества, бухгалтерского учета и управления закупками. Схема, характеризующая взаимодействие «БФТ.УА» с иными ресурсами, приведена на рисунке 3.
В результате информационного взаимодействия сокращается трудоемкость ввода данных и обеспечивается верификация информации, что исключает ошибки и расхождение сведений с официальными источниками при планировании расходов и проведении эксплуатационных мероприятий. Обмен данными с системами закупок также позволяет упростить взаимодействие на этапе сбора сведений для формирования плана-графика закупок и в процессе контроля за ходом заключения (исполнения) контрактов на оказание услуг по содержанию имущества. При этом актуальность информации обеспечивается периодичностью их выгрузки из системы закупок, в связи с чем заинтересованные сотрудники могут в проактивном режиме получать информацию о статусе закупочных мероприятий, а также иные дополнительные сведения.
Кроме того, Система позволяет контролировать использование имущества, выявлять свободные и наиболее затратные активы с точки зрения расходов на их содержание. Данный функционал является дополнительным инструментом в работе, направленной на повышение эффективности бюджетных расходов за счет сокращения финансирования неиспользуемых активов учреждений. Соответствующая проблема, обозначенная в Концепции повышения эффективности бюджетных расходов в
В этой связи накопленная информация о плановых и фактических затратах предоставляет возможность проводить разнообразные аналитические сравнения бюджетных расходов в разрезе как учреждений, так и отдельных активов. Результаты такого анализа особенно показательны по однотипным объектам (школы, поликлиники, больницы, учебные корпуса и т. д.). Это позволяет ГРБС и финансовым органам выявлять объекты одной отрасли, по которым уровень расходов превышает среднестатистический, и принимать решения о более детальном изучении причин отклонений.
Для упрощения восприятия информации пользователям доступна визуализация не только аналитических данных (дашборды, графики, виджеты), но и размещения сотрудников и оборудования внутри зданий. Используемые в «БФТ.УА» графические инструменты отображения помещений на поэтажных планах, а также цветовая и динамическая индикация позволяют понять: как используются помещения, есть ли свободные рабочие места в кабинете, каким оборудованием оснащено помещение (офисное, медицинское и др.). Предполагается, что выявленный таким образом факт наличия неиспользуемых активов служит сигналом для принятия решения о более эффективном способе распоряжения ими, например решения вопроса о передаче иному учреждению, сдаче в аренду или включении в программу приватизации.
Система является централизованным решением. Поэтому в зависимости от специфики и нужного уровня автоматизации возможен сбор данных как по всем учреждениям региона (муниципального образования), так и по учреждениям, подведомственным отдельным ГРБС, с постепенным подключением к работе остальных организаций.
Комплексное использование вышеперечисленных возможностей «БФТ.УА» способствует:
- повышению прозрачности обоснований бюджетных расходов в части затрат на содержание имущества учреждений;
- сокращению расходов на имущество, которое не используется учреждениями при выполнении ими государственного (муниципального) задания;
- формированию оптимального состава государственного (муниципального) имущества.
Заключение
Внедрение цифровых инструментов управления эксплуатацией активов и их интеграция с ведомственными финансовыми системами при планировании расходов, связанных с содержанием имущества, способствуют повышению качества обоснований бюджетных ассигнований, предусмотренных Минфином России в рамках реализации ведомственного проекта. Кроме того, существенным преимуществом использования соответствующих инструментов является получение ГРБС и финансовыми органами доступа к достоверным данным, которыми в настоящее время располагают исключительно правообладатели имущества.
Учитывая вышеизложенное, а также предстоящее внедрение предупреждающего рискориентированного дистанционного смарт-контроля и мониторинга в финансово-бюджетной сфере, заинтересованным участникам процесса целесообразно ускорить работу по развитию методологии бюджетного планирования. В силу региональной и местной специфики реализация таких мер может потребовать как трансформации существующих цифровых процессов и механизмов взаимодействия их участников, так и корректировки нормативно-правовой и методологической базы.
Использование новых технологических решений, в свою очередь, не только позволит повысить прозрачность и обоснованность бюджетного планирования за счет получения дополнительных данных о мероприятиях по содержанию активов, но и даст возможность применять передовые методы эффективного управления имуществом и финансами. Немаловажно, что полученные при этом результаты способны оказать влияние на общий уровень цифровизации государственного управления публично-правовых образований.
По всем вопросам, связанным с использованием системы «БФТ.Управление активами», вы можете обращаться к специалистам БФТ-Холдинга: question@bftcom.com, +7 (495) 784-70-00
[1] Информационная система «БФТ.Управление активами» входит в реестр отечественного ПО (запись № 10747 от 23 июня 2021 года), подробности см. здесь: bftcom.com/upravlenie-aktivami.
[2] Распоряжение Правительства РФ от 31 января 2019 года №
