Рыннова Надежда ВладимировнаУправлению Федерального казначейства по Московской области было доверено стать единственным пилотом по внедрению подсистемы управления расходами для сотрудников автономных и бюджетных учреждений (ПУР АУ/БУ) с самых первых этапов ее создания. В середине 2020 года начались предварительные испытания, а в конце 2021 года была обеспечена миграция в «Электронный бюджет» лицевых счетов бюджетных и автономных учреждений федерального уровня.
Вера Александровна Мартьянова, руководитель УФК по Московской области
Надежда Владимировна Рыннова, заместитель начальника отдела расходов УФК по Московской области
Cловосочетание «Электронный бюджет» впервые было выведено на орбиту публичного пространства в 2011 году, когда Правительство России одобрило Концепцию создания и развития новой государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами. Концепцией были четко определены цели и задачи системы, направления ее развития, архитектура, механизмы и этапы создания. Но даже для профессионального финансового сообщества новые идеи были ошеломляюще революционны.
Масштабный и глубокий по своей задумке процесс был запущен. Год за годом, шаг за шагом нарастали его обороты, все более рельефно и осязаемо проступали контуры будущей целостной системы управления финансами, увязывающей отдельные подсистемы в едином информационном поле. И сегодня, спустя чуть более 10 лет, уже невозможно себе представить процессы управления финансовыми потоками вне «Электронного бюджета».
Федеральное казначейство на протяжении всего этого времени обеспечивает развитие «Электронного бюджета», являясь одним из ключевых участников и стержневым оператором его подсистем — подсистем казначейского сопровождения, управления денежными средствами, управления расходами, создаваемых, что принципиально важно, на отечественном программном обеспечении.
Пилотный проект
Отдельно хотелось бы остановиться на создании Федеральным казначейством подсистемы ведения операций со средствами юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса, — ПУР АУ/БУ. Процесс внедрения подсистемы, единственным пилотом по которой стало УФК по Московской области, можно назвать как технологическим, так и творческим одновременно. С одной стороны, опыт сотрудников управления, их практические навыки, понимание функциональных процессов ведения лицевых счетов. С другой стороны — плотный контакт с клиентами, учет их интересов и пожеланий на разных этапах разработки. С третьей — живое общение с разработчиками подсистемы, методологами и технологами Федерального казначейства. Все это вместе в конечном итоге позволило нам и нашим коллегам из других территориальных органов Федерального казначейства и федеральным бюджетным и автономным учреждениям практически всех регионов страны достаточно комфортно перейти на новый программный продукт.
Хотелось бы отметить, что такой пилотный формат внедрения информационных подсистем позволяет на ранних стадиях оптимизировать бизнес-процессы, выявить и предупредить возникновение в будущем подводных камней в виде бюджетных рисков, оттестировать и своевременно устранить блокирующие ошибки, возникновение которых в процессе промышленной эксплуатации могло бы привести к блокировке функций и невозможности исполнения операций на лицевых счетах.
Кроме того, немаловажным, на наш взгляд, результатом является возможность учесть удобство интерфейса системы и его интуитивную понятность для конечных пользователей. Это рационализирует их действия и повышает качество опционного сервиса.
Совещание по подготовке перехода на «Электронный бюджет»Организация подготовительных мероприятий осложнялась тем, что тестирование, опытная и промышленная эксплуатация, а также и сам перевод лицевых счетов в «Электронный бюджет» осуществлялись полностью или частично в период пандемии COVID-19, в условиях эпидемиологических ограничений. Личные встречи были невозможны, в связи с чем коммуникации со всеми участниками выстраивались удаленно в формате видео-конференц-связи. Но нужно сказать, что и этот удаленный опыт общения мы из, казалось бы, минуса сумели превратить в плюс — научились более эффективно и компактно использовать рабочее время, в режиме онлайн оперативно решать максимальное количество вопросов и закрывать проблемы, учитывая все возможные мнения и аргументы сторон. Безусловно, качественный результат был достигнут во многом благодаря привлечению к пилотированию наших клиентов.
Управлением была проведена огромная подготовительная работа, которая включала в себя организацию рабочих совещаний, обучающих семинаров. Мы направляли письма с инструкциями и подробными разъяснениями о том, какие мероприятия, в какой последовательности и в какие сроки необходимо осуществить для доступа сотрудников учреждений к личным кабинетам «Электронного бюджета».
Поэтапность перевода
Все бюджетные и автономные учреждения подключались к процессу перехода постепенно, в несколько волн, после анализа и устранения ошибок или замечаний предыдущих этапов. Клиенты, которые вместе с нами первыми сделали шаг в «Электронный бюджет» в конце 2021 года:
- ФГБУ «Управление по мелиорации земель, водному хозяйству и безопасности гидротехнических сооружений „Спецмелиоводхоз“»;
- ФБУЗ «Медико-санитарная часть № 9» Федерального медико-биологического агентства;
- ФГБУН «Научный центр биомедицинских технологий Федерального медико-биологического агентства»;
- ФГАУ «Научно-исследовательский институт „Центр экологической промышленной политики“»;
- ПНЦ РАН «Больница Пущинского научного центра Российской академии наук».
Поэтапность перевода привела к необходимости длительной работы управления в условиях открытия и одновременного ведения двух казначейских счетов 3214 «Средства федеральных бюджетных и автономных учреждений» в ППО «Автоматизированная система Федерального казначейства» и в «Электронном бюджете», что в определенные периоды приводило к неудобствам в части обработки поступлений учреждениям.
В свою очередь, у бюджетных и автономных учреждений тоже были организационные трудности — в связи со сменой реквизитов казначейского счета изменялись и платежные реквизиты. Это требовало внесения корректировок в договоры и контракты, а также информирования многочисленных контрагентов — физических лиц.
Апробация работы ПУР АУ/БУ с небольшим количеством клиентов-пилотов позволила в режиме VIP-поддержки осуществлять сопровождение работы учреждений и территориальных отделов управления специалистами компании-разработчика. Руководство компании-разработчика на период миграции и запуска работы первых клиентов смогло организовать присутствие своих специалистов на территории УФК по Московской области. Процесс стабилизации работы системы в условиях ведения первых 12 лицевых счетов пяти клиентов занял почти два месяца.
По итогам работы было принято решение о переводе в ПУР АУ/БУ лицевых счетов еще 50 бюджетных и автономных учреждений. На втором этапе отобрали 50 учреждений, подведомственных Федеральному агентству лесного хозяйства, Министерству сельского хозяйства РФ и Федеральному медико-биологическому агентству. С ними проводилась аналогичная подготовительная работа, и в феврале 2022 года в ПУР АУ/БУ было переведено еще 108 лицевых счетов федеральных бюджетных и автономных учреждений Московской области.
Увеличение нагрузки на систему, расширение перечня операций, совершаемых учреждениями в ПУР АУ/БУ, их нюансы и особенности логично и закономерно потребовали времени на доработку функционала «Электронного бюджета» и адаптацию учреждений к работе в новой системе. Третьей волной в апреле 2022 года в ПУР АУ/БУ мигрировали практически все оставшиеся лицевые счета бюджетных и автономных учреждений федерального уровня, открытые в управлениях Федерального казначейства по Московской и Калужской областям. После третьего этапа в ПУР АУ/БУ стало работать около 350 бюджетных и автономных учреждений, которым открыто более 550 лицевых счетов.
Тиражирование практики
Благодаря помощи и поддержке Федерального казначейства, качественно проведенной подготовительной работе с клиентами, налаженным коммуникациям с сотрудниками компании-разработчика перевод лицевых счетов из ППО «Автоматизированная система Федерального казначейства» в ПУР АУ/БУ прошел относительно спокойно, без потрясений для бюджетных и автономных учреждений. Это позволило Федеральному казначейству принять решение о постепенном переводе в «Электронный бюджет» всех федеральных бюджетных и автономных учреждений, лицевые счета которых обслуживаются в других территориальных управлениях Федерального казначейства. С мая по октябрь 2022 года состоялось девять волн миграции. И сегодня в ПУР АУ/БУ работают бюджетные и автономные учреждения федерального уровня практически всех регионов Российской Федерации.
В период перевода лицевых счетов в «Электронный бюджет» перед управлением была поставлена еще одна задача — помочь своим коллегам в других регионах бесперебойно, максимально оперативно и профессионально организовать процесс миграции. В этих целях нами проводились тематические семинары для сотрудников УФК по субъектам, организовывалась демонстрация работы в ПУР АУ/БУ.
Мы делились бесценным опытом, полученным в процессе пилотирования, обращали внимание на особенности бизнес-процессов, которые отличались от аналогичных и привычных для всех процессов в ППО «Автоматизированная система Федерального казначейства». Помимо этого, готовили ответы на наиболее часто встречающиеся и острые вопросы, снимали и направляли обучающие видеоролики, оказывали устные консультации по телефону горячей линии.
Работа второй линии поддержкиВторая линия поддержки
С июля 2022 года наше управление в полном объеме является второй линией поддержки ведения технологических процессов в «Электронном бюджете» в части учета операций на лицевых счетах федеральных автономных и бюджетных учреждений. А с октября 2022 года для поддержки регионов, у которых существует разница в часовых поясах с Москвой, к нам присоединилось УФК по Новосибирской области.
Работа опытных сотрудников управления на второй линии поддержки позволяет качественно проводить мониторинг и анализ проблем, возникающих при работе в ПУР АУ/БУ, фильтровать и систематизировать их. Это, в свою очередь, дает возможность оперативно, эффективно и точечно взаимодействовать со специалистами компании-разработчика, минимизировать сроки исправления ошибок. Такой опыт может только приветствоваться, так как при этом высвобождается интеллектуальный и временной ресурс разработчиков, который можно уже перенаправлять на создание или развитие других подсистем «Электронного бюджета».
Подводя итог
Подводя итог проведенной работы, можно сказать, что опасения клиентов — бюджетных и автономных учреждений — в части нестабильности работы новой системы не подтвердились. Сегодня управление получает обратную связь от сотрудников учреждений, которая показывает высокую степень удовлетворенности наших клиентов. Они отмечают такие безусловные плюсы:
- единообразные подходы, схожие бизнес-процессы, удобный и понятный интерфейс;
- возможность просмотра состояния лицевого счета в режиме онлайн до представления отчетности;
- минимизация интеграционных стыков между учетной системой клиента и «Электронным бюджетом» и, как следствие, заметное уменьшение ручного труда и необходимости многократного внесения в разные системы одних и тех же документов;
- исключение применения бумажного носителя в части бизнес-процессов, в которых ранее еще использовались бумажные документы.
Аналогичные положительные моменты — удобный и понятный интерфейс, минимизация применения бумажного документооборота — отмечают и сотрудники территориальных органов Федерального казначейства.
Положительный опыт перевода в «Электронный бюджет» лицевых счетов бюджетных и автономных учреждений федерального уровня, как, впрочем, и других категорий наших клиентов — получателей средств федерального бюджета, успешное применение сотрудниками органов Федерального казначейства практики второй линии поддержки ведения технологических процессов, высокая, а потому особо ценная оценка со стороны большого количества пользователей системы открывают новые стратегические возможности развития «Электронного бюджета» и его интеграции с иными информационными и учетными системами, в том числе с региональными. Можно с уверенностью сказать, что сделан еще один шаг в «Электронный бюджет», и наше управление гордится своей непосредственной сопричастностью к полученному результату.
