Централизация бухгалтерского учета по-прежнему остается важным направлением оптимизации финансово-экономической деятельности учреждений. Несмотря на некоторое снижение активности в реализации проектов, эксперты отмечают стабильный интерес к модернизации учетных систем и повышению их эффективности. Современные запросы финансовых органов сосредоточены на качественном управлении бухгалтерскими процессами и сокращении операционных затрат. О новом подходе к оценке эффективности проектов по централизации бухгалтерского учета рассказывает эксперт в области цифровых технологий, руководитель международных консалтинговых проектов в этой сфере и топ-менеджер группы компаний «Кейсистемс» Сергей Николаевич Сергеев.
В последние годы в России реализовано множество значимых проектов по централизации бухгалтерского и бюджетного учета. Эти инициативы демонстрируют успешные примеры внедрения современных подходов к управлению бюджетными процессами и представляют собой ценный опыт для дальнейшего развития. Текущие тренды и позиция регуляторов остаются неизменными: централизация является необходимым шагом для повышения эффективности управления государственными финансами.
На основе анализа накопленного опыта и возможностей современных цифровых технологий мы продолжаем совершенствовать подходы к оценке зрелости проектов централизации. Это позволяет формулировать стратегические направления развития как для отдельных централизованных бухгалтерий (ЦБ), так и для масштабных региональных инициатив.
Положительные эффекты
Централизация бухгалтерского учета в бюджетной сфере невозможна без создания надежного технологического фундамента. Как правило, это выражается в формировании единого информационного ресурса бухгалтерского учета и единого цифрового пространства взаимодействия между основными государственными информационными системами. Среди них можно выделить системы исполнения бюджета, казначейства, государственных закупок и отчетности. В ряде случаев дополнительно интегрируются системы управления имуществом и доходами. Эффективность такого цифрового взаимодействия неизменно оценивается как высокая, а интеграция информационных систем (ИС) становится обязательным условием успешной реализации технологически зрелых проектов централизации.
Одним из ключевых эффектов централизации является улучшение качества бухгалтерского учета. Это достигается благодаря унификации состава и конфигурации программного обеспечения, которая зачастую сопровождается организационными изменениями — созданием одной или нескольких ЦБ. На этапе миграции данных на единую платформу учетные базы данных подвергаются тщательной проверке и корректировке. В результате унифицируется учетная политика, что в свою очередь способствует повышению качества бухгалтерской работы. Особенно заметны эти изменения на уровне муниципальных образований, где ранее могли наблюдаться значительные расхождения в подходах к учету.
Цифровизация процессов неизбежно приводит к увеличению доли электронного документооборота (ЭДО). В ходе централизации меняется формат взаимодействия учреждений с ЦБ: внедряются новые механизмы обмена документами. Однако на практике часто сохраняется использование скан-копий документов, а электронные документы продолжают дублироваться на бумажных носителях. Несмотря на это, данные изменения представляют собой важный шаг вперед в построении полноценного ЭДО.
Возникает закономерный вопрос: достаточно ли достигнутых результатов? Практика показывает, что текущие эффекты — это лишь начальный этап на пути к полной цифровизации и повышению эффективности управления бюджетным учетом. Для достижения стратегических целей необходимо продолжать совершенствовать процессы интеграции, автоматизации и взаимодействия между участниками финансовой системы.
Есть поводы сомневаться
В апрельском номере журнала «Бюджет» за 2022 год нами были опубликованы данные опросов и представлена модель оценки зрелости проектов. С тех пор ситуация в целом улучшилась, однако ключевые вопросы по-прежнему требуют пристального внимания.
Существует множество сомнений в экономической целесообразности централизации бухгалтерского учета. Именно поэтому многие финансисты не инициируют такие проекты. Одно из наиболее частых возражений со стороны финансовых органов звучит так: «Нам некого сокращать». По нашему мнению, сокращение персонала — это далеко не единственно возможный фактор экономии.
Одним из наиболее острых вопросов остается отношение руководителей учреждений к взаимодействию с ЦБ. К сожалению, до сих пор поступает множество жалоб на усложнение работы при взаимодействии учреждений с централизованными бухгалтериями. В коммерческих общих центрах обслуживания найдено действенное решение этой проблемы: ЦБ должна рассматриваться как сервисная организация и функционировать на основе SLA (соглашения об уровне обслуживания), используя каталоги услуг и оперативно реагируя на обратную связь от обслуживаемых учреждений. Такие меры могут способствовать укреплению доверия к ЦБ.
Полностью исключить ручной труд в бухгалтериях пока невозможно, несмотря на постоянное развитие средств автоматизации. Специалисты возлагают большие надежды на отказ от бумажных документов и переход к цифровому взаимодействию, однако и здесь существуют свои сложности. Внедрение ЭДО и вовлечение новых участников зачастую лишь усложняют бизнес-процессы. Полный отказ от бумаги пока остается недостижимым, а широкое применение электронных подписей затруднено по ряду причин. Тем не менее разработка необходимых организационно-технических решений представляется вполне возможной.
Отдельно стоит отметить, что учет объективно становится сложнее. Возникает вопрос: оправданна ли дальнейшая бюрократизация бухгалтерских процессов, или, напротив, настало время упростить учет. Это важная тема для обсуждения, которая неизбежно потребует совместной работы с регулятором.
Цифровой аудит эффективности
Форма цифрового аудита деятельности ЦБ была разработана нами в ответ на запрос о получении достоверной оценки работы сотен и тысяч бухгалтеров и специалистов обслуживаемых учреждений. Важно, что современные технологии анализа данных позволяют количественно оценивать ключевые характеристики бухгалтерского учета — полноту, достоверность и своевременность. Эти показатели определены в федеральном стандарте бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора».
Отдельно стоит подчеркнуть, что качество первичного учета и своевременное отражение первичных учетных документов напрямую влияют на возможность реализации требований федерального проекта по технологической интеграции данных бухгалтерского учета регионов с системой «Электронный бюджет» (распоряжение Правительства РФ от 16 марта 2024 года №
Одним из новых подходов к анализу процессов на основе цифровых следов является технология process mining. Она базируется на использовании журналов событий, которые автоматически формируются в информационных системах. Эти данные невозможно изменить, скрыть или подделать, что исключает влияние человеческого фактора. Данный подход уже доказал свою эффективность и активно используется во всем мире. Мы также применили его для объективного статистического анализа деятельности ЦБ.
В таблице представлены примеры направлений и оценочных метрик, которые могут быть использованы в рамках цифрового аудита деятельности ЦБ. На основе этих данных формируется оценочная модель, позволяющая выстроить эффективную систему мониторинга процессов. Такая система обеспечивает сбор и регулярное обновление данных для оценки в динамике с заданной периодичностью — например, ежемесячно, ежеквартально или даже в режиме реального времени.
Таблица. Примеры направлений исследований для цифрового аудита ЦБ
|
Направления исследования (примеры) |
Способ измерений |
Возможный результат |
|
Качество учета |
||
|
Своевременность принятия к учету |
Оценка времени прохождения документа от его создания до появления в системе |
Среднее значение составляет |
|
Оценка полноты и достоверности учета |
Сравнение данных учета и отчетности, статистика ввода бухгалтерских записей и документов в ИС |
Отдельные участки учета могут вестись упрощенно (доходы, санкционирование и др.). Учет и отчетность обычно не совпадают, отклонения значительные |
|
Нагрузка на специалистов |
||
|
Оценка нагрузки на ЦБ |
Общая статистика работы ЦБ |
Нагрузка в пересчете на 1 специалиста между муниципальными ЦБ может отличаться в |
|
Объем резервов для оптимизации работы |
Процессная аналитика, в том числе с применением ИИ |
Потенциальный резерв для оптимизации работы может составлять |
|
Оценка распределения обязанностей в ЦБ |
Статистика операций по сотрудникам ЦБ |
Ситуации очень разные, деление может быть по отраслям, учреждениям и участкам, комбинированным способом |
|
Сквозные бизнес-процессы |
||
|
Оценка скорости прохождения документов и транзакций |
Анализ сквозных бизнес-процессов (мультипроцессная аналитика) |
Схема контроля, как правило, не оптимальна и требует специальной настройки |
|
Оценка дублирования ввода информации и документов |
Анализ сквозных бизнес-процессов (мультипроцессная аналитика) |
Часто один и тот же документ различными путями повторно попадает в разные ИС, в том числе вводится вручную |
|
Взаимодействие ЦБ и учреждений |
||
|
Оценка графика документооборота |
Анализ маршрутов и характеристик бизнес-процессов |
Систематическое несоблюдение сроков предоставления первичных документов |
Одним из ключевых вопросов, который всегда остается актуальным в контексте работы ЦБ, является обоснование необходимой численности персонала. Можно ли дать точный ответ на этот вопрос? Мы разработали методику оценки фактической загрузки специалистов, которая наглядно подтвердила: качество работы напрямую зависит от достаточной укомплектованности штата и оптимального распределения обязанностей внутри ЦБ. При этом оптимизация зачастую заключается не в сокращении численности сотрудников, а в достижении оптимального баланса при соблюдении установленных требований к качеству учета.
Именно в этом контексте особенно актуален основой запрос к цифровой трансформации: она должна способствовать повышению качества работы и одновременно снижать трудозатраты специалистов. При этом важно помнить, что любые изменения затрагивают три ключевых аспекта: людей, процессы и технологии.
Приведем примеры инициатив, которые могут быть статистически оценены и детально спланированы по результатам цифрового аудита:
- снижение затрат за счет оптимизации учетных процедур, пересмотра последовательности операций в бизнес-процессах, внедрения цифрового обмена данными и развития прикладного программного обеспечения;
- улучшение интеграции с информационными системами казначейского исполнения бюджета и государственных (муниципальных) закупок на основе анализа сквозных бюджетных процессов — от планирования закупок до осуществления финальных платежей;
- переход на полноценный электронный документооборот и цифровые формы взаимодействия без использования бумажных носителей. Практика показывает, что каждый вид документа требует отдельной проработки процессов, включая анализ всей цепочки событий, устранение дублирования маршрутов и исключение ручного ввода данных.
Цифровая форма аудита также призвана обеспечить объективную оценку показателей, необходимую для подтверждения достигнутых результатов и дальнейшего их улучшения. Подобранная под конкретный проект оценочная модель может быть эффективно использована для регулярного мониторинга текущей ситуации и ключевых рисков, отслеживания динамики показателей качества и объемов работы, проведения сравнительного анализа между различными централизованными бухгалтериями, а также для выявления, документирования и распространения проверенных лучших практик.
Заключение
На сегодняшний день мы уверенно можем утверждать, что целенаправленная работа по оптимизации и развитию систем централизации бухгалтерского учета приносит реальные практические результаты. Резервы для улучшения, как правило, значительны, а сам процесс можно эффективно организовать в форме регулярного цифрового аудита с количественной оценкой ключевых показателей.
В то же время важно помнить, что универсальных решений и безусловно правильных бизнес-процессов не существует. Подходы к реализации проектов могут быть схожими, однако архитектура системы, условия работы и направления развития всегда требуют индивидуального подхода. Успешная реализация зависит от учета этих особенностей и готовности всех сторон, заинтересованных к внедрению изменений.
Мы приглашаем вас к открытому диалогу и сотрудничеству для совместного развития проектов по централизации бухгалтерского учета в России. Вместе мы сможем создать более эффективные, прозрачные и устойчивые системы управления.
