В условиях ограниченности бюджетных ресурсов вопросы повышения эффективности государственного управления, сокращения издержек и обеспечения достоверности отчетности приобретают особую значимость. В Калужской области этот вызов был принят с максимальной ответственностью. Централизация бухгалтерского учета стала логичным шагом в ответ на необходимость оптимизации расходов и повышения качества управления финансами.
Валентина Ивановна Авдеева, министр финансов Калужской области
В рамках реализации Программы финансового оздоровления Калужской области на
От идеи до реализации
В 2016 году к моменту принятия решения о централизации бухгалтерского учета в органах государственной власти и учреждениях Калужской области уже наблюдалась неоднородность программного обеспечения, значительные различия в подходах к ведению учета в учреждениях одной и той же отрасли. Это приводило к сложностям при формировании отчетности, затрудняло контроль за достоверностью данных, а также существенно увеличивало затраты на сопровождение учетных процессов.
Калужская область стала одним из первых субъектов РФ, где начали реализовываться процессы централизации учетных функций. Это позволило не только сформировать собственный путь реформы, но и послужить ориентиром для других регионов.
Централизация была вызвана не только экономическими, но и организационными причинами: на фоне постоянно возрастающих требований к качеству бюджетных данных и прозрачности использования бюджетных средств существовавшая децентрализованная модель учета перестала быть эффективной. Необходимость централизации стала очевидной: без унифицированных правил и механизмов управления учетной функцией невозможно было обеспечить единство подходов и сопоставимость данных между учреждениями.
Во многих учреждениях, несмотря на наличие технических возможностей, не использовался потенциал систем автоматизированного контроля, в том числе модулей проверки учета и анализа хозяйственных операций. Контрольные процедуры осуществляли вручную и бессистемно, что приводило к накоплению ошибок и затрудняло последующую проверку данных. Еще одной причиной реализации проекта стала кадровая проблема: текучка и дефицит квалифицированных специалистов.
В условиях реализации программы финансового оздоровления региона, где ключевой задачей стал поиск внутренних резервов и оптимизация расходов, централизация бухгалтерского учета стала логичным шагом. Она позволила:
- сократить количество дублирующих учетных функций;
- унифицировать подходы, справочные данные и методологию учета;
- сократить затраты на программное обеспечение и техническую поддержку;
- высвободить кадровые ресурсы и перераспределить их на более приоритетные направления.
Проектом был предусмотрен поэтапный перевод функций учета в специализированные учреждения — централизованные бухгалтерии, а также переход на единое программное обеспечение на платформе «1С».
Уникальность проекта по централизации функций учета Калужской области в том, что централизованные бухгалтерии мы создавали с учетом отраслевого принципа: восемь централизованных бухгалтерий были созданы при отраслевых органах власти. Кроме того, при Министерстве финансов области была создана межведомственная централизованная бухгалтерия. Такой подход, несомненно, повышает ответственность и заинтересованность главных распорядителей бюджетных средств в качественной организации процессов учета и обеспечении корректности учетных данных в подведомственных учреждениях.
За все годы реализации проекта в централизованных бухгалтериях сложились сплоченные коллективы настоящих и неравнодушных профессионалов.
Заседание межведомственной рабочей группы по централизации бухгалтерского учета и отчетностиМетодический совет
Для решения задачи обеспечения единства методологии в Министерстве финансов области в 2016 году была утверждена рабочая группа по централизации учетных функций. В 2017 году была создана межведомственная рабочая группа по централизации бухгалтерского учета и отчетности. В ее состав, помимо сотрудников Министерства финансов, вошли представители бухгалтерских и финансовых служб отраслевых министерств. Впоследствии в нее были включены директора всех отраслевых централизованных бухгалтерий.
Функционирование этой группы стало важнейшим элементом институционального обеспечения реформы. Благодаря постоянному взаимодействию, обсуждению типовых ситуаций, согласованию решений и обмену практиками удалось выстроить систему методологического сопровождения учетной функции, своевременно вносить необходимые корректировки и обеспечивать единообразие подходов. На ее основе в Министерстве финансов области действует методический совет, выступающий центром компетенций и площадкой для профессионального диалога. Совет регулярно рассматривает изменения в нормативной базе, предлагает типовые решения для сложных ситуаций, аккумулирует и распространяет лучшие практики.
При внедрении в учреждениях первичных электронных документов с целью обеспечения единого подхода на методическом совете совместно с разработчиками обсуждались процессы и схемы прохождения документов, которые в дальнейшем тиражировались по всем учреждениям региона. Совместная работа методологов, разработчиков и практиков стала важным фактором устойчивости проекта.
Этапы централизации
Создание ЕЦИС реализовывалось поэтапно с 2017 по 2019 год. В качестве технологической платформы была выбрана система на базе программных решений компании «1С» — одного из ведущих разработчиков в сфере учета и автоматизации. Это позволило опереться на проверенные технологии, адаптированные под специфику государственного сектора, обеспечив устойчивость и масштабируемость системы.
Уже на первом этапе были получены лицензии, развернут центр обработки данных и портал системы. Проведена предварительная подготовка — анализ нормативной базы, разработка типовых учетных политик и обучение пользователей.
В ходе технологической централизации до конца 2018 года учреждения переходили в единое информационное пространство: базы данных находились на централизованной платформе, но учет продолжали вести сами учреждения. Это был мягкий переход, позволивший избежать сбоев и адаптироваться к новой архитектуре учета.
Одновременно осуществлялась функциональная централизация. Учетные функции передавали отраслевым централизованным бухгалтериям. При этом учреждения сохранили функции по созданию первичных учетных документов, а вся последующая обработка и формирование отчетности перешли к централизованным бухгалтериям. Для этого были внедрены электронные каналы юридически значимого документооборота, установлены средства защиты информации, проведена аттестация системы.
ЕЦИС стала ключевым элементом централизации. В систему включены модули бухгалтерского и кадрового учета, зарплаты, документооборота. Система внедрена на защищенной платформе крупнейшей российской телекоммуникационной компании. Была проведена аттестация по информационной безопасности и по защите персональных данных. Без единой технологической и методологической базы невозможно обеспечить сопоставимость отчетности, своевременность финансовых решений и эффективность бюджетного процесса.
Без единой технологической и методологической базы невозможно обеспечить сопоставимость отчетности, своевременность финансовых решений и эффективность бюджетного процесса
Одним из важных элементов ЕЦИС стало обеспечение процессной модели прохождения жизненного цикла документа — от создания в электронном виде до его принятия к учету. Это позволило:
- сократить сроки отражения операций;
- снизить зависимость от бумажного документооборота;
- повысить точность учета за счет использования электронных форм и своевременности отражения операций в учете.
Все эти меры способствовали повышению доверия к формируемой отчетности и представляемым аналитическим данным.
Новая стадия зрелости
С 2020 года проект по централизации не остановился, более того, он вышел на качественно новый уровень. Необходимо было не только сохранить достигнутые результаты, но и обеспечить дальнейшее развитие учетной функции, ее устойчивость и адаптивность к изменяющимся требованиям бюджетного законодательства. Автоматизация рутинных операций, внедрение электронных первичных документов, унификация бизнес-процессов прохождения документов стали драйверами развития проекта.
Цифровизация учетных функций обеспечила необходимые инструменты для оптимизации сети учреждений: процессы укрупнения, объединения функций и перераспределения ресурсов стали возможны с меньшими затратами времени и с высокой степенью управляемости. Централизованные бухгалтерии также прошли этап внутренней оптимизации, повысив свою производительность и управляемость.
Как отмечает губернатор Калужской области В. В. Шапша: «Созданная единая централизованная информационная система для ведения бухгалтерского учета стала не просто инструментом оптимизации и унификации учетных данных, но и основой цифрового управления регионом. Сокращение сроков обработки документов, обеспечение перехода на электронный документооборот органов власти всех уровней и упрощение межведомственного взаимодействия способствуют достижению целей, определенных майскими указами».
Развитие кадрового потенциала
Для обеспечения устойчивости проекта важно было не только построить технологическую платформу и создать специализированные центры учета, но и убрать проблему дефицита квалифицированных кадров. Министерство финансов области постоянно проводит работу по обучению персонала и привлечению молодых кадров. Организовано взаимодействие с Финансовым университетом и РАНХиГС: студенты приходят на практику, проходят обучение и остаются работать. Это позволяет не только обеспечить устойчивость проекта, но и формировать кадровый резерв для будущих задач.
Такой подход позволяет сохранить преемственность кадров и обеспечить передачу опыта. Это особенно важно в условиях высокой сложности учетной функции и постоянных изменений нормативной базы.
Заключение
Централизация бухгалтерского учета в Калужской области — пример системной трансформации с ориентацией на эффективность, прозрачность и качество. Благодаря четкой стратегии, современной технологической базе и профессиональной команде удалось выстроить современную систему, отвечающую требованиям цифровой экономики и государственному управлению нового уровня.
Ключевым фактором успеха проекта стали люди — команда Министерства финансов области, сотрудники централизованных бухгалтерий, разработчики и методологи. Их профессионализм, вовлеченность и готовность к изменениям позволили преодолеть сложности, выстроить устойчивые процессы и обеспечить высокие результаты.
Опыт Калужской области показывает, что централизация бухгалтерского учета — это не просто способ наведения порядка в цифрах. Это стратегический инструмент повышения эффективности и надежности системы управления общественными финансами. Результаты проекта продемонстрировали, что даже в условиях ограниченных ресурсов можно добиться масштабной трансформации, опираясь на профессиональное сообщество, современные технологии и эффективное межведомственное взаимодействие.
Сегодня уже можно говорить о сформированной системе, в которой единые технологии и методология позволяют обеспечивать оперативное и достоверное формирование отчетности, надежный контроль, возможность глубокого анализа данных. Это основа для дальнейшей цифровой трансформации сферы финансов.
При реализации проекта был учтен опыт других регионов, таких как Москва, Вологодская и Иркутская области. Теперь Калужская область делится своей практикой, подтверждая: системная работа, профессионализм и командный подход дают ощутимый эффект и создают основу для развития подобных проектов, позволяют построить эффективную инфраструктуру управления финансами.
Поделиться:
