Формирование обоснований бюджетных ассигнований (далее — ОБАС) в регионах по-прежнему часто связано с разрозненными расчетами, ручным сводом и сложной сверкой версий. В результате значительная часть времени уходит не на анализ обоснованности расходов, а на техническую работу с файлами и документами. Решить эту проблему позволяет переход к единому цифровому процессу, в котором расчет, согласование, свод, балансировка ассигнований и последующее использование данных связаны между собой.
Михаил Александрович Степанов, директор департамента планирования БФТ-Холдинга
Где возникают основные сложности
Формирование ОБАС — один из ключевых процессов бюджетного планирования. На этом этапе определяется, из чего складывается потребность в финансировании и какими расчетами подтверждается заявленная сумма. На практике сложность работы с ОБАС во многом связана не с самими расчетами, а с тем, как организована работа с данными.
Первая проблема — разрозненные расчеты. Учреждения могут использовать собственные файлы, формы и подходы к подготовке исходных данных. Для ГРБС это означает дополнительную работу по приведению информации к единому виду, проверке и консолидации.
Вторая — отсутствие полноценной версионности. В процессе планирования показатели неоднократно уточняются. Если изменения фиксируются в отдельных файлах, специалистам приходится вручную определять, какие данные были скорректированы, на каком этапе и по какой причине.
Еще одна сложность — неформализованные данные. Пока значительная часть информации хранится в таблицах и документах, возможности автоматического контроля, свода и анализа ограниченны. Отдельно возникает вопрос достоверности исходных сведений: важно понимать источник показателя и иметь возможность подтвердить прохождение необходимых согласований.
Сохраняется и проблема повторного ввода. Данные сначала используются при расчете ОБАС, затем переносятся в бюджетную заявку и другие документы бюджетного планирования. Каждая такая операция требует времени и одновременно повышает риск расхождений.
Наконец, при большом объеме обоснований становится сложно быстро получить нужный аналитический разрез. Финансовому органу и ГРБС важно не только видеть итоговую сумму, но и понимать, из каких натуральных и стоимостных показателей она складывается, как менялась потребность и какие расчеты стоят за конкретной цифрой. В результате возникает знакомая многим участникам бюджетного процесса ситуация, когда обоснование подготовлено, но быстро ответить на вопрос, из чего сформирована эта сумма и что изменилось по сравнению с предыдущей версией, бывает непросто.
От отдельных расчетов — к единому процессу
Для работы с ОБАС принципиально важно сохранить связь между итоговой суммой бюджетных ассигнований и расчетами, из которых она сформирована. Если на каждом этапе данные переносятся в новые таблицы, заново сводятся и проверяются, эта связь постепенно теряется. При согласовании приходится возвращаться к исходным файлам, сопоставлять версии и вручную выяснять причины изменений.
Поэтому автоматизация ОБАС не должна ограничиваться лишь электронной формой документа. Задача стоит шире — связать расчет, согласование, свод, балансировку и последующее использование данных в один процесс. При этом региону важно сохранить собственные формы и сложившийся порядок бюджетного планирования, а не перестраивать их по-новому.
Именно такой подход заложен в программном модуле расчета и обоснования бюджетных ассигнований от БФТ-Холдинга. Формы могут настраиваться с учетом требований конкретного региона, а работа выстраивается последовательно для всех участников бюджетного процесса.
Учреждение формирует расчет, ГРБС проверяет и согласовывает его, при необходимости возвращает на доработку и формирует свод. Финансовый орган получает консолидированные данные и может использовать их при согласовании и балансировке ассигнований. При этом на каждом этапе сохраняется связь с исходными расчетными показателями.
Важную роль здесь играет принцип единого ввода: информацию, уже использованную при формировании ОБАС, не требуется повторно переносить вручную на следующих этапах. Сформированная расчетная база используется при согласовании, своде и подготовке данных для бюджетной заявки. В результате данные перестают «жить» отдельно: вместо нескольких документов и файлов, связанных между собой в основном организационно, появляется единый набор данных, который последовательно проходит весь маршрут бюджетного планирования.
На практике
Практическая ценность автоматизации проявляется прежде всего в том, что система берет на себя несколько взаимосвязанных задач, которые раньше приходилось выполнять вручную. Модуль ОБАС позволяет формировать обоснования бюджетных ассигнований по видам расходов или иным кодам / набору кодов бюджетной классификации в виде отдельных электронных документов, хранить расчеты в структурированном виде, настраивать маршруты согласования, вести свод на уровне ГРБС и финансового органа, контролировать изменения, использовать шаблоны, переносить данные между периодами и передавать сведения в систему планирования бюджета для формирования бюджетных заявок.
Рисунок 1. Упрощенная модель процесса по ролям участниковПроцесс начинается на уровне учреждения с формирования электронного документа «ОБАС» с расчетами в разрезе бюджетных строк (рисунок 1). Далее документ передается на уровень ГРБС, где выполняются согласование и свод либо принимается решение о возврате на доработку. После этого материалы поднимаются на уровень финансового органа, который либо согласовывает их, либо также возвращает на корректировку. Завершающим шагом становится инициация процесса формирования бюджетных заявок в системе планирования бюджета.
Такая ролевая схема важна и с точки зрения управления. Учреждение отвечает за корректность исходного расчета, ГРБС — за проверку и свод по подведомственной сети, финансовый орган — за согласование, общий свод и балансировку бюджета. При этом возврат на доработку становится частью регламентированного процесса, а не обменом разрозненными файлами и комментариями.
Отдельная задача — встраивание ОБАС в уже существующую ИТ-инфраструктуру региона. У заказчика, как правило, уже есть система планирования бюджета, справочники и внешние источники данных. Поэтому ценность решения заключается не в создании еще одного изолированного контура, а в том, чтобы связать подготовку ОБАС с уже действующими системами.
Рисунок 2. Встраивание ОБАС в существующую инфраструктуруМодуль ОБАС занимает промежуточное место между источниками данных и системой планирования бюджета (рисунок 2). С одной стороны, в него могут поступать справочная информация, хранящаяся в информационных системах заказчика, и официальные открытые источники. С другой — сам модуль передает сведения для формирования бюджетных заявок и получает из системы планирования доведенные финансовым органом предельные объемы бюджетных назначений. Внутри модуля работают компоненты сбора и хранения справочных данных, формирования, свода и согласования ОБАС, интеграции с системой планирования бюджета и аналитики.
Система умеет не только принимать и хранить информацию, но и использовать ее на разных этапах бюджетного цикла. Компонент сбора и хранения справочных данных обеспечивает единую базу для расчетов. Компонент формирования, свода и согласования ОБАС организует основную работу участников процесса. Интеграционный компонент отвечает за обмен с системой планирования бюджета, а аналитический — за работу со структурированными данными после завершения согласования.
Модуль поддерживает работу с версиями и шаблонами. Учреждение может формировать ОБАС по шаблону, копировать данные внутри периода и в новый плановый период, а также сохранять преемственность расчетной базы при смене версии планирования. Для ГРБС это снижает объем повторного контроля по неизменившимся данным, а финансовому органу позволяет видеть историю корректировок и сравнивать редакции обоснований.
Рисунок 3. Практическая ценность решения для участников бюджетного процессаЕдиный процесс по-разному снимает нагрузку на каждом уровне бюджетного планирования (рисунок 3). Финансовому органу он дает возможность видеть за объемом ассигнований расчетную базу, сопоставлять версии и контролировать изменения. ГРБС получает автоматизированный свод и инструменты проверки данных подведомственных учреждений. Для самих учреждений сокращается количество повторных операций: уже введенные сведения используются при формировании бюджетной заявки и могут переноситься между версиями и плановыми периодами.
Эффект автоматизации проявляется по-разному в зависимости от роли участника процесса. Финансовому органу она дает более прозрачную связь между объемом ассигнований и расчетной базой, ГРБС — инструменты для консолидации и контроля данных подведомственной сети, учреждениям — возможность сократить повторный ввод и использовать уже сформированные расчеты при последующей подготовке документов.
Аналитика ОБАС
Формализация ОБАС дает финансовому органу и ГРБС еще один важный ресурс — структурированную расчетную базу для анализа планируемых расходов. В ней сохраняются не только итоговые суммы, но и исходные стоимостные и натуральные показатели, на основании которых сформирована потребность: объемы, тарифы, количественные характеристики и другие параметры расчета.
Это позволяет не только анализировать бюджетную потребность на уровне агрегированных значений, но и раскладывать изменение суммы на составляющие. Например, определить, связано ли увеличение расходов с изменением тарифа, количества получателей, объема услуги или другого расчетного показателя. Такая детализация особенно важна при согласовании и балансировке, когда необходимо понимать причину изменения потребности, а не только фиксировать сам факт роста или снижения суммы.
Структурированные данные ОБАС могут анализироваться в различных разрезах: по ГРБС, учреждениям, бюджетным строкам и другим аналитическим признакам. При этом сохраняется возможность перехода от сводного показателя к исходному расчету, что позволяет проверять обоснованность суммы без дополнительного сбора информации у участников процесса.
Для более глубокого анализа может использоваться BI-платформа «Полиматика» из продуктового портфеля БФТ-Холдинга. Ее инструменты многомерного анализа позволяют группировать и фильтровать данные, рассчитывать дополнительные показатели, формировать необходимые представления и работать с большими массивами информации в интерактивном режиме. Аналитические представления при этом могут настраиваться под задачи разных категорий пользователей.
В результате аналитика ОБАС становится не отдельной отчетностью, которую необходимо заново собирать после завершения планирования, а продолжением самого процесса работы с расчетными данными. Финансовый орган получает возможность видеть не только, сколько средств запрашивается, но и за счет каких параметров сформирована потребность, как она меняется и какие расчеты требуют дополнительного внимания.
Поделиться:
