В условиях быстрого развития технологий казначейского исполнения бюджетов всех уровней успешно исполнять свои функции сможет только та система, которая более оперативно реагирует на происходящее и быстрее приспосабливается к новым условиям. Какие же методы современного менеджмента нужно использовать нашей системе, чтобы работать в условиях, когда новые функции передаются и будут передаваться без увеличения штатной численности? Ответ один — «не числом, а умением».
Необходимо постоянно совершенствовать существующие технологии казначейского исполнения бюджета с тем, чтобы создать систему, способную легко настраиваться на исполнение любого уровня бюджета бюджетной системы РФ, взаимодействовать на уровне информационного обмена с участниками бюджетного процесса, реализовывать запросы на выборку больших объемов информационных данных, формировать и настраиваться на изменения любой отчетности по исполнению бюджета. Тенденции развития казначейских технологий последних лет показывают, что в процессе исполнения бюджета хорошо работают различные бизнес-стратегии. Например, аутсорсинг — передача части функций одной организации другой, которая выполнит их более дешево и качественно. В бизнесе чаще всего передаются непрофильные для предприятия функции, общие для любого бизнеса: бухгалтерия, ИТ-технологии, управление персоналом и т. д. Элементы этой модели можно проследить в новых казначейских технологиях, которые реализуются в нашей системе: реализация концепции единого казначейского счета, электронный обмен с Банком России, взаимодействие с участниками бюджетного процесса по техническим каналам связи, разработка прикладного программного обеспечения для новых казначейских технологий и обеспечение им подведомственных структур.
Основой использования аутсорсинга в бизнес-стратегиях является снижение издержек компании. Главная задача централизации казначейских функций на уровне региональных управлений — повышение качества исполнения бюджета и снижение трудозатрат специалистов.
Один из последних проектов управления федерального казначейства Минфина России по Саратовской области предназначен для совершенствования бухгалтерского учета расходных операций по исполнению федерального бюджета в рамках функционирования в полном объеме единого казначейского счета 40105.
Первый шаг—анализ ситуации
Проблемы с формированием бухгалтерской отчетности по исполнению федерального бюджета в связи с ее усложнением и ужесточением требований к срокам предоставления и качеству отчетов есть во всех регионах. Причины этому — самые разные, но есть и общие, связанные с низким качеством программного обеспечения централизованной поставки для формирования бухгалтерской отчетности, частой сменой форм отчетности и отсутствием в программном обеспечении, используемом для исполнения расходной части федерального бюджета, процедур, позволяющих отследить и вовремя исправить ошибки ввода первичных документов на стадии проведения платежа. Огромные объемы бухгалтерских отчетов, сложные системы контрольных соотношений, взаимоувязанность отчетных форм давно делают невозможным ручное формирование сводной отчетности управления. Этот процесс в нашем управлении автоматизирован и достаточно отлажен. Несколько лет на уровне управления и отделений работают автоматизированные процедуры формирования сводного мемориального ордера и главной книги, контроля форматов бухгалтерской отчетности.
Но есть ряд обстоятельств, которые неизменно присутствуют при любом уровне автоматизации формирования бухгалтерской отчетности: ошибки ввода первичных документов, распространенная практика отделений по формированию бухгалтерских отчетов путем ручной корректировки предыдущего, возможность появления ошибок за счет «откатов» первичных документов после завершения отчетного периода. Практика показывает, насколько сложен поиск и исправление таких ошибок. Тем более трудно формализовать и автоматизировать методы поиска в условиях автономных баз данных расходных операций отделений.
Бухгалтерский учет операций исполнения доходной части бюджета осуществляется на уровне управления с момента централизации счета. Поскольку все операции проводятся по технологии в единой базе, отсутствуют источники ошибок, перечисленные выше.
Централизация расходного счета изменила порядок прохождения документов бюджетополучателей только в части отделение — банк. Программное обеспечение единого расходного счета SMETA-WM, на котором работает управление, позволяет принимать/отправлять только платежи в банк, через него не проходят внутренние операции и операции с денежной наличностью отделений. Учет операций ведется в разрезе субсчетов отделений без привязки к бюджетной строке, поэтому документы аналитического и синтетического бухучета в нем сформировать нельзя. В этих условиях учет всех операций единого расходного счета и консолидация с другими данными производится, как правило, с помощью разработанных силами специалистов управления программных средств, а зачастую и вручную.
Выход был найден в результате анализа данных отделений, которые получает управление при централизации счетов. Входящие и исходящие потоки документов и операций можно контролировать, поскольку имеется почти вся необходимая информация для реализации процедур контроля потоков документов. Для этого нужно централизовать бухгалтерский учет расходных операций по исполнению федерального бюджета на уровне управления.
Второй шаг—постановка задачи
Проект «Централизованный бухгалтерский учет расходных операций», реализованный в системе федерального казначейства Саратовской области, стал первым этапом этой работы. В основе его лежит идея ведения на уровне управления единой базы данных лицевых счетов бюджетополучателей региона с ежедневным отражением всех банковских и внутренних операций отделений в разрезе бюджетной строки.
Единая база данных является основой формирования на уровне управления отчетных форм и регистров аналитического и синтетического учета как в разрезе отделений, так и управления в целом.
Третий шаг —реализация проекта
Программный комплекс реализован в технологии клиент—сервер и состоит из двух модулей, один из которых работает на уровне отделения, другой — в главной бухгалтерии по учету операций федерального бюджета управления.
Схема работы комплекса приведена на рисунках. Помимо формирования отчетных форм и регистров в программном комплексе реализованы различные процедуры контроля операций с формированием протоколов, которые используются сегодня в качестве оперативных мер по исправлению ошибок в проводках. Функции, реализованные на I этапе проекта «ЦБУ»:
1. ведение единой базы данных лицевых счетов бюджетополучателей;
2. формирование регистров бухгалтерского учета по исполнению федерального бюджета уровня отделения, предусмотренных инструкцией № 15н: — мемориального ордера, — главной книги, — оборотной ведомости по балансовым и забалансовым счетам;
3. формирование регистров, предусмотренных инструкцией № 15н: — выписки по лицевым счетам бюджетополучателей, — оборотно-сальдовой ведомости по лицевым счетам бюджетополучателей, — другие отчетные формы;
4. формирование отчетности по исполнению федерального бюджета в разрезе отделений;
5. процедуры контроля за проведением операций и правильностью формирования отчетных форм: — контроль на соответствие финансирования, переданного из управления, финансированию, полученному в отделении; — контроль на перерасход по бюджетной строке в разрезе субсчета отделения, лицевого счета бюджетополучателя; — различные виды контроля отчетов на соответствие форматам и контрольным соотношениям;
6. сервисные функции, позволяющие получать выборки данных по лицевым счетам, которые используются в аналитических целях без организации запроса в отделение. На сегодня первый этап проекта реализован. Годовые отчеты отделений используются для сверки в случае нестыковок. Это хорошее испытание качества проекта.
Четвертый шаг — перспективы развития проекта
Второй этап проекта ЦБУ предусматривает реализацию функций управления по бухгалтерскому учету расходных операций по исполнению федерального бюджета и отражению операций на текущих и распорядительных лицевых счетах бюджетополучателей. Внедрение функций второго этапа мы планируем завершить в апреле 2004 г. Функции, реализованные на II этапе проекта «ЦБУ»:
1. ведение в единой базе лицевых и распорядительных счетов бюджетополучателей;
2. формирование регистров бухгалтерского учета уровня управления, предусмотренных инструкцией № 15н: — карточки учета внутриказначейских расчетов; — распоряжений на перечисление средств с текущего счета; — акта сверки внутриказначейских расчетов; — оборотной ведомости по балансовым и забалансовым счетам управления;
3. формирование сводной отчетности по исполнению ФБ, предусмотренной инструкцией № 15н; 4. ведение забалансового учета полученного и переданного управлением финансирования в разрезе распорядителей и получателей бюджетных средств;
5. учет финансирования за счет заимствования остатков на лицевых счетах и расчет потребности в денежных средствах для обеспечения безденежных реестров;
6. многоуровневый контроль по исполнению расходных операций отделений и подразделений управления: — на перерасход; — на соответствие данных в отчетных формах; — на соответствие данных по принятому и отправленному финансированию; — на отсутствие корректировки данных по первичным документам в базах ТОФК без санкции управления в период между отчетными датами;
7. сервисные функции по предоставлению пользователям доступа к информации в соответствии с заданными правами;
8. реализация генератора отчетных форм;
9. реализация шлюзов с централизованно поставляемыми пакетами прикладных программ и программным обеспечением по электронному обмену с Банком России.
Результаты работы над проектом дали нам возможность сделать вывод о целесообразности внедрения в практику казначейской системы технологии централизации бухучета операций по исполнению расходов федерального бюджета. Перспективы дальнейшего развития проекта: — отказ от ведения операций по лицевым счетам бюджетополучателей в базе данных ТОФК и переход в режим «удаленного терминала»; — внедрение технологий централизованной обработки операционного дня казначейства на уровне управления с рассылкой документов с результатами обработки по отделениям; — возможность ежедневно представлять в Главное управление федерального казначейства информацию об остатках на счете 40105 управления в разрезе бюджетной строки, которую можно использовать при расчете потребности в денежных средствах. В будущем мы планируем отказаться от ведения бухучета на уровне отделения и переключить специалистов на кассовое обслуживание местных бюджетов и другие функции, которые будут возложены на систему казначейства Правительством России.
Журнал «Бюджет» №5 май 2004 г.
