Ведение документооборота в традиционном – "бумажном" - виде перестало в 2011 году удовлетворять растущим требованиям к управлению потоками документов и качеству рабочих процессов: увеличение объема документов требовало большего количества времени на их обработку, возникли затруднения с поиском документов. С развитием новых направлений и созданием подразделений возникла необходимость в обмене документами между ними, возможности оперативной выдачи и контроля исполнения поручений, своевременном ознакомлении сотрудников с распоряжениями руководства. При традиционном -бумажном- документообороте это невозможно было осуществить. Таким образом, компания "АктивФинансМенеджмент" столкнулась с задачей, свойственной всем растущим, переходящим на новый уровень качества деятельности организациям, – необходимостью автоматизировать делопроизводство и тем самым привести документооборот и бизнес-процессы в соответствие с возросшими требованиями к их организации.
Для повышения оперативности и качества обработки документов, приема-передачи информации, создания условий успешной работы справочно-информационной службы, четкой организации структурированного хранения документов, их поиска и использования потребовалась гибкая, наделенная необходимым функционалом система управления документами. Также нужно было решить задачу создания механизма контроля исполнения поручений, разделения полномочий доступа к некоторым организационно-распорядительным документам.
После проведенного в мае 2011 года анализа представленных на рынке систем руководство компании "АктивФинансМенеджмент" выбрало систему автоматизации документооборота, делопроизводства и деловых процессов CompanyMedia, разработанную сотрудниками компании "ИнтерТраст". Система соответствует всем требованиям российского делопроизводства, обладает богатым функционалом по управлению различными видами документов, их обработке, контролю исполнения и хранения. В целом CompanyMedia обладает всеми возможностями для создания корпоративного электронного документооборота.
В рамках проекта сотрудники компании описали основные типы и жизненные циклы различных документов, установили систему и настроили ее. Затем CompanyMedia была введена в опытную эксплуатацию. Система показала хорошие результаты, и руководством "АктивФинансМенеджмент" были поставлены дополнительные задачи к СЭД, такие, например, как:
-
создание специализированных "баз знаний" (баз данных, в которых хранятся необходимые документы по предметным областям);
-
миграция документов из существующих "самописных" систем хранения в систему электронного документа;
-
создание специфических, удобных в использовании шаблонов документов;
-
разработка и настройка системы отчетов.
Также были разработаны регламенты по применению СЭД CompanyMedia и инструкции для делопроизводителей-пользователей системы, что значительно облегчило процесс ее "приживания" в компании "АктивФинансМенеджмент".
По мнению сотрудников АктивФинансМенеджмент, эксплуатация системы позволит своевременно получать информацию о точном местонахождении, состоянии, истории движения и согласования, исполнении любого зарегистрированного в системе документа, обеспечит хранение документов и их сохранность. С ее помощью также будут реализованы: возможность быстрого поиска необходимых документов как по реквизитам, так и полнотекстового; разграничение прав доступа к ним; контроль на постоянной основе исполнительской дисциплины.
На сегодняшний день система электронного документооборота CompanyMedia внедрена на более чем 30 рабочих местах. И это только начальный этап автоматизации. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест, а также расширение существующего функционала системы, создание в ее рамках специализированных баз данных.
ЗАО "Компания "ИнтерТраст" является одним из лидеров на российском рынке систем электронного документооборота. Компания предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных информационных систем, включающий: консалтинг в области информационных технологий, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей и сотрудников отделов автоматизации.
Ссылка на пресс-релиз на сайте ИнтерТраст:
http://www.intertrust.ru/cmedia/news_sed/668/
