Качество услуг должно возрасти

ля оптимизации численности государственных гражданских служащих Федерального казначейства и улучшения качества сервисных услуг в конце 2011 года было создано Федеральное казенное учреждение «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (ФКУ ЦОКР). 2012 год по большей части был посвящен решению вопросов организационного характера. С 2013 года учреждение приступило к выполнению своих функций. На вопросы журнала «Бюджет» ответила директор ФКУ ЦОКР Светлана Антоновна ГАШКИНА.

— Светлана Антоновна, с какой целью был создан Центр по обеспечению деятельности Казначейства России?

— Целью создания ФКУ ЦОКР является обеспечение функционирования Казначейства России. Самостоятельное учреждение — это в первую очередь стратегический инструмент управления затратами в рамках одного ведомства и, кроме того, освобождение государственных служащих от выполнения задач, не связанных с государственной деятельностью — исполнением бюджета, кассовой работой, то есть с основным функционалом.

На первый взгляд наша деятельность не является глобальной для системы Федерального казначейства, так как главная задача учреждения — предоставление сервисных услуг. Но создание таких учреждений, как наше, способствует повышению производительности труда самих казначеев, и работа предстоит непростая. Мы должны предоставлять услуги качественно, в полном объеме и в срок, чтобы государственные служащие, когда они приходят на работу, не задумывались о том, как им обустроить свое рабочее место.

— Как сформирован штат Центра? В структуру перешли сотрудники казначейства или набирались новые работники?

— В соответствии с распоряжением Правительства РФ от 3 февраля 2014 г. № 119-р штат нашего учреждения будет окончательно сформирован к 2016 году. Во-первых, сотрудниками ФКУ ЦОКР является и вновь набранный персонал управленцев по организации обеспечивающих функций — это финансисты, экономисты, бухгалтеры, инженеры, которые могут качественно организовать процесс. Во-вторых, штат Центра формируется и за счет сокращения численности младшего обслуживающего персонала Федерального казначейства. Общая численность младшего обслуживающего персонала в ведомстве до начала реформы составляла 7836 человек. До 2016 года планируется сократить 4676 штатных единиц, 3160 штатных единиц будет передано в ФКУ ЦОКР.

— При этом объем работ по обеспечению деятельности казначейства вряд ли уменьшится.

— Объем работ, безусловно, меньше не станет. Но качество услуг это не снизит, так как мы организуем работу по обеспечению деятельности Федерального казначейства через аутсорсинг, проводя конкурсные процедуры на различные виды услуг: клининг, транспорт, техническое обес­печение и так далее. Тем самым мы не только решаем собственные задачи, но и способствуем развитию малого бизнеса, создавая новые рабочие места. В то же время затраты на организацию работ должны уменьшиться, а качество предоставляемых услуг не может не возрасти, так как представители малого бизнеса постоянно конкурируют между собой и усовершенствуют свою работу для того, чтобы получить заказ.

— Какие услуги центральному аппарату Федерального казначейства вы уже оказываете?

— Не только центральному аппарату. Мы взяли на обес­печение территориальные органы Федерального казначейства Москвы, Московской области и Межрегиональное операционное управление Федерального казначейства. Следует отметить, что на первом этапе в этих организациях сохранились административные отделы для выполнения функций связующего звена между нами и принятым на обеспечение учреждением.

Сейчас мы организовываем предоставление услуг связи, транспортных услуг, коммунальных услуг, услуг по содержанию имущества и так называемых прочих услуг: архивное обеспечение, типографские, полиграфические услуги, подписка на периодические издания, услуги по охране объектов. Приобретаем основные средства и материальные запасы согласно установленным нормам положенности и расчетной численности.

— Уже можно говорить о каком-то экономическом эффекте вашей деятельности?

— Федеральный закон № 44-ФЗ вводит обязанность централизации закупок с 2016 года. Мы осуществляем централизованные закупки для учреждений, находящихся у нас на обеспечении, уже с прошлого года. При заключении государственных контрактов на поставку товаров, работ и услуг для нужд центрального аппарата, территориальных органов Москвы и Московской области, Межрегионального операционного управления в 2013 году посредством конкурсных процедур было сэкономлено порядка 160 миллионов рублей бюджетных средств. В прошлом году на аукционы выходило небывалое количество участников. Мы оформляли соответствующую требованиям законодательства документацию, и желающих предоставить нам качественные услуги было очень много. За счет конкуренции и удавалось значительно снижать цены.

— С начала этого года вам приходится работать в рамках нового закона о контрактной системе. Сложности возникают?

— Если говорить о Федеральном казначействе, то оно, как правило, одним из первых начинает использовать новые технологии, а мы с казначеями — в одной связке. К примеру, план закупок у нас действует уже с 2013 года, хотя закон о контрактной системе предполагает обязательность его наличия только с 2015 года.

Но в процессе реализации чего-то нового всегда возникают сложности. Раз в неделю мы организовываем «день закупки», где вместе с администраторами закупок обсуждаем вопросы, возникающие при реализации нового закона. Необходимо отметить, что наше учреждение проходит этап становления, поэтому мы большое внимание уделяем подготовке методических материалов: разрабатываем порядки, регламенты взаимодействия между нами и учреждениями, находящимися на обеспечении. Формируем типовые схемы бизнес-процессов, осуществляем регламентацию и стандартизацию деятельности. Приоритетная для нас задача — повышение эффективности бюджетных расходов на оказание услуг казначейскому сообществу.

— Повышение эффективности использования бюджетных средств предполагает внедрение современных технологий. Как в этом плане строится работа в ЦОКР?

— Безусловно, мы решаем вопросы повышения эффективности бюджетных расходов посредством современных технологий. В 2013 году внедрены система электронного документооборота с использованием программного обеспечения LANDocs, система управления эксплуатации (СУЭ). Работа СУЭ уже четко отлажена. Система установлена во всех территориальных отделах УФК по Московской области. Если у казначеев возникают проблемы с эксплуатацией зданий, они пишут заявку, которая фиксируется в системе с указанием времени поступления и времени исполнения.

В 2014 году мы планируем провести диспетчеризацию зданий, для чего необходимо организовать обследование объектов территориальных органов и подготовить технические задания для проектирования системы автоматизации и диспетчеризации. Наличие системы диспетчеризации позволит оперативно реагировать на возникающие проблемы, и в конечном итоге — повысить эффективность использования имущества.

Кроме того, мы планируем автоматизировать регламенты — единые требования поставки товаров и обеспечить доступ сотрудников к единой ассортиментной линейке. То есть необходимо сделать так, чтобы служащий, имея доступ к ассортиментной линейке, мог на рабочем месте видеть, что ему позволено заказать (тип, вид канцелярских товаров, офисной бумаги и прочее). Весь выбранный набор товаров после проведения процедур согласования формируется в корзину и поступает к нам, а мы организовываем поставку заказанного товара. Основной принцип — это использование технологий интернет-магазинов.

Для повышения эффективности бюджетных расходов мы выстраиваем и единую закупочную политику, вводим управленческий учет, который позволит не в конце года осваивать остатки средств, а планомерно использовать средства в течение финансового года.

— Светлана Антоновна, как и кем будет оцениваться работа Центра?

— Конечно, руководством Федерального казначейства через территориальные органы, которым мы предоставляем сервисные услуги. В этом году в соглашении с Межрегиональным операционным управлением об определении уровня сервиса указаны сроки, которые должны проходить с момента подачи заявки до ее исполнения. За то, как мы будем соблюдать установленные сроки и прочие показатели, нам будет выставляться определенное количество баллов. На будущее мы продумываем систему ключевых показателей эффективности (KPI), предполагается, что ключевыми показателями станут:

• своевременность исполнения заявок;
• доля услуг, принятых заказчиком без замечаний;
• доля услуг, исполненных с нарушением сроков;
• доля своевременной передачи бухгалтерских документов для оформления внутренних расчетов;
• коэффициент загруженности, то есть отношение расчетного рабочего времени к фактически отработанному;
• SMART-задачи, то есть отношение поставленных руководством задач к выполненным задачам;
• удовлетворенность сотрудников Федерального казначейства уровнем сервиса, которая определяется посредством анкетирования.

— Сейчас ЦОКР обеспечивает деятельность центрального аппарата, территориальных органов Москвы и Московской области и МОУ. Планируется ли в дальнейшем развивать филиальную сеть в регионах России?

— Конечно, мы планируем развивать филиальную сеть. Более того, скажу, что к созданию обособленных подразделений планируем приступить уже в этом году. Мы создадим два филиала ФКУ ЦОКР в Приволжском и Центральном федеральных округах и 28 филиалов в субъектах РФ.

За 2015–2016 годы будет открыто еще шесть филиалов в федеральных округах и 45 в субъектах. На примере двух округов мы сумеем понять и определить, какие функции будут у филиала округа и филиала субъекта. Филиал субъекта не станет получателем бюджетных средств. Он будет выполнять функции по обеспечению деятельности территориальных органов Федерального казначейства, организовывать закупки стоимостью до 100 тысяч рублей и с единственным поставщиком. Но оплата контрактов будет проходить через филиалы округов, они же будут осуществлять и крупные закупки для нужд всех территориальных органов Федерального казначейства округа.

Большая задача поставлена руководством Федерального казначейства и по централизации заработной платы по ведомству, по бухгалтерскому учету. Кроме того, планируется, что филиалы в федеральных округах в перспективе будут осуществлять и централизованное начисление заработной платы сотрудникам филиалов в субъектах. Что касается начисления заработной платы для всех казначеев, то на базе ФКУ ЦОКР возможно создание единого расчетного центра. Как это будет выглядеть, будет ли заработная плата начисляться через филиалы в округах или через федеральное учреждение, зависит от принятой концепции. В дальнейшем не исключено, что заработная плата федеральных государственных служащих страны будет рассчитываться централизованно. Будет это производиться на базе ФКУ ЦОКР или создадут какое-то специализированное учреждение? В любом случае выступать пилотом и отрабатывать технологии — наша задача.

Подготовила С. В. МАРТЫНЕНКО