Уже второй год Хабаровский край, как и вся страна, активно работает по новым правилам контрактной системы. Органом исполнительной власти, осуществляющим функции по реализации государственной политики в сфере закупок, мониторингу и методологическому сопровождению закупок в крае определен комитет государственного заказа Правительства Хабаровского края. Комитет также является органом исполнительной власти, уполномоченным на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) путем проведения конкурентных способов закупок (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, аукцион в электронной форме) для заказчиков, включая все казенные и бюджетные учреждения края (всего около 400). При этом одной из основных задач комитета является информационное обеспечение контрактной системы в сфере закупок.
Быстрее Федерации
Взаимодействие комитета государственного заказа с заказчиками, а также взаимодействие между подразделениями внутри комитета ведется исключительно в электронной форме через краевую автоматизированную информационную систему, которая интегрирована с сайтом zakupki.gov.ru, электронными площадками. Она не только охватывает все стадии закупки, начиная с планирования и заканчивая исполнением контрактов, но и является частью единой технологической платформы, позволяющей обеспечить взаимосвязь всех этапов регионального бюджетного процесса.
При этом в системе закупок Хабаровского края уже реализованы элементы контрактной системы, которые еще только предстоит внедрить на федеральном уровне. В частности, запущен в эксплуатацию каталог товаров, на основе которого ведутся все закупки продуктов питания, лекарственных средств и медицинских изделий, а это почти 50% всех закупочных процедур. При составлении каталога комитет пошел дальше простого перечисления товаров и их основных характеристик. Каталог максимально детализирован, и при выборе товара из него полностью автоматически формируется техническое задание закупки со всеми показателями, что исключает любые ограничения конкуренции заказчиком, повышает качество и скорость разработки документации.
Все проекты контрактов для закупок, проводимых комитетом, генерируются на основе справочника шаблонов контрактов, который можно условно назвать прообразом библиотеки типовых контрактов. Применяется около 40 универсальных шаблонов, постоянно поддерживаемых комитетом в актуальном состоянии и позволяющих полностью охватить все закупки. Учитывая, что общая часть документации (информационная карта) также генерируется автоматически на основе структурированных данных из заявок на закупку заказчиков, формируемых, в свою очередь, из планов-графиков, можно говорить о достижении максимально возможной автоматизации формирования документации о закупке.
Конвейер сборки закупки
Структура комитета при его создании выстраивалась таким образом, чтобы максимально снизить коррупционные риски. Одни отделы формируют документацию о закупках, другие ее публикуют и работают с заявками участников, что не позволяет тем, кто создавал и разрабатывал требования для участия в закупке, оценивать поданные заявки. Курируют эти два направления разные заместители председателя комитета.
Такая схема работы потребовала особого подхода к организации электронного документооборота. В дополнение к общепринятому принципу однократного ввода информации активно применяется принцип работы конвейера, на котором закупка постепенно собирается из разных информационных блоков разными уполномоченными пользователями разных подразделений на разных рабочих местах в разные отрезки времени, проходя при этом всевозможные автоматизированные и визуальные контроли. Везде, где это возможно, сборка информационных блоков (формирование электронных документов) производится в автоматическом режиме под наблюдением пользователей. Применяются более развитые механизмы автоматизации формирования документов, более обширный перечень контролей, нежели на сайте zakupki.gov.ru.
Данный принцип позволяет не только радикально сокращать количество нарушений при проведении закупок, но и обеспечивать постоянный рост производительности уполномоченного органа. Ведь в связи с изменением федеральной законодательной базы с 2014 года (например, с введением обязанности проведения повторных процедур) значительно увеличились объемы и количество процедур закупок. Так, в 2014 году по сравнению с 2013 годом в Хабаровском крае количество процедур закупок возросло почти в два раза. Темпы роста не снижаются и в 2015 году. Обработать такой поток закупок возможно только через информационную систему с максимальной степенью автоматизации процессов.
Если конвейер сломался
Следует понимать, что при активном применении информационной системы можно столкнуться и с некоторыми опасностями. Дело в том, что даже мелкий системный сбой может полностью остановить все закупки, подобно тому, как поломка одной детали может остановить весь конвейер на заводе. А, как известно, контрактная система богата на разные мелкие и крупные детали. Да, специалист может сформировать и занести на сайт zakupki.gov.ru несколько срочных документов вручную (после того как вообще вспомнит, как это делается), но это будет лишь капля в море, способ занять время в ожидании возобновления обычного потока документооборота.
Кроме того, в условиях постоянно нарастающего непрерывного потока процедур закупок пользователи неизбежно все больше полагаются на автоматику, перенося свое внимание с рутинного заполнения стандартных полей электронных документов на детали характеристик и описание объекта закупки, специальные условия контракта. И это накладывает особую ответственность на разработчиков и администраторов информационной системы, так как любая нестыковка при автоматическом заполнении полей, генерации информационных карт может остаться незамеченной «доверчивыми пользователями» и отразиться не на одной, а на множестве закупок, находившихся в обработке на момент инцидента.
Поскольку в условиях динамично меняющейся нормативной базы, регулярного проведения доработок и корректировок информационных систем избежать технического брака невозможно, важно на завершающем этапе в том или ином виде иметь организованный внутренний контроль качества конечного продукта, то есть опубликованной на сайте zakupki.gov.ru документации о закупке. А все задействованные в работе над закупкой специалисты и разработчики системы всегда должны быть готовы принять необходимые меры экстренного реагирования и моментально сигнализировать службе поддержки о возникших проблемах.
В целом же, как показывает практика, все трудности преодолимы, лишь бы стабильно и корректно работала интеграция с сайтом zakupki.gov.ru. Надеемся, что взаимодействие с региональными информационными системами в сфере закупок станет одним из приоритетных направлений работы федеральных регуляторов при дальнейшем создании и эксплуатации единой информационной системы.
С момента перехода на контрактную систему прошло уже больше года, но сегодня мы можем говорить лишь о первых этапах организации ее информационного обеспечения. Впереди серьезный фронт работы как на федеральном, так и на региональном и муниципальном уровнях.
