В журнале «Бюджет» (№ 6, 2016) была опубликована статья «Централизация учета и отчетности: проблемы и решения», в которой рассказывалось о внедрении централизованного бухгалтерского учета в сфере здравоохранения Пензенской области, фактически завершенном в 2016 году. Сегодня мы хотим остановиться на одном из важных аспектов этой темы — внедрении в единую централизованную систему централизованного учета расчетов по заработной плате и прочим выплатам сотрудникам.
Алексей Владимирович ПИЧУШКИН, начальник управления — главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационно-аналитический центр»
Мария Владимировна НИКИТИНА, главный бухгалтер ГБУЗ «Клиническая больница № 6 им. Г. А. Захарьина»
Защита персональных данных
Перед началом работ по централизации начисления заработной платы и прочих выплат сотрудникам (далее — централизация ЗП) необходимо было организовать защищенный сегмент сети нашего центра бухгалтерского обслуживания в уже имеющейся защищенной медицинской информационной системе. Эту систему обслуживает ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационно-аналитический центр». Также требовалось провести работы в учреждениях по обеспечению защиты персональных данных и заключить соглашения — поручения о передаче и использовании персональных данных между центром бухгалтерского обслуживания (далее — ЦБО) и медицинскими организациями (далее — МО). Защищенный канал связи у учреждений уже существовал, аппаратно-программные комплексы шифрования (далее — АПКШ) «Континент» были подключены и функционировали, обслуживая медицинскую информационную систему. Поэтому затраты МО не стали значительными.
Для подключения к защищенному сегменту сети центра бухгалтерского обслуживания (далее — ЗСС ЦБО) медицинским организациям было необходимо выполнить следующие технические условия (далее — ТУ):
ТУ 1: наличие в МО функционирующего АПКШ «Континент» с оплаченной арендой канала связи;
ТУ 2: наличие свободного интерфейса em2 на АПКШ «Континент»;
ТУ 3: наличие физической связи между интерфейсом em2 и автоматическими рабочими местами (далее — АРМ) пользователей ЦБО. Данная связь физически может быть сформирована на существующих кабельных линиях (либо витопарных, либо ВО-линиях) или же организована заново соответствующим образом. На данном этапе подключения выделение сегмента ЦБО в отдельный VLAN является хоть и необязательным, но желательным требованием;
ТУ 4: ограничение доступа в сеть международного обмена на тех АРМ ЦБО в МО, где это явно не регламентируется должностными инструкциями пользователей / технологическими процессами;
ТУ 5: наличие на АРМ пользователей установленной операционной системы Windows линейки NT.
Кроме того, для медицинских организаций был определен ряд требований и рекомендаций (далее — ТР):
ТР 1: объединить интерфейс em2 АПКШ «Континент» с центральным коммутатором (ядром сети) либо непосредственно с коммутатором АРМ ЦБО;
ТР 2: прописать альтернативную конфигурацию в свойствах сетевого адаптера на каждом АРМ пользователя, начиная с определенного адреса c конкретной маской без указания шлюза по умолчанию;
ТР 3: на всех АРМ запустить от имени администратора командную строку и выполнить определенную команду.
Необходимо отметить важный момент. Мы решили, что оператор — учреждение здравоохранения (в нашем случае — ЦБО) само определяет уровень защищенности информационной системы персональных данных (далее — ИСПДн), но для выполнения предусмотренных законодательством мер оно вправе выдвигать требования к организациям, использующим информационные ресурсы ЦБО. Такой вывод мы сделали, проконсультировавшись с независимыми экспертами, Федеральной службой по техническому и экспортному контролю по ПФО и получив официальный ответ от ООО «Русь-телеком» (нашего подрядчика, выполнявшего работы по созданию системы защиты персональных данных для единой информационной системы ЦБО), а также на основании нормативных правовых актов[1] по защите персональных данных. Таким образом, учитывая вышеизложенное, а также обращения отдельных учреждений, мы посчитали, что для подключения к информационной системе персональных данных ЦБО допустимо обеспечить уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных ниже первого (то есть второй или третий, кроме четвертого). Конкретный перечень необходимых для этого мероприятий учреждение может определять самостоятельно в соответствии с требованиями действующего законодательства.
После проведения работ по исполнению требований нормативных правовых актов в сфере защиты персональных данных в ИСПДн ЦБО медицинские организации в обязательном порядке предоставляли в ЦБО копии подтверждающих документов, основным из которых являлся аттестат соответствия требованиям по безопасности информации. Между ЦБО и МО были заключены соглашения — поручения о передаче и использовании персональных данных, которые состояли из следующих разделов:
1) Предмет соглашения-поручения;
2) Определения;
3) Основные положения;
4) Конфиденциальность персональных данных;
5) Исключения;
6) Безвозмездность, исключение гарантии и ответственности;
7) Срок действия;
8) Возврат;
9) Ответственность за связанные компании;
10) Разрешение споров;
11) Применяемое законодательство;
12) Запрет уступки;
13) Третьи лица;
14) Адреса и реквизиты сторон.
После завершения всех вышеуказанных мероприятий можно было приступать к началу работ по непосредственной централизации ЗП.
Подготовительные работы по централизации ЗП
Централизация ЗП осуществлялась в программном комплексе, в котором была создана централизованная система бухгалтерского учета (далее система). Обучение работников МО по начислению заработной платы и прочих выплат сотрудникам проводилось во время централизации учета, но по договоренности с подрядчиком сотрудники МО были повторно обучены начислению ЗП в системе. Кроме этого, из различных баз заработной платы в МО необходимо было выгрузить необходимую информацию (персональные данные работников, начисления ЗП за прошлые периоды, виды выплат, источники финансирования и т. д.).
В новой централизованной базе ЗП было необходимо унифицировать все виды выплат и источников финансирования в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и Пензенской области. Было создано два основных блока видов выплат. Первый — выплаты в соответствии с нормативными правовыми актами Пензенской области[2]. Второй блок — выплаты в соответствии с нормативными правовыми актами РФ[3].
Сложности, возникшие при работе в централизованной базе ЗП
Подобные проекты тяжело реализовывать без участия подготовленных специалистов-практиков из учреждений здравоохранения, так как только знания теории и четко работающего программного обеспечения недостаточно. Поэтому нельзя не отметить значимость помощи представителей ряда медицинских учреждений при внедрении централизованного начисления ЗП. Ведь сложность процесса централизации заключалась еще и в том, что некоторые сотрудники бухгалтерских служб с трудом приспосабливались к меняющимся условиям, что объясняется их низкой мобильностью и в большинстве случаев нежеланием менять устоявшийся порядок работы.
Основные сложности, с которыми мы столкнулись при централизации ЗП:
разрозненность баз учреждений в части заработной платы либо их отсутствие (некоторые МО зарплату начисляли вручную). После слияния баз, видов выплат и прочих документов была проделана работа по приведению всей информации, в том числе справочников, в соответствие с действующим законодательством РФ и Пензенской области. Фактически МО начисляли зарплату по отдельным видам выплат неодинаково (ночные, сверхурочные, вредность, средний заработок и т. д.), то есть по-разному применяли нормы действующего законодательства. И в сжатые сроки этот процесс было сложно отладить и унифицировать. Отметим, что только сотрудники ЦБО имеют право вносить в базу источники финансирования и виды выплат во избежание некорректного разрастания этих блоков;
недостаточная квалификация сотрудников бухгалтерских служб. В первую очередь это касается районных учреждений здравоохранения. Отдаленным от регионального центра медицинским организациям сложно найти квалифицированных специалистов;
недостаточно полный кадровый учет в системе. В абсолютном большинстве учреждений специалисты кадровых служб ни в какой программе кадровый учет не вели и составляли документы, в основном используя бланки из справочно-правовых систем. Работа кадровых специалистов в бухгалтерской системе необходима, поскольку именно кадровая служба — основной поставщик документов по ЗП. Подход, при котором кадровые документы вносятся в систему бухгалтерами, считаем неправильным — при такой организации процесса на этих специалистов ляжет дополнительная ответственность и объем их работы увеличится. Сейчас эта проблема постепенно решается;
сложности с организацией работы по внедрению в единую систему штатных расписаний. Сотрудники экономических служб МО не видели необходимости внесения в систему данных, касающихся штатного расписания, в том числе изменений наименований должностей и структурных подразделений.
Заключение
Процесс централизации ЗП в системе здравоохранения Пензенской области успешно завершен. Но есть еще перспективы ее развития и есть понимание того, как работать дальше. У учредителя появился действенный инструмент контроля, позволяющий осуществлять мониторинг информации, связанной с начислением ЗП подведомственными учреждениями, в том числе анализировать исполнение ими требований майских указов Президента РФ. Мы добились как определенной прозрачности деятельности учреждений, так и повышения качества их работы по начислению ЗП.
[1] Постановление Правительства РФ от 1 ноября 2012 года № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», приказ Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 18 февраля 2013 года № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Федеральный закон от 27 июля 2006 года №
[2] Постановление Правительства Пензенской области от 28 ноября 2008 года №
[3] Например, Трудовой кодекс, постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» и т. д.
