Еще 2016 году Президент РФ В. В. Путин поставил задачу организовать проектную деятельность в федеральных, региональных и муниципальных органах власти для достижения целей, определенных в рамках приоритетных направлений стратегического развития страны. В 2018 году проектная деятельность вышла на новый виток развития в связи с разработкой национальных проектов. Об эффективном инструменте проектной деятельности — программном комплексе «Управление программами и проектами» и опыте его применения рассказала заместитель генерального директора НПО «Криста» Елена Николаевна ЧЕРНЫХ.
Связь с управлением госпрограммами
Управление проектами неразрывно связано с существующими процессами управления в регионе. Поэтому система управления проектами должна быть интегрирована в процессы:
-
стратегирования;
-
управления государственными и муниципальными программами;
-
планирования и исполнения бюджета;
-
управления закупками;
-
сбора и анализа показателей социально-экономического развития региона.
Для организации проектной деятельности в субъекте РФ необходимо создание единого информационного пространства между проектными офисами региона и муниципальных образований, ведь именно на местах реализуются мероприятия программ и проектов. Такое информационное пространство может быть построено на базе программного комплекса (ПК) «Управление программами и проектами», разработанного НПО «Криста».
Программный комплекс обеспечивает весь цикл управления программами и проектами, а также позволяет:
-
получить стопроцентную комплексную картину по реализации мероприятий программ и проектов на всех этапах в режиме онлайн;
-
значительно повысить эффективность межведомственного взаимодействия и координацию большого количества соисполнителей и участников программ и проектов;
-
использовать приоритизацию проектов и мероприятий проектов в зависимости от индивидуальных параметров развития региона;
-
повысить оперативность контроля исполнения сроков и контрольных событий проекта;
-
своевременно перераспределять финансовое обеспечение проектов;
-
оперативно применять корректирующие действия при срыве промежуточных и конечных сроков реализации мероприятий проекта, а также при наступлении других рисков проекта;
-
использовать технологии общественного контроля за реализацией социально значимых проектов с использованием сервисов обратной связи.
Опора на опыт регионов
Опыт НПО «Криста» основан на реализации программ и проектов более чем в десяти субъектах РФ. У каждого из них есть успешный опыт управления либо программами и проектами в целом, либо отдельными этапами проекта.
Если говорить об этапе инициализации проектов и методиках их отбора, то интересным представляется опыт Ленинградской области. В этом регионе используется «проектное сито» для отбора проектов. Сначала производится ранжирование проектов по ряду показателей: стратегической важности, инновационности/рискованности, доле частного капитала в объеме инвестиций проекта, объему затрат из областного бюджета, количеству задействованных органов власти области, уровню заинтересованности в проекте, влиянию на социально-экономическое развитие региона и его отдельных территорий. Затем осуществляется расчет рейтинга проекта. Учитываются три мультипликатора: наличие подтвержденного финансирования проекта, наличие органа исполнительной власти Ленинградской области — инициатора проекта, управленческая важность проекта. Такой подход позволяет на объективной и сравнимой основе принимать решение о запуске проектов, отсекая неприоритетные или необоснованные.
Рисунок 1. Интеграция проектного управления в процессы управления региономСледующий этап реализации проекта — планирование сроков и контрольных событий, закупок, бюджета, идентификация рисков и способов реагирования на них. В Ярославской области есть успешный опыт реализации этапа планирования и согласования сроков и контрольных событий проекта. Все мероприятия проектов классифицируются на три типа, для каждого из которых выделяется типовой набор контрольных событий. Например, для типа мероприятия «Объект адресной инвестиционной программы» обязательными контрольными событиями будут: определение типового проектного решения, начало конкурсной процедуры по выбору поставщика, заключение государственного контракта на проект, контрольные события на этапах реализации контракта. Важным элементом является неразрывная связь с закупочным процессом региона, которая предопределяет сроки закупочных процедур не «здесь и сейчас», а с учетом требований Закона № 44-ФЗ.
Оценка стоимости проекта и формирование графика финансирования в государственном управлении неразрывно связаны с механизмом финансирования государственных программ. В данном случае интересен опыт Санкт-Петербурга в части использования типовых алгоритмов расчета по видам мероприятий, включаемых в госпрограммы. Мероприятия подразделяются на расходы развития и текущие расходы. Для их расчета применяются методы как восходящего, так и нисходящего планирования, а также сметно-нормативный метод. Использование комбинаций расчетов для разных типов мероприятий проектов позволяет реализовать гибкую систему оценки стоимости с учетом индивидуальных особенностей проектов.
Ключевым в проектной деятельности является этап планирования (оценки) рисков. Именно этот этап методологически и практически меньше всего проработан в регионах. Поэтому опыт Вологодской области в данной сфере особенно ценен. Для повышения качества этапа планирования рисков в Вологодской области фактическое наступление риска учитывается при оценке эффективности проекта. В случае наличия признака риска недостижения планового значения показателя при оценке эффективности плановое значение корректируется на величину допустимого отклонения. В случае нарушения срока наступления контрольного события, вызванного воздействием фактора риска, контрольное событие считается невыполненным и не участвует в оценке эффективности. Таким образом, через оценку эффективности проектов осуществляется мотивация ответственных исполнителей на качественную идентификацию рисков и разработку мероприятий реагирования на них.
Интеграция цифровых потоков региона
Обобщение региональных практик дает возможность сделать вывод: использование автоматизированных механизмов планирования сроков, закупок, бюджета и рисков проекта позволяет унифицировать процедуры планирования с учетом регламентных мероприятий и индивидуальных особенностей проектов, исключить человеческий фактор и связанные с ним ошибки, сделать проекты сравнимыми между собой. Для этих целей в рамках ПК «Управление программами и проектами» настраивается информационное взаимодействие с различными региональными автоматизированными системами для оперативного обеспечения необходимыми данными и аналитикой. Это могут быть системы планирования и исполнения бюджета, региональная контрактная система, системы управления адресными инвестиционными программами, бухгалтерские системы, системы сбора и анализа показателей социально-экономического развития региона. Таким образом, ПК «Управление программами и проектами» становится интегратором ключевых цифровых потоков региона, которые крайне важны на этапе реализации проектов.
Риск-ориентированная 3D-модель мониторинга
Практика показывает, что, осуществляя проектную деятельность, многие регионы очень детально прорабатывают этап планирования проекта, но на этапе его реализации отпускают ситуацию. Причина этому — невозможность в ручном режиме отслеживать многообразие мероприятий, объектов, контрактов, исполнителей, соисполнителей и связей между ними. По статистике, при реализации одного крупного проекта количество объектов контроля и связей между ними доходит до нескольких тысяч. Если же в регионе одновременно реализуется несколько десятков крупных проектов, контроль за всеми их составляющими в существующей ситуации становится очень проблематичным. Информационный вакуум и отсутствие оперативной целостной картины реализации мероприятий программ и проектов на всех этапах приводят как минимум к срыву сроков, а иногда и к закрытию важных, социально значимых проектов.
Рисунок 2. Риск-ориентированная 3D-модель отслеживания реализации мероприятий программ и проектов в режиме реального времени с уникальной технологией «погружения» от индикаторов к исходным даннымРешить проблему позволяет использование предлагаемой в рамках ПК «Управление программами и проектами» риск-ориентированной 3D-модели отслеживания реализации мероприятий программ и проектов в режиме реального времени с уникальной технологией «погружения» от индикаторов к исходным данным. Совмещая показатели стратегий региона и муниципальных образований, тактическую информацию по исполнению государственных и муниципальных программ и оперативную информацию по управлению проектами, модель позволяет сформировать для высшего руководства региона комплексную картинку существующей социально-экономической ситуации в регионе, обеспечить ежедневный мониторинг реализации проектов, проводить всестороннюю оценку деятельности проектных офисов. Наряду с оперативной целостной картиной реализации мероприятий программ и проектов по каждому проекту в режиме реального времени доступна подробная информация по ключевым показателям эффективности, срокам, закупкам и финансированию.
Используемая в ПК «Управление программами и проектами» риск-ориентированная модель наряду с положительными, «зелеными» индикаторами отображает и «красную зону» риска. Это те индикаторы, которые либо уже просрочены — тогда необходимы быстрые корректирующие воздействия, либо находятся в пограничной зоне — тогда требуется пристальное внимание к ним.
Оценка работы проектных команд онлайн
Важно отметить, что успех реализации проекта в первую очередь зависит не столько от комплексной автоматизации процесса управления проектами, сколько от людей, которые принимают в нем участие. От того, насколько участники проекта заинтересованы в результате, насколько эффективна команда, насколько в работе над текущим проектом люди улучшили показатели своей работы над предыдущим проектом.
Одним из способов мотивации проектных команд может стать введение соревновательного эффекта между ними, основанного на открытом рейтинге эффективности программ и проектов. Использование автоматизированных методов планирования, контроля и оценки эффективности проектов на основе ПК «Управление программами и проектами» позволит в режиме реального времени оценивать результаты работы проектных команд, сравнивать их между собой, анализировать ошибки и выявлять положительные практики.
В рамках работы с регионами НПО «Криста» аккумулирует лучшие проектные практики и готово делиться ими для построения систем эффективного проектного управления в регионах России. Мы убеждены в том, что при совместных усилиях с руководством каждого региона и при опоре на уже существующие проектные компетенции можно построить по-настоящему эффективный цифровой регион с использованием механизмов проектного управления.
