Сергей Юрьевич ГОРБАЧЁВ, начальник отдела государственных программ, проектного управления и мониторинга деятельности Министерства финансов РФ
Ведомственный проектный офис входит в состав Департамента проектного управления и развития персонала, который возглавляет О. С. Мухина. Организацию проектной деятельности курирует статс-секретарь — заместитель министра Ю. И. Зубарев. Функции проектного офиса возложены непосредственно на отдел государственных программ, проектного управления и мониторинга деятельности министерства.
Организационная структура проектной деятельности в Минфине России представлена на рисунке 1. Высший орган управления этой деятельностью — Координационный орган возглавляет первый заместитель председателя Правительства РФ — министр финансов А. Г. Силуанов. В состав органа также входят все заместители министра и ряд руководителей департаментов.
Таким образом, руководство министерства напрямую заинтересовано в реализации ведомственных проектов и непосредственно контролирует их исполнение. Организационная структура проекта позволяет определить взаимосвязи между основными участниками и сформировать эффективные коммуникации. Мы начнем с этапов формирования проектного управления, потом поговорим о ресурсах проектного офиса и его основных сервисах, а в конце остановимся на лучших практиках, которые могут заинтересовать другие ведомства.
Переход на проектное управление: основные шаги
Проектные подходы к организации деятельности в Минфине России сформировались задолго до того, как было анонсировано системное внедрение проектных принципов управления в федеральных и региональных органах власти.
Например, в целях конкретизации, приоритизации и непосредственно реализации ключевых показателей эффективности были внедрены отдельные, применимые к условиям работы министерства элементы проектной деятельности. Среди них: ежегодное планирование с указанием конкретного результата, мониторинг контрольных точек внутри каждой задачи, рассмотрение предложений и статуса реализации на коллегиальном органе, возглавляемом министром, премирование по итогам выполнения поставленных задач. Отдельный спектр этих задач включается в ежегодную публичную декларацию для их освещения, общественного и экспертного обсуждения.
РИСУНОК 1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФПроектный метод как инструмент позволяет идентифицировать наиболее актуальные направления деятельности. Мониторинг деятельности отличается широким применением средств визуализации (среди них одним из наиболее популярных инструментов являются календарно-сетевые графики (диаграмма Ганта)).
В 2017 году в Минфине России был сформирован ведомственный проектный офис и проведена стратегическая сессия по проектному управлению, на которой были определены оптимальные форматы проектной деятельности в министерстве.
В целях дальнейшего сопровождения проектной деятельности, в том числе определения параметров и приоритетов для формирования портфеля ведомственных проектов, был создан Координационный орган проектной деятельности. На него возложены функции по одобрению проектных предложений, утверждению паспортов ведомственных проектов, определению кураторов и руководителей проектов, а также полномочия по координации управления реализацией государственных программ Российской Федерации, по которым министерство является ответственным исполнителем.
На следующем этапе была сформирована необходимая правовая и методологическая база, в том числе положение об организации проектной деятельности и комплект методических рекомендаций. Последний охватывает все стадии жизненного цикла проекта, начиная от стадии его инициирования до завершения и постпроектного мониторинга.
Какие ресурсы есть у проектного офиса
В проектном офисе работают 12 человек, но его структура несколько шире формальной: развивать проектную культуру в министерстве и обучать сотрудников других подразделений необходимым навыкам нам помогает отдел профессиональной подготовки и развития персонала нашего департамента. Отдел проводит тренинги, семинары и другие обучающие мероприятия, помогает организовывать обмен опытом с органами власти и организациями, в том числе в формате межведомственных партнерских визитов.
РИСУНОК 2. ВЕДОМСТВЕННЫЕ ПРОЕКТЫСинергия проектного управления, государственных программ, а также обучения и развития персонала в одном структурном подразделении позволяет сформировать методологическую часть и по возможности синхронизировать все инструменты стратегического планирования. Кроме того, за счет этой синергии удается обеспечить развитие компетенций всех участников проектной деятельности.
Только за 2017–2018 годы обучение и сертификацию по проектному управлению в разных организациях, в том числе в Центре проектного менеджмента РАНХиГС, прошли 357 сотрудников министерства (в 2017 году — 190 человек, в 2018-м — 167). Кроме того, все сотрудники проектного офиса и большинство участников ведомственных проектов подтвердили уровень квалификации и включены в единый реестр проектных специалистов в государственном секторе. Некоторые из наших сотрудников также сертифицированы по международным стандартам проектного управления. Таким образом, в Министерстве финансов РФ сформированы компетентный проектный офис и сильная команда проектных специалистов в департаментах, участвующих в реализации ведомственных проектов.
Сервисы проектного офиса
Проектный офис сопровождает реализацию всех ведомственных проектов (рисунок 2) сразу по нескольким направлениям. Мы ведем ежемесячный мониторинг исполнения контрольных событий проектов, консультируем их участников и руководителей, рассказываем о применении различных технологий управления задачами, в том числе гибких методологий (аgile, scrum, канбан и т. д.), а также самостоятельно администрируем ряд проектов. Кроме того, мы предлагаем кураторам и руководителям проектов делегировать нам некоторые функции, например это может быть подготовка отчетов, запросов на изменения и так далее.
Подробная информация о ведомственных проектах доступна на официальном сайте Минфина России в разделе «Проектная деятельность» (minfin.ru/ru/perfomance/projects/departmental).
Теперь перейдем к самой, наверное, интересной части — лучшим практикам. Мы начнем с ежегодного плана деятельности, о котором как об отдельном элементе проектного управления уже упоминалось ранее.
Ежегодное планирование: как это работает
План представляет собой перечень приоритетных задач, которые министр ставит в начале года перед курирующими заместителями министра и департаментами. Каждая задача формулируется по методологии SMART и предусматривает ряд контрольных точек, которые она проходит в течение года. Такой план включает в себя ежегодно около 200 пунктов, которые проходят контроль на уровне министра.
Для стандартизации мониторинга проектный офис подготовил предложения по типовым контрольным точкам. Это получилось сделать еще и потому, что большинство продуктов, которые создаются внутри Минфина, имеют много общего между собой. Как правило, это решения, направленные на создание или изменение систем регулирования: распоряжения и постановления Правительства, федеральные законы, приказы министерства, другие регулирующие акты.
Мы обеспечиваем регулярный автоматизированный мониторинг реализации задач с применением средств визуализации (среди которых календарно-сетевые графики, в том числе диаграмма Ганта). О результатах мониторинга мы докладываем министру и кураторам направлений.
Итоги реализации годового плана и планирование на следующий год рассматривает коллегиальный орган с участием министра, его заместителей и директоров департаментов.
Другие лучшие практики
Стратегическая сессия. Целью установочной стратегической сессии было разработать оптимальный формат внедрения проектной деятельности в ведомстве. Участие в мероприятии приняли министр, его заместители, директора департаментов, руководители подведомственных федеральных служб. Мы привлекли международные консалтинговые компании и российских экспертов, специализирующихся в сфере методологии проектного управления и имеющих опыт его успешного практического применения.
В ходе сессии руководители министерства сформулировали единое видение внедрения проектного управления в ведомстве и еще раз убедились в полезности данного инструмента в управлении комплексными задачами. Масштабные стратегические сессии — важный инструмент целеполагания. Однако для их успеха необходима вовлеченность первых лиц.
Проектный информационный ресурс. В нашем случае специальный раздел на внутреннем портале, который обеспечивает доступ ко всей актуальной информации по проектной деятельности. Это новости, библиотека документов (нормативные документы, презентации, видеоролики, описание новых подходов, обучающие кейсы и так далее), мониторинг плана министерства, лучшие практики, ссылки на полезные информационные ресурсы и многое другое. Пользователям также доступны форум, чат, контактная информация сотрудников проектного офиса и возможность создать свою проектную инициативу — любой желающий может заполнить форму, а мы рассмотрим его предложение. Единое информационное пространство позволяет упростить получение материалов и обмен ими, улучшить внутренние коммуникации.
Глоссарий терминов проектной деятельности. Этот инструмент кажется очевидным и простым, однако он очень важен. Единый словарь помогает участникам процесса говорить на одном языке. Наличие единой терминологии создает благоприятные условия для кросс-функционального взаимодействия в рамках проектной деятельности.
Диагностика вовлеченности персонала. Это анонимный автоматизированный опрос сотрудников министерства, который мы организуем вместе с отделом профессиональной подготовки и развития персонала. Его цель — понять готовность сотрудников к внедрению новых моделей управления, оценить вовлеченность в проектную деятельность, выявить культурные и мотивационные аспекты уровня зрелости проектной деятельности, проанализировать удовлетворенность сотрудников существующей системой планирования, постановки и контроля задач. На основании полученных результатов мы меняем схемы работы, вносим изменения в существующую методологическую базу.
Гибкие методологии управления. Проектный офис организовал внедрение в заинтересованных департаментах гибких методов управления проектами на основе методологии канбан. Это сделано для того, чтобы визуализировать потоки приоритетных задач и повысить эффективность управления ими. Канбан — это метод визуализации с помощью карточек, которые располагают на доске, размеченной специальным образом. Саму доску делят на части в зависимости от целей и сложности решаемых задач. Например, наиболее простым вариантом может быть «что нужно сделать, что находится в работе и что уже сделано».
Канбан — тема для отдельной статьи, поэтому на нем мы подробно останавливаться не будем. Однако скажу, что рекомендую освоить этот метод и внедрить его в деятельность вашей организации (подробнее можно прочитать в статье «Agile, scrum, канбан. Полный путеводитель по гибким методикам», опубликованной в № 4 журнала «Бюджет» за 2019 год, или на сайте издания по ссылке bujet.ru/article/375266.php. — Прим. ред.). Что касается проектного офиса, то мы консультируем по своим гибким наработкам и другие структурные подразделения министерства.
Тематические мероприятия. Проектный офис организовывает внешние тематические мероприятия, цель которых — популяризация подходов к проектной деятельности, обсуждение с профессиональным сообществом перспектив развития проектного управления в государственном секторе.
В числе таких мероприятий — панельная дискуссия на третьем Московском финансовом форуме (проходил в сентябре 2018 года). Она была посвящена особенностям и преимуществам проектного управления в органах государственной власти (видео можно посмотреть на видеохостинге YouTube по ссылке youtube.com/watch?v=d94r-mFv-5k). Участие в обсуждении приняли более 150 человек.
Кроме того, 23–24 октября 2018 года мы провели ведомственную конференцию «Проектная деятельность: региональный аспект». На ней с докладами и презентациями по применению проектного управления в госсекторе выступили ведущие российские эксперты в этой сфере. Цель конференции — развитие диалога с регионами по актуальным вопросам проектной деятельности, информационная и методологическая поддержка финансовых органов субъектов РФ.
Мы призываем коллег из регионов и муниципалитетов принимать активное участие в подобных мероприятиях, обмениваться опытом и изучать лучшие практики проектного управления.
Постановка SMART-задач
SMART (СМАРТ) — это англоязычная аббревиатура. Она расшифровывается как specific (конкретный), measurable (измеримый), achievable (достижимый), relevant (значимый), time bound (ограниченный во времени). Цели, поставленные в рамках методики, должны соответствовать этим пяти критериям.
Справка
Минфин России — призер конкурса «Проектный Олимп — 2018» в основной номинации «Системы управления проектной деятельностью в федеральных, региональных и муниципальных органах власти». Кроме того, в 2018 году Минфин получил высокую оценку от федерального проектного офиса, который изучал уровень зрелости проектной деятельности. Министерство заняло первое место среди других ФОИВ по развитию компетенций и культуры эффективности. Оценка проектного офиса включала пять элементов: стратегическое планирование и управление портфелем проектов, реализация проектов, принятие решений и организационная поддержка, развитие компетенций и культуры, управление стимулированием участников.
Минфин России является партнером открытого всероссийского конкурса «Проектный руководитель», статс-секретарь — заместитель министра финансов РФ Ю. И. Зубарев входит в состав наблюдательного совета конкурса, директор Департамента проектного управления и развития персонала О. С. Мухина является председателем жюри конкурса (больше о конкурсе можно узнать на сайте проектныйруководитель.рф).
