Карьерный успех управленцев, не важно, работают они в частной или государственной сфере, обеспечен не только профессиональными навыками. В портфеле обязательных умений сегодня — управление стрессом и собственной энергией, а также временем. Эта статья написана на основе онлайн-курса по тайм-менеджменту Калифорнийского университета (США) и содержит наиболее простые и интересные рекомендации вуза по повышению продуктивности.
Почти каждый работник государственного учреждения или бизнес-корпорации может рассказать, что такое непродуктивная работа. Давайте посмотрим на очень знакомую всем ситуацию, в которой оказался специалист X.
Это вечер пятницы, и специалист X собирается уходить домой через три часа. Однако до этого ему нужно сдать отчет, который ожидает руководитель. Подготовка материала требует около двух часов. Но сначала специалист X хотел бы разобраться со скопившимися электронными письмами, что также займет около 30 минут.
Среди писем он находит просьбу от коллеги помочь с некоторыми цифрами в документах. Специалист X начинает изучать цифры, анализировать документы... Он находит нестыковки в бумагах и тратит много времени на то, чтобы понять, откуда появились те или иные данные.
В результате, когда специалист вспоминает об отчете для руководства, до времени его сдачи остается один час. Как мы видим, специалист оказался занят непродуктивной работой. Проблема его коллеги не решена, но и его собственные задачи не выполнены.
В примере специалиста X главной проблемой оказалась неправильная расстановка приоритетов. Ему не стоило отвлекаться на задачу коллеги. Она не была срочной. Лучшим вариантом было отложить задачу на фиксированный срок и заняться срочной работой.
К сожалению, навыки планирования и организации собственной деятельности — не врожденные. Они требуют изучения теории и тренировки. В нашей статье мы рассмотрим некоторые из основных элементов тайм-менеджмента: концентрацию на задачах, отслеживание времени, управление коммуникациями, выбор наиболее продуктивного времени. Мы также разберем популярный метод помидора.
Скажите нет мультизадачности
Для российской корпоративной культуры (в том числе и на госслужбе) свойственен миф о необходимости мультизадачности. На самом деле именно одновременное выполнение разноплановых задач — причина низкой продуктивности многих сотрудников, считают в Калифорнийском университете.
Это можно продемонстрировать с помощью простого упражнения. Начертите три колонки на листе. В первую десять раз нужно вписать букву А, во вторую — цифры от 1 до 10, в третью — римские цифры от I до X.
Сначала выполните это задание, заполняя колонки по вертикали и последовательно: закончите с первой, потом со второй, потом с третьей. После этого снова выполните задание, но теперь заполняйте колонки по горизонтали: впишите букву А в первую колонку, потом цифру 1 во вторую, I в третью, снова А в первую и так далее. Вы увидите громадную разницу в скорости выполнения всего задания.
Избежать решения нескольких задач одновременно — самый быстрый способ повысить свою эффективность. Для этого существуют специальные техники.
Одна из них — метод помидора (pomodoro technique), разработанный итальянским студентом Франческо Чирилло в
Каждый помидор посвящен решению одной задачи. На протяжении этого
Метод помидора назван в честь популярного кухонного таймера специфической формы
Если вдруг во время выполнения задачи сотрудника что-то отвлекает, например входящее письмо или приглашение от коллеги пообщаться, он должен постараться продолжить выполнение работы. При этом новую входящую задачу следует записать в специальный блокнот и отреагировать на нее позже, когда помидор закончится.
Чтобы засекать время, сторонники метода рекомендуют использовать тикающий кухонный таймер, однако сейчас есть соответствующие приложения для смартфонов.
Очевидно, что метод подходит не всем. Тем не менее сотрудники с большим числом разноплановых задач могут значительно повысить свою эффективность за счет коротких интенсивных помидоров.
Куда уходит время
Еще один способ повысить производительность — отследить, куда ваше время уходит в течение рабочего дня. Это можно сделать как с помощью заполнения простой таблицы, так и с применением специального программного обеспечения — утилиты для персонального компьютера или мобильного приложения.
В Калифорнийском университете утверждают, что недели для выводов недостаточно — нужен хотя бы месяц. Для отслеживания времени вручную нужно разбить весь рабочий день на 30- или
Когда вы видите картину расхода вашего рабочего времени, вы можете найти резервы и способы модернизации своего графика. Один из неожиданных советов: если вы теряете время на некоторые нерабочие активности (например, развлекательные видео), возможно, следует не отказываться от них, а позволить их себе в ходе коротких регламентированных перерывов.
Майкл С. Добсон в своей книге «Управление группами проектов» (Managing Multiple Projects) предложил концепцию стратегического резерва времени. В результате мониторинга, который мы описали выше, сотруднику следует понять, сколько времени он тратит на выполнение своих потоковых, обязательных обязанностей. Остальное формирует резерв времени, за счет которого может быть сделана специальная, или проектная, работа. Как правило, именно проектная работа нацелена на развитие организации и ваш рост как специалиста.
Управление коммуникациями
Коммуникации — это настоящие пожиратели времени. Любой специалист знаком с ситуацией, когда все, что он делал в течение рабочего дня, — общался с коллегами. В то же время коммуникации необходимы. Грамотная их перестройка позволит повысить продуктивность.
Мы подробно поговорим о коммуникациях по электронной почте. Первая рекомендация — постараться не отвлекаться на каждое новое пришедшее письмо. Вместо этого лучше выделить специальное время (это может быть несколько периодов в течение рабочего дня) для просмотра всех скопившихся за сутки сообщений. В крайнем случае нужно хотя бы дожидаться, когда скопится несколько писем, и тогда проверять их.
Дэвид Аллен, автор книги «Как привести дела в порядок», рекомендует в первую очередь разбираться, сразу удалить письмо или хранить его. При этом письма нельзя копить в одной папке. Письма следует собирать в разных, с понятными названиями, папках. Необходима сортировка как по типу информации, так и по требуемым действиям.
Некоторые письма следует отложить в папки для хранения сведений (например, в них лежат документы, которые могут пригодиться потом). Другие требуют ответа или решения задач.
Когда специалист начинает разбираться с письмами в отведенные для этого периоды времени, Аллен рекомендует сразу выполнить задачи по тем письмам, где это не требует больше двух минут. Если задача требует больше, ее следует записать в свой список заданий, запланировать сроки ее выполнения и отложить письмо в специальную папку.
Кроме того, он рекомендует создать папку «Ожидание». Эта директория хранит письма, для решения задач по которым нужно ждать какого-то события, например ответа. Однако данные о таких письмах также нужно вносить в свой список заданий или календарь, чтобы они не терялись.
Сова или жаворонок?
У каждого есть свое время суток максимальной продуктивности. Это показывают многочисленные наблюдения. Некоторые люди наиболее продуктивны утром, некоторые — поздно вечером и ночью, другие находятся где-то посередине. Время суток, когда работа максимально эффективна, можно вычислить только путем наблюдений за собой.
Скорее всего, у вас не будет возможности отказаться работать в то время, когда вы наименее продуктивны. Выход в том, чтобы запланировать наиболее простые и рутинные задачи на непродуктивные периоды и наиболее сложные задачи — на период максимальной продуктивности.
Если это невозможно, следует научиться максимальной сосредоточенности в периоды низкой активности. Сначала нужно будет двигаться медленными шагами, постоянно перепроверяя, что сделано, и отслеживая свою эффективность. Кроме того, может помочь ментор — человек, который будет напоминать о необходимости закончить определенную работу или отслеживать ваш прогресс в периоды низкой эффективности.
К. В. СУГРОБОВ
