Нередко бухгалтерам приходится не только учитывать покупку бланков трудовых книжек, но и самим их заполнять. При всей простоте бланка трудовой книжки грамотно заполнить его непросто. О распространенных ошибках и о том, как заполнить документ в нетипичных ситуациях, читайте в статье.
В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. Поэтому очень важно, чтобы этот документ был правильно оформлен. Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила). Инструкция заполнения этого документа утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция). Но бухгалтеры зачастую пренебрегают требованиями данных нормативных актов и проявляют «творческий» подход в заполнении трудовой книжки. Итак, в чем чаще всего ошибаются бухгалтеры, вынужденные исполнять обязанности кадровика?
Лишние записи не нужны
Работодатель обязан вести трудовые книжки на сотрудников только в том случае, если они трудятся свыше пяти дней по основному месту работы. Причем если ваше учреждение является стартовой площадкой для трудовой деятельности сотрудника, то обязанность завести книжку ложится именно на вас.
Как оформить титульный лист книжки, подробно рассказано в разделе 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Здесь, как правило, вопросов не возникает, а вот раздел «Сведения о работе» изобилует ляпами. Например, прежде чем оформить первую запись о приеме на работу, бухгалтеры зачастую пишут такую фразу «Стажа до поступления на работу не имел». Такую запись делать не нужно.
Согласно пункту 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
– состоял на военной службе;
– служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
– обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ). Период учебы в вузе в трудовой книжке не указывается.
С записями, сделанными в трудовой книжке при увольнении, работник должен быть ознакомлен под расписку (п. 35 Правил). Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации. В данном случае обращаем ваше внимание на то, что расшифровывать подпись работника и писать «с записью ознакомлен» не надо.
Как показывает практика, в трудовую книжку часто вносят лишние записи. Указывают сведения об испытательном сроке при приеме на работу, принят работник по срочному трудовому договору или на неопределенный срок. Этого делать не нужно.
Дополнительная информация при внесении записи о приеме на работу указывается лишь в том случае, если сотрудник принят в порядке перевода из другого учреждения или по конкурсу.
Обратите внимание! Самая распространенная ошибка: печатью учреждения заверяют подпись сотрудника отдела кадров. Если у вас нет печати отдела кадров, записи работника при увольнении должны заверяться подписью руководителя учреждения.
Не сокращайте и не зачеркивайте
При оформлении раздела «Сведения о работе» бухгалтеры грешат использованием сокращений, забывая, что Правилами установлено, что в трудовой книжке они не допустимы. То есть нельзя писать «Пр.» вместо слово «Приказ». Также нельзя писать сокращенно название организации, например, НИЦ «Авангард», а нужно писать полностью Научно-исследовательский центр «Авангард», и только ниже можно указать его сокращенное название.
Каждый бухгалтер знает, что неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Но вот как правильно сделать исправления, помнят далеко не все, поэтому ошибок здесь делают очень много.
Помните, что в содержательной части трудовой книжки зачеркивать неправильную запись нельзя. Исправлять ошибку нужно так: после последней в соответствующем разделе («Сведения о работе» или «Сведения о награждении») записи под очередным порядковым номером, указывая дату внесения исправления, в графе 3 пишется: «Запись под таким-то номером недействительна». Далее производится правильная запись, а в графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ руководителя.
В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, вносить изменения в трудовые книжки должно то учреждение, в котором сделали неправильную запись. Но в то же время ошибку можно исправить и по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ляп. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме и увольнении работника, справки или иные документы, в которых упоминаются эти приказы (например, личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и др.).
В споре о том, какую статью 77 или 80 Трудового кодекса следует указывать в трудовой книжке при увольнении работника по собственному желанию, поставлена точка. В соответствии с пунктом 15 Правил указано, что при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Кодекса, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. К тому же в пункте 5.2 Инструкции дан пример оформлений записи в трудовой книжке.
Несмотря на то, что ситуация прояснилась, отголоски этой неразберихи еще портят жизнь бухгалтерам. А именно возникает вопрос, что делать с записью об увольнении со ссылкой на статью 80? Ответ однозначный: запись необходимо исправлять. Как это сделать, мы говорили чуть выше.
Дубликат «трудовой» – не ваша проблема
Бывают случаи, когда при оформлении на работу нового сотрудника он заявляет о том, что его трудовая книжка утеряна и просит завести ему дубликат. В данной ситуации бухгалтер должен вспомнить о пункте 31 Правил. В этом пункте указано, что дубликат трудового документа выдается работодателем по последнему месту работы. Так что оформлять дубликат новому сотруднику не придется.
Чтобы получить новую книжку, сотрудник должен заявить о потере трудовой книжки работодателю в письменной форме. Тот в свою очередь обязан в течение 15 дней выдать ему дубликат трудовой книжки.
Дубликат оформляется по общим правилам заполнения трудовой книжки. В него вносятся подтвержденные документами сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данное учреждение, а также имеющиеся в трудовой книжке сведения о работе и награждении (поощрении) по последнему месту работы.
Общий стаж трудовой деятельности записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Эта запись делается на основании данных, содержащихся в форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Затем общий и (или непрерывный) трудовой стаж работы, подтвержденный документами, записывается по отдельным периодам работы. Подтверждающими бумагами являются справки с прошлых мест работы, копии приказов и т.д.
Вопрос
Как правильно оформить трудовые отношения со студентами, пришедшими на производственную практику? Нужно ли заводить на них трудовые книжки?
При наличии вакантных мест (должностей), соответствующих профилю прохождения производственной практики, студенты могут быть зачислены на них в обычном порядке. Рабочие места (штатные должности) должны соответствовать требованиям учебных программ и квалификационным характеристикам получаемой практикантом специальности. В данном случае учащиеся принимаются на работу по трудовому договору, заключенному на определенный срок (ст. 59 Трудового кодекса РФ). При этом на студентов оформляется трудовая книжка в соответствии с требованиями статьи 66 Кодекса, если она не была оформлена ранее.
Учтем и сохраним
Хранить трудовые книжки лучше в алфавитном порядке в ящичках и обязательно в сейфе. При этом не востребованные уволенными работниками трудовые книжки хранятся отдельно от книжек работающих сотрудников.
Каждое учреждение для учета трудовых книжек и вкладышей обязано вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В приходно-расходную книгу вносятся сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием таких бланков (с обязательным указанием серии и номера каждого бланка). Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Также следует вести и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, которые выдаются работникам вновь (в том числе и дубликаты трудовых книжек). Формы этих книг даны в пункте 40 Правил.
Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся учреждением как документы строгой отчетности. Бланки выдаются бухгалтерией лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Обеспечить нигде ранее не работавшего сотрудника бланком трудовой книжки, а также вкладышами к этому документу – прямая обязанность работодателя (п. 46 Правил). Поэтому учреждению время от времени приходится приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей. Однако при выдаче сотруднику бланка книжки или вкладыша в нее учреждение обязано взимать с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение (п. 47 Правил). В связи с этим перед бухгалтером встает актуальный вопрос, как правильно отразить в учете выдачу бланков, а также денег, внесенных сотрудником в кассу? Рассмотрим ситуацию детально.
Пример
Учреждение за счет федеральных средств приобрело бланки трудовых книжек. При приеме на работу нового сотрудника, не имеющего трудового стажа бухгалтер оформил ему трудовую книжку. Стоимость бланка сотрудник внес в кассу учреждения. После этого наличные были сданы на лицевой счет, открытый в органах Федерального казначейства. При оформлении данных операций бухгалтер сделает следующие записи.
Дебет 1 205 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж товаров, работ, услуг»
Кредит 1 401 01 130
«Доходы от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»
– выдан бланк трудовой книжки сотруднику;
Дебет 1 201 04 510
«Поступления в кассу»
Кредит 1 205 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»
– поступили денежные средства в кассу за бланк трудовой книжки (документ ПКО);
Дебет 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг»
Кредит 1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
– отражены указанные средства на лицевом счете учреждения;
Дебет 1 210 02 130
«Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг»
Кредит 1 304 05 226
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг»
– средства перечислены в доход федерального бюджета;
Примечание:
Бланки трудовых книжек являются бланками строгой отчетности и подлежат учету на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Также Инструкцией № 25н определено, что учет бланков строгой отчетности осуществляется в условной оценке один рубль за один бланк. Списание израсходованных, а также испорченных бланков трудовой книжки производится по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).
