Одним из ключевых аспектов современного финансового менеджмента субъекта РФ становится централизация процессов управления средствами. Централизация бухгалтерского учета, продолжающаяся в Ямало-Ненецком автономном округе, дает положительные результаты и создает новые возможности для развития инструментов управления финансами нашего большого северного региона.
Альбина Петровна Свинцова, заместитель губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа‚ директор Департамента финансов ЯНАО, кандидат экономических наук
Начало централизации
Мероприятия по централизации учета в ЯНАО стартовали в 2019 году. Эта сложная и амбициозная задача была поставлена перед нами губернатором ЯНАО Д. А. Артюховым в связи с необходимостью оптимизации управления финансовыми ресурсами региона, повышения прозрачности бюджетных процессов и создания возможностей для внедрения современных информационных технологий для повышения эффективности учетных процессов.
Первоначально мы сформировали всю необходимую нормативную базу. Были разработаны и утверждены региональные правовые акты, регулирующие процесс централизации учета. Распоряжение Правительства ЯНАО утвердило план мероприятий и план-график передачи исполнительными органами государственной власти региона ведения бухгалтерского учета. 25 сентября 2019 года губернатор ЯНАО подписал постановление «О создании государственного казенного учреждения Ямало-Ненецкого автономного округа „Централизованная бухгалтерия органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа“».
Перед новым учреждением встал ряд серьезных задач: поиск опытных специалистов, обладающих необходимыми знаниями и компетенциями, объединение разрозненных информационных систем и обеспечение совместимости данных. Несмотря на сложность поставленных целей, коллектив учреждения проявил ответственный подход и продемонстрировал профессионализм, сумев последовательно решить эти проблемы и заложив прочную основу для дальнейшего развития эффективной системы учета в регионе.
Кадровый вопрос
Среди безусловных плюсов централизации бухгалтерии можно назвать решение кадрового вопроса. Обеспечить все учреждения высококлассными специалистами не так просто, а вот собрать лучших в рамках единого центра — достижимо. В коллектив учреждения вошли высококвалифицированные специалисты, обладающие необходимым опытом и знаниями в сфере бухгалтерского учета и его автоматизации, а также организационными навыками.
Подбор персонала осуществлялся комплексно. Штат набирали два года — по мере роста числа подключенных учреждений, передавших полномочия по ведению бухгалтерского учета. Специалисты проходили тщательную проверку, включавшую оценку уровня квалификации, опыта работы в сфере бухгалтерского учета и управленческих навыков. Некоторые сотрудники имели опыт работы в исполнительных органах власти ЯНАО, однако основной упор делался на профессиональные качества кандидатов вне зависимости от места предыдущей занятости. На данный момент штат насчитывает около 90 специалистов, включая руководителей подразделений, аналитиков, бухгалтеров и технических работников.
Подключение к системе
Менее чем за два года мы осуществили функциональную централизацию ведения бухгалтерского учета в исполнительных органах автономного округа. Была сформирована и внедрена единая учетная политика централизованного бухгалтерского учета. Как первый итог, мы достигли фактического единообразия ведения бухучета. Обеспечена высокая степень цифровизации учетных процедур. Все документы предоставляются в централизованную бухгалтерию для отражения в учете исключительно в электронном виде. Настроены интеграционные механизмы взаимодействия системы бухгалтерского учета с иными государственными информационными системами автономного округа.
На первоначальном этапе мы столкнулись со значительными трудностями, связанными с изучением и стандартизацией внутренних бизнес-процессов в органах власти. Оказалось, что различные департаменты использовали одинаковые термины для обозначения совершенно разных операций, что затрудняло процесс унификации и сопоставления данных. Для обеспечения единого подхода к обработке документации потребовалась масштабная работа по унификации классификаторов и справочников, используемых в органах власти ЯНАО. Настоятельно рекомендую при запуске аналогичных проектов провести тщательный анализ существующих процессов в каждом органе власти, использовать методические рекомендации Минфина России и лучшие практики регионов-лидеров, вести мониторинг соответствия введенных нормативных актов изменениям федерального законодательства.
При запуске проектов по централизации бухгалтерского учета необходимо провести тщательный анализ существующих процессов в каждом органе власти, использовать методические рекомендации Минфина России и лучшие практики регионов-лидеров, вести мониторинг соответствия введенных нормативных актов изменениям федерального законодательства.
Переход на единую централизованную систему позволил региону добиться значительного сокращения расходов на ведение бухгалтерского учета. Были сокращены издержки на содержание отдельных бухгалтерских служб в каждом органе власти. Также экономия достигается за счет технического обслуживания и обновления программного обеспечения на базе единой платформы.
Рисунок. ГИС «Смета ЯНАО»Лучшие практики
Ямал не просто следует общероссийским тенденциям, а выступает пионером во многих вопросах унификации учета, применяя различные инновационные подходы. Важный момент, на котором я бы хотела остановиться, связан с применением единой информационной системы для ведения бухгалтерского учета. ГИС «Смета ЯНАО» была создана с целью обеспечения прозрачности, открытости и подотчетности деятельности исполнительных органов и учреждений автономного округа. Не менее значимо и повышение качества финансового менеджмента за счет формирования единого информационного пространства и применения информационных и телекоммуникационных технологий в сфере централизации ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и формирования бухгалтерской (бюджетной) отчетности.
ГИС «Смета ЯНАО» реализует функции по автоматизации учета основных хозяйственных операций: санкционирование, финансовые и нефинансовые активы, обязательства, администрирование доходов, кредиты, межбюджетные отношения, расчеты по заработной плате, прочие расчеты. ГИС обеспечивает формирование, хранение и обработку информации, необходимой для принятия управленческих решений при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности исполнительных органов автономного округа.
Постановлением Правительства ЯНАО оператором системы определено государственное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа», ответственное за ее эксплуатацию и развитие.
ГИС «Смета ЯНАО» разрабатывалась специально под нужды региона. Создание и разработка собственной информационной системы позволяют гибко адаптировать систему под потребности конкретных государственных структур и оперативно вносить изменения в функционал без ограничений. В условиях полной самостоятельности обеспечивается оперативность процесса развития и настройки функционала системы, внесение изменений и модернизация согласно требованиям законодательства и внутренним нуждам региона. На данный момент ГИС «Смета ЯНАО» детально настроена под конкретные условия и требования ЯНАО.
Конечно, создание собственной ГИС связано с первоначальными затратами на разработку и внедрение, однако преимущества самостоятельного управления системой перевешивают возможные риски. Например, независимая разработка минимизирует риск потери технической поддержки, часто возникающий при эксплуатации продуктов третьих лиц.
Награждение на День финансиста, 2022 г.В рамках проекта с нуля была создана единая информационная среда, реализована интеграция данных более десяти информационных систем. Бухгалтерская система интегрирована с системами государственных закупок, учета имущества, системой кадрового учета, системами учета бюджетных доходов. Развитие интеграционных механизмов является наиболее эффективным способом оптимизации учетных процедур. Соблюдается принцип однократности ввода данных, обеспечивается максимальная достоверность информации.
Искусственный интеллект
В информационной системе бухгалтерского учета применяются технологии искусственного интеллекта, внедрены сервисы, ранее не применявшиеся в бюджетной сфере. Работы по внедрению искусственного интеллекта начались в 2024 году в целях упрощения процесса создания документов, предусмотренных приказами Минфина России.
На данный момент искусственный интеллект внедрен в подсистему «Формирование и обработка электронных документов» ГИС «Смета ЯНАО». ИИ осуществляет распознавание авиабилетов, маршрут-квитанций, представленных в электронном виде, и автоматический ввод данных, необходимых для формирования первичного документа, включая дату и номер документа, дат выезда и прибытия, маршрута следования и стоимости билета. Система может использовать как PDF-документы, так и фотографии или скан-образы в форматах JPEG, BMP, TIFF.
Правительство ЯНАО, стратегическая сессия — 2023, г. СалехардВ рамках развития применяемых региональных информационных систем внедрена технология прямых выплат, связанных с оплатой труда работников и расчетами с подотчетными лицами, на карты «Мир». Технология позволяет оперативно перечислять денежные средства сотрудникам. На региональном уровне данную технологию применяют все исполнительные органы и подведомственные им казенные учреждения.
Департамент финансов автономного округа строго следует принципам клиентоцентричности. На системной основе мы проводим опросы руководителей ведомств, бухгалтеров и других работников. Результаты опросов подтверждают высокий уровень удовлетворенности работой департамента и подведомственного учреждения.
Также мы постоянно отслеживаем передовые практики в нашей сфере деятельности, стремимся их применять и активно делимся с коллегами из других регионов своими наработками и опытом. В дальнейшем мы продолжим развивать нашу ГИС «Смета ЯНАО», а также планируем внедрение дополнительного функционала на основе искусственного интеллекта и донастройку системы для работы на муниципальном уровне.
Поделиться:
