Все больше организаций переходит на централизованный учет, когда один бухгалтерский центр ведет учет сразу для нескольких учреждений. Ранее Асекеевский район Оренбургской области включал в себя бухгалтеров 20 сельских поселений и четыре бухгалтерии, обслуживающие учреждения — администрацию района, финансовый отдел, отдел образования и отдел культуры. Главными препятствиями для их эффективной работы были удаленность сельских поселений, нехватка квалифицированных кадров, а также низкая скорость интернет-соединения для электронного документооборота. Сегодня все эти задачи удалось решить — в районе был создан единый специализированный центр, который объединил все учреждения.
Светлана Степановна Бурова, руководитель финансового отдела администрации Асекеевского муниципального района Оренбургской области
Алгоритм централизации
Формирование централизованной бухгалтерии — это не просто передача документов, а комплексный процесс, требующий определенной подготовки. Для этого необходимо наладить взаимодействие с учреждениями, перенести данные из старых систем учета в новые, провести инвентаризацию, унифицировать формы документов. В Асекеевском районе еще в 2017 году было создано муниципальное казенное учреждение «Централизованная бухгалтерия Асекеевского района Оренбургской области», в котором сегодня работают 33 человека.
Главными препятствиями для эффективной работы централизованной бухгалтерии на начальных этапах стали удаленность сельских поселений, нехватка квалифицированных кадров, а также низкая скорость интернета для электронного документооборота
Процесс централизации, начавшийся семь лет назад, включал несколько этапов. Первый — это организационные мероприятия, а именно:
- издание нормативных документов о создании бухгалтерии;
- разработка положения, определяющего ее работу;
- утверждение структуры и штатного расписания;
- заключение соглашения с обслуживаемыми учреждениями;
- разработка регламентов взаимодействия;
- определение учетной политики;
- разработка должностных инструкций.
Следующий шаг — техническое обеспечение бухгалтерского центра, предполагающее создание инфраструктуры для работы централизованной бухгалтерии. Основные задачи на этом этапе — оборудовать рабочие места компьютерной техникой, создать локальную сеть, обеспечить надежное интернет-соединение, внедрить систему электронного документооборота, настроить специализированное программное обеспечение.
Когда первые подготовительные работы проведены, важно сформировать профессиональную команду бухгалтеров, между которыми четко распределить должностные обязанности, организовать обучение, создать систему взаимозаменяемости.
Четвертый шаг — вместе с командой профессионалов в рамках методологического обеспечения разработать единую учетную политику, создать общий план счетов, стандартизировать процессы учета.
Работа централизованной бухгалтерииДалее в ходе правового регулирования централизации необходимо внести изменения в учредительные документы, заключить новые договоры, актуализировать внутренние нормативные акты. Важно заранее спланировать финансовые расходы, организовать систему финансового контроля.
Безусловно, одним из ключевых этапов централизации является обеспечение информационной безопасности. Она предполагает организацию системы защиты информации, разграничение прав доступа, настройку системы резервного копирования и антивирусной защиты.
Централизованная бухгалтерия активно взаимодействует с учреждениями. Чтобы этот процесс проходил эффективно, нужно организовать каналы бесперебойной связи, создать систему оперативного взаимодействия, определить порядок передачи документов и организовать архив.
По итогу обозначенных этапов перед запуском центра в работу остаются только подготовительные работы — инвентаризация имущества и обязательств, сверка расчетов с контрагентами, формирование передаточных документов и перенос остатков в новую систему учета.
Эффективность
Централизованная бухгалтерия берет на себя абсолютно все бухгалтерские функции. Это не просто расчет заработной платы или оформление отчетов, а полный комплекс работ. Целью работы централизованной бухгалтерии Асекеевского района является выполнение таких задач, как ведение централизованного бюджетного (бухгалтерского) учета, составление бюджетной (бухгалтерской) отчетности обслуживаемых учреждений, обеспечение подготовки документов и расчетов, необходимых для осуществления планирования (исполнения) бюджета. Также бухгалтерский центр составляет и предоставляет отчетность в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистики.
Чтобы централизованная бухгалтерия работала эффективно, важно правильно организовать эти процессы. Для этого руководитель центра М. А. Сутковецкая четко распределила обязанности между сотрудниками; внедрила единый регламент документооборота, чтобы все учреждения работали по одним правилам; настроила внутренний контроль, чтобы ошибки можно было выявить и исправить на ранних этапах; предложила использовать современное программное обеспечение, которое автоматизирует учет.
Коллектив централизованной бухгалтерииСегодня централизованная бухгалтерия отвечает за формирование полной и достоверной информации о деятельности обслуживаемых муниципальных учреждений района, передавших функции по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (бухгалтерской) отчетности. К ее функциям также относится обеспечение соответствия заключаемых договоров лимитам бюджетных обязательств, своевременного и правильного оформления первичных учетных документов и законности совершаемых операций.
Бухгалтерский центр осуществляет контроль за целевым расходованием бюджетных средств в соответствии с утвержденной бюджетной сметой и планом финансово-хозяйственной деятельности. Его специалисты составляют и предоставляют отчеты в финансовый отдел администрации, в налоговые органы, во внебюджетные фонды и органы статистики. Также они участвуют в организации и проведении годовой и периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств обслуживаемых учреждений, своевременно определяя ее результаты и отражая их в учетных документах.
Другие важнейшие функции центра — подготовка документов, материалов, расчетов, необходимых для планирования (исполнения) районного бюджета по обслуживаемым учреждениям в установленных порядках. А также участие в работе по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженностей, проведение экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности.
Как видно из вышеперечисленного, спектр возлагаемых на централизованную бухгалтерию задач весьма широк. Но этим перечнем он не ограничивается. Специалисты учреждения обеспечивают выполнение обязательств по своевременной выплате заработной платы работникам обслуживаемых учреждений, а также других обязательств согласно бюджетной смете и плану финансово-хозяйственной деятельности. В том числе они консультируют работников обслуживаемых учреждений по вопросам хозяйственной деятельности, налогообложения, бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности. Помогают в осуществлении закупок товаров, работ и услуг. Разрабатывают мероприятия по более широкому применению современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля. Представляют интересы обслуживаемых учреждений по доверенности в различных организациях по вопросам бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности. Занимаются хранением первичных учетных документов, регистров бюджетного учета, отчетности, а также бюджетных смет, планов финансово-хозяйственной деятельности, расчетов к ним в соответствии с правилами организации архивного дела. Заключают договоры с подрядчиками и контролируют их выполнение. Следят за соблюдением финансовой и кассовой дисциплины, применяя современные средства автоматизации бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности.
Выстраивание эффективной работы центра бухгалтерского учета предполагает многоэтапность и разноплановость. Но благодаря этому процессу учреждения освобождаются от бумажной рутины, а их сотрудники могут сосредоточиться на своих основных задачах. Все это дает возможность оптимизировать расходы отдельных учреждений и бюджет района в целом.
Поделиться:
