Региональная межведомственная система электронного документооборота (РМСЭД) внедряется в Ямало-Ненецком автономном округе с 2006 года. За это время накоплен серьезный опыт, который может быть полезным для других субъектов РФ, особенно находящихся в восточной части страны.
Началось все с внедрения собственными силами системы электронного документооборота (ЭДО) в администрации и аппарате губернатора автономного округа. Со следующего года к работе подключился основной региональный информатизатор, и в настоящее время все исполнительные органы государственной власти ЯНАО и подведомственные им бюджетные организации работают в единой системе. Не остались в стороне и другие органы государственной власти: в Законодательном Cобрании ЯНАО система внедрена в 2010 году, в Счетной палате региона — в 2011 году, окружная избирательная комиссия и аппарат главного федерального инспектора подключились в 2013 году.
В городе Новый Уренгой соответствующее решение было выбрано самостоятельно, причем годом раньше — в
Выбор всерьез и надолго
На рисунке 1 указано количество не просто подключенных к ЭДО, а реально работающих в системе структур и организаций. Успешный рост системы от одной организации до охвата всего региона стал возможным благодаря тому, что при выборе базовой платформы и продукта такая возможность была предусмотрена изначально. Поэтому, несмотря на то что выбор был осуществлен еще в прошлом веке, все достоинства системы актуальны и по сей день.
Данный вывод совпадает с экспертным заключением самой авторитетной некоммерческой организации в области отечественного делопроизводства — Гильдии управляющих документацией. Используемое нами решение вошло в тройку финалистов рейтинга, подготовленного гильдией. Система обладает целым рядом преимуществ. Притом что идеального решения вообще не существует, наше является лидером по 10 оценочным параметрам из 18. Значимым аргументом в пользу сделанного выбора стала модульная структура — благодаря ей у нас не было необходимости внедрять все и сразу, а можно было сосредоточиться на основных направлениях. До некоторых модулей очередь дошла только сейчас. Это произошло в том числе потому, что по нашему заказу были разработаны и внедрены дополнительные эксклюзивные возможности.
Например, департаментом информационных технологий и связи ЯНАО разработан единый интернет-сервис «Приемная губернатора», реализованный на всех окружных сайтах. Благодаря ему электронные обращения граждан автоматически, без преобразования, сразу попадают в специализированный модуль системы. И это не единственные внешние источники документов. К нам в электронном виде поступают документы от профильных управлений администрации Президента РФ. Все электронные сообщения с официальных ящиков электронной почты правительства ЯНАО и аппарата губернатора также обрабатываются без участия бумажного носителя. Руководство аппарата давно переведено на использование решения, объединившего внутреннюю (Lotus) и внешнюю почту. Аналогичные, но более широкие возможности имеют пользователи мобильных рабочих мест на базе планшетов iPad и Android, которые используют в повседневной работе большинство членов правительства региона, а также главы некоторых муниципальных образований, руководители исполнительных органов и их заместители.
Пространство и рубежи
РМСЭД не только принимает, но и самостоятельно направляет документы. В момент регистрации правовых актов они становятся доступными на региональном портале государственных и муниципальных услуг и функций, направляются для размещения в информационно-поисковые базы данных. Но не только документы являются предметом гласности: на том же портале доступна и вся структура исполнительной власти, актуализация которой происходит из справочных баз РМСЭД.
В настоящее время в аппарате губернатора ЯНАО осуществляются тестирование и подготовка к внедрению целого ряда модулей, находящихся в разной степени готовности (рисунок 2). Их предметные области далеки от чистого делопроизводства. Все эти проекты реализуются на единой программной платформе, возможности которой достаточны для реализации практически любых информационных систем.
Рост системы сопровождается увеличением количества и видов обрабатываемых в ней документов. Еще в 2013 году мы преодолели психологический рубеж в миллион документов и уверенно движемся дальше. Интересно, что органы местного самоуправления, начав позже, работают гораздо активнее. В системе содержится не просто набор документов, это взаимоувязанный их массив, по каждому из которых можно легко проследить всю историю работы с ним.
Единое документационное пространство не ограничивается рамками одного участника РМСЭД. Логика системы такова, что обмен информацией идет постоянно. Органы местного самоуправления, направляя документ в исполнительные органы государственной власти, имеют полные сведения о его получении, регистрации и исполнителях. Справедливо и обратное утверждение.
Принципы работы
Единая система определяет и единство принципов работы с документами, делопроизводства. Де-юре каждый из участников РМСЭД устанавливает правила самостоятельно, но де-факто они едины по всему округу с необходимой долей учета местной специфики. Но не только единство и открытость привнесла система в наше делопроизводство. Компьютерная логика программы заставляет и нас привести в порядок наши документопотоки.
Путь документа до внедрения РМСЭД был извилист и прихотлив. Скорость передачи документа между участниками процесса не спасала его от волокиты. Со временем пришло понимание избыточности некоторых операций. И в настоящее время большинство документов у нас обрабатывается по новой схеме. Время руководителя — слишком ограниченный ресурс, чтобы использовать его для работы, с которой могут и должны справляться его заместители и подчиненные. Свое руководство мы избавляем от информационного шума, предоставляя ему возможность заниматься действительно важными делами, требующими стратегических решений.
С ростом системы увеличилось и количество работающих в ней сотрудников. Они готовят проекты, накладывают резолюции, вносят отчеты об исполнении и так далее. Их достаточно много, но не так много, как хотелось и могло бы быть. Здесь, как и по другим аспектам внедрения и развития системы, лидерами также являются муниципальные образования.
Люди — не только богатство, но и основная проблема нашей системы. Впрочем, на свой счет мы относим проблемы только тех сотрудников, которые хотят использовать современные технологии, понимают и принимают перспективность и необходимость такой работы. В силу ограниченности ресурсов сопровождения проблемы служащих, не желающих работать по-новому, мы относим к их руководству.
Вместе с муниципалитетами
На службы делопроизводства муниципалитетов ныне возложена сложная, но критически необходимая обязанность по формированию единого документационного пространства своего города или района с включением в него не только органов местного самоуправления, но и муниципальных учреждений. Поэтому важное место в нашей деятельности занимает помощь муниципальным образованиям. Основная задача такова — сформировать центры компетенции на местах по всем аспектам использования системы. Одним из таких инструментов и хорошей традицией стали выездные семинары, на которые собираются представители триединой основы нашей системы — делопроизводители, ИТ-специалисты и архивисты. В соответствии с традициями Ямала семинар у нас кочевой, то есть каждый раз проходит в новом месте. Регулярно проводятся окружные видеоконференции, посвященные развитию системы. Профильные специалисты давно преодолели межведомственные рубежи, находясь на постоянной связи друг с другом. Благодаря курсам обучения, регулярно организуемым департаментом информационных технологий и связи, в округе сформировано высококвалифицированное сообщество профильных технических специалистов.
Впрочем, на документационной карте Ямала пока есть и белые пятна. Это администрации поселков, поселений и иных малых населенных пунктов. Практика показала, что с имеющимся решением нам до них не добраться. Спасение возможно только с использованием веб-технологий, а для этого необходим переход на новую версию используемого нами программного продукта. Пока такой замысел не удастся реализовать, существующее цифровое неравенство будет сохраняться.
Без системы нет будущего
Мы вместе добились высоких результатов. Можно сказать, что в одной связке достигли высочайших вершин. Почти все органы власти Российской Федерации подошли к подножию «горы» — создали корпоративные системы. Гораздо реже встречаются решения, объединяющие однородные организации. Еще более редкое явление — подключение к окружным системам муниципалитетов. Их полный охват — единичные случаи.
Совместная работа представительных и исполнительных органов государственной власти и органов местного самоуправления уже делает нашу систему уникальной. Но ко всему этому у нас добавляются государственные и муниципальные учреждения, личное участие высших должностных лиц, Счетная палата, окружной избирком и приемная главного федерального инспектора. Таким образом, в округе создана региональная система, не имеющая аналогов на территории Российской Федерации.
Это не мое субъективное мнение. В 2013 году правительство автономного округа стало победителем конкурса, проводимого в рамках всероссийского профессионального форума ИНФОДОКУМ. Признание авторитетной организации — серьезный аргумент. И в 2014 году наши люди опять стали первыми! Впервые за все годы существования конкурса его выиграли представители сельского муниципалитета. Я считаю, что как минимум половина наших муниципалитетов могла бы принять участие в этом конкурсе с тем же результатом.
Мое глубокое убеждение, что в будущем документов меньше не станет. Бумаг — да, документов — нет. И справляться с растущим объемом информации без использования такого надежного и верного помощника, примером которого является региональная межведомственная система электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, будет просто невозможно.
