Татьяна Васильевна ГОЦКО, доцент кафедры экономики и менеджмента Государственного социально-гуманитарного университета, экс-руководитель Финансового управления Администрации городского округа Коломна
Инновационные методы, доказавшие свою эффективность в бизнесе, можно успешно внедрять в государственном и муниципальном управлении. Эта статья посвящена одному из таких методов — бенчмаркингу. Мы разберем виды и принципы бенчмаркинга, обсудим, как муниципалитет может использовать этот инструмент, и рассмотрим примеры из практики профессионального сообщества финансистов и городского округа Коломна.
В 1950-е годы растущие японские предприятия поставили перед собой цель освоить зарубежные рынки сбыта. Для этого нужно было повысить конкурентоспособность как самой продукции, так и управленческих технологий. Местные специалисты решили изучить теорию управления и передовой опыт известных американских и западноевропейских компаний.
Собранную информацию детально проанализировали. Так японские менеджеры нашли проблемы предприятий и точки роста, где можно было применить передовые по тем временам технологии и методы управления. Модернизация давала значительные конкурентные преимущества. Так была разработана стратегия развития японской экономики. В документ была заложена цель — развитие, опережающее страны-конкуренты.
Методика, использованная японцами около 70 лет назад, стала прообразом бенчмаркинга. Она позволила японским производителям не только внедрить прогрессивные технологии и ноу-хау, но и стать лидерами в конкурентной борьбе за рынки сбыта. Япония заняла лидирующие позиции во многих отраслях: электронике, энергосберегающих технологиях, автомобилестроении и других.
В конце прошлого столетия бенчмаркинг стал обязательной частью бизнес-стратегий во многих корпорациях. Например, применение этой технологии позволило американской корпорации Xerox адаптироваться к новым реалиям ведения бизнеса в условиях падения ее доли на рынке офисной техники.
Что такое бенчмаркинг
Бенчмаркинг — это сопоставительный анализ на основе эталонных показателей. Слово происходит от английского bench — «высота», «уровень» и mark — «отметка» (в произвольном переводе — «следование стандарту»). Это процесс сравнения стратегии, продукции организации и/или другого объекта с аналогичными объектами, стратегиями, процессами, продукцией и т. п., способствующий их постоянному улучшению.
В последние годы существенно выросло количество публикаций, посвященных бенчмаркингу. Тем не менее единого подхода к его определению не сложилось. Давайте посмотрим основные ответы на вопрос, что такое бенчмаркинг:
работа, направленная на улучшение показателей деятельности;
инструмент управления;
непрерывный либо единовременный процесс;
метод управления организацией;
концепция развития;
эффективная управленческая технология.
Этот инструмент предполагает, что муниципальные образования стремятся к непрерывному совершенствованию, поиску новых идей, их адаптации к последующему использованию на практике.
Бенчмаркинг тесно связан с проектной деятельностью. Оба вида деятельности направлены на достижение лучших результатов в условиях временных и ресурсных ограничений за счет создания новых или совершенствования существующих методов и приемов управления.
Цели и виды
Чем бенчмаркинг может помочь муниципалитету? Во-первых, инструмент дает необходимую информацию для своевременного принятия решений, в том числе связанных с текущими трудностями. Он позволяет муниципальному образованию сформировать конкретные цели развития и двигаться к ним. Наконец, бенчмаркинг помогает разработать собственную эффективную модель менеджмента с учетом своих разработок и удачного опыта других.
В муниципальном управлении целесообразно использовать следующие виды бенчмаркинга:
Стратегический — инструмент для определения целей и задач развития муниципалитета. Он позволяет разработать цели не только на основе собственного опыта, но и с учетом достижений лидеров. Важно обеспечить связь стратегического планирования и методов бенчмаркинга при реализации задач, определенных майскими указами Президента РФ.
Функциональный — количественное и качественное сравнение показателей деятельности муниципалитета с образованиями, достигшими наилучших результатов.
Внутренний — сравнительный анализ показателей различных подразделений и учреждений муниципалитета. Его цель — найти лучшие практики и распространить этот опыт. Внутренний бенчмаркинг относительно легко организовать, информация для него всегда доступна.
Инновационный — изучение системы управления организацией для развития инновационной политики и внедрения позитивных изменений.
Как запустить процесс
Как правило, бенчмаркинг состоит из следующих этапов:
понимание собственных проблем, поиск узких мест;
поиск новаций — изучение, анализ опыта других муниципальных образований;
адаптация новаций к условиям вашего муниципального образования;
внедрение наиболее успешных методов и приемов;
мониторинг влияния решений на конечный результат. В случае необходимости внесение изменений.
Чтобы успешно применить этот алгоритм, важно помнить следующее. Бенчмаркинг — это не бездумное преклонение перед чужим опытом. Это искусство трансформации позитивного опыта к конкретным условиям муниципального образования.
Есть ряд других принципов, которые целесообразно соблюдать при применении бенчмаркинга:
непрерывно обновлять информацию, использовать актуальные данные;
создать эффективную и гибкую структуру, отвечающую целям стратегического развития муниципального образования;
обеспечить эффективную комплексность и сбалансированность деятельности. Это касается как органов управления, так и подведомственных учреждений, предприятий;
установить, поддерживать и развивать деловые связи с партнерами.
При внедрении бенчмаркинга на уровне главных распорядителей бюджетных средств и учреждений также следует соблюдать следующие принципы:
достоверность — соответствие отчетных показателей фактическому состоянию;
измеримость— возможность количественной оценки;
взаимность — открытость и доверие в обмене информацией;
аналогия — сходство явлений и процессов;
адаптация — приспособление к реальной ситуации.
Отдельно нужно сказать о роли персонала в успешном применении бенчмаркинга. Тщательный подбор сотрудников с обязательным использованием конкурсных процедур (хотя бы в исполнительные органы власти) становится необходимым.
Кроме того, обязательным становится непрерывное обучение персонала. Это может быть организовано достаточно экономно: сотрудников можно обучать внутри органов власти с привлечением своих специалистов. Можно проводить тренинги, развивающие способности к самообучению. Как правило, при определенных навыках это не занимает много времени, но приносит реальную отдачу.
Особую роль играют гарантии занятости. К сожалению, иногда попытки использовать современные технологии управления наталкиваются на сопротивление отдельных специалистов, которые следуют принципу «чем хуже, тем больше сотрудников утвердят в подразделении и тем выше размер материального стимулирования». При оптимизации структур под сокращения попадают те специалисты, которые стремятся к поиску новаций. При внедрении новых технологий нужно избегать таких ситуаций.
Примеры из госфинансов
Есть много примеров применения отдельных элементов бенчмаркинга в практике государственного и муниципального управления. Так, этот инструмент используют в профессиональном сообществе российских финансистов.
Представители отрасли встречаются и общаются друг с другом на собраниях и заседаниях секций Союза финансистов России. Идеи и решения, которые финансисты обсуждают на мероприятиях, превращаются потом в новые методы управления, технологии, программные продукты.
Другой пример — Всероссийский конкурс «Лучшее муниципальное образование России в сфере управления общественными финансами». Он организован журналом «Бюджет» совместно с Союзом финансистов России при поддержке Совета Федерации РФ. В 2019 году конкурс пройдет в двенадцатый раз. Он стал площадкой не только для оценки участников, но и для обмена мнениями и лучшими практиками.
Элементы бенчмаркинга используют регионы, когда ведут мониторинг и оценивают качество управления финансами в муниципалитетах. С помощью формализованных оценок власти субъектов РФ стимулируют муниципальные образования достигать нужных результатов. Так, бюджет Московской области предусматривает средства на стимулирование лучших муниципальных образований с помощью предоставления иных межбюджетных трансфертов. Эти средства можно использовать в том числе и на внедрение прогрессивных управленческих технологий.
Тем не менее простой мониторинг позволяет оценить только текущую ситуацию. Современный бенчмаркинг несколько шире: он предполагает разработку адекватных методик на основании исследования лучших подходов.
Конкурс главных распорядителей бюджетных средств, который проходил в городском округе Коломна на протяжении нескольких лет, содержал в себе элементы бенчмаркинга. Целью конкурса было стимулирование потребности эффективного использования бюджетных средств. Для этого мы:
разработали требования к показателям результативности;
выделили несколько групп показателей, соответствующих основным направлениям деятельности;
разработали и утвердили методические рекомендации;
подвели итоги мониторинга — они были размещены на официальном сайте.
Победители получили гранты. Они направили часть полученных средств на материальное стимулирование сотрудников.
Тем не менее эта инициатива столкнулась с непреодолимым препятствием. Многие экономические службы отнеслись к конкурсу негативно, так как участие в нем требовало разработки и внедрения целого ряда необязательных (на тот момент) нормативных документов. Стоит отметить, что в настоящее время наличие этих документов используется при оценках качества управления.
Бенчмаркинг — не самоцель
Этот инструмент, конечно же, сам по себе не является самоцелью. Бенчмаркинг может стать реальным механизмом совершенствования муниципального управления, но только если его правильно применить.
Бенчмаркинг требует комплексного использования. Его нужно применять на уровне представительных и исполнительных органов власти (главных распорядителей бюджетных средств) и муниципальных учреждений. В то же время для лучшей эффективности бенчмаркинга он должен быть нацелен на конкретный уровень управления.
Решающее значение имеет поддержка руководителей, их желание и способность внедрять новые подходы и методы в процесс управления, не бояться рисковать, использовать инновации и не останавливаться на достигнутом результате. При соблюдении условий, о которых мы рассказали в этой статье, бенчмаркинг поможет обеспечить успех муниципального образования.
Статья из журнала «Метод» —
издания о государственном и муниципальном управлении
Факторы эффективности бенчмаркинга в муниципальном управлении
Время требует постоянно улучшать качество муниципального управления. От этого зависит удовлетворение возрастающих потребностей жителей.
Передовые достижения можно использовать для дальнейшего развития, но их необходимо адаптировать к конкретным условиям.
Структуры в рамках муниципалитета могут получать награды за достигнутые результаты, что стимулирует к развитию.
Стандарт бенчмаркинга
В России стали применять понятие «бенчмаркинг» с конца 90-х годов прошлого века. Популярность технологии росла, и в настоящее время ее используют в маркетинговых стратегиях предприятий самых разных отраслей.
12 сентября 2017 года Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии утвердило приказом № 1058-ст национальный стандарт основных критериев бенчмаркинга. Документ был создан на основе накопленного опыта и теоретических разработок. Мы рекомендуем тем, кто намерен внедрить бенчмаркинг в управление муниципальным образованием, изучить этот стандарт.
