Ольга Сергеевна МУХИНА, директор Департамента проектного управления и развития персонала Министерства финансов РФ
Функционал по развитию кадрового потенциала в Минфине России возложен на Департамент проектного управления и развития персонала. В своей работе департамент стремится использовать передовые технологии и практики управления человеческими ресурсами, адаптируя их к реалиям государственной гражданской службы, действуя в рамках нормативного поля и учитывая традиции и особенности, которые сложились при осуществлении кадровой работы в министерстве.
В условиях внешних экономических и политических ограничений особое внимание федеральные органы исполнительной власти уделяют вопросу повышения эффективности деятельности. Первоочередной задачей при этом становится выявление и развитие потенциала сотрудников ведомств с целью преумножения и оптимального использования человеческого капитала. Применительно к Минфину России, да и к другим государственным структурам именно высокая экспертиза и вовлеченность персонала, а также создание условий для максимального раскрытия и проявления талантов сотрудников являются залогом качественного осуществления текущей деятельности, определяют характеристики регуляторной среды и способствуют наилучшей реализации ведомством своих стратегических задач.
Стратегическая сессия «Лучшие управленческие практики для решения сложных задач», октябрь 2017 г.Важно отметить, что, по мнению экспертов и исследователей, система нормативно-правового регулирования государственной гражданской службы на сегодняшний день позволяет эффективно справляться с задачами успешного подбора и расстановки кадров. Регулярно выпускаемые Министерством труда и социальной защиты РФ методические рекомендации также формируют качественную методологическую базу для реализации современных подходов к управлению персоналом. Однако каждое ведомство, и Минфин России в этом случае не исключение, имеет свою уникальную, складывающуюся на основе многолетних традиций и специфики осуществляемой деятельности корпоративную культуру, которая во многом определяет социально-психологический климат коллектива и непосредственно влияет на продуктивность работы министерства. В связи с этим, помимо повсеместно внедряемых на государственной гражданской службе кадровых технологий, Департамент проектного управления и развития персонала дополнительно использует лучшие практики управления кадрами, востребованные руководством Минфина России и пользующиеся широким спросом среди его сотрудников.
Диагностика удовлетворенности персонала
В частности, вся деятельность по внедрению новых технологий развития кадрового потенциала ведомства выстроена по принципу программного цикла, который включает в себя ряд мероприятий, носящих основополагающий характер и закладывающих фундамент под всю предстоящую в будущем работу. Все это сопровождается регулярной активностью по управлению изменениями, основанной в большей мере на просвещении, разъяснительных коммуникациях и снятии тревожности у персонала в период значимых нововведений.
В первую очередь на старте нашей деятельности в 2017 году, когда был создан департамент, мы провели масштабный опрос: «Исследование факторов организационного развития». В опросный лист было включено 76 вопросов, направленных на диагностику удовлетворенности персонала взаимоотношениями в коллективе, характером взаимодействия с руководством, имеющимися кадровыми и бытовыми сервисами. Также измерялась готовность сотрудников к внедрению проектного управления в министерстве. Кроме этого, сотрудникам предложили в свободной форме дать свои рекомендации и выдвинуть инициативы по улучшению организации работы в ведомстве.
В опросе приняло участие 79% сотрудников министерства. По результатам анализа полученных данных были выявлены болевые точки, определены те сферы, которые нуждаются в изменениях в первую очередь. Был составлен и перечень сильных сторон организации, на которые кадровая служба могла бы опираться, выстраивая свою работу в будущем. На основе аналитики результатов опроса были составлены среднесрочный и долгосрочный планы необходимых действий. Опрос явился также отправной точкой для планирования первоочередных шагов по изменению ситуации в краткосрочной перспективе.
Представители кадрового резерва на стратегической сессии «Приоритеты работы Минфина России на 2019 год», март 2019 г.Практика проведения подобного исследования стала для нас ежегодной традицией. Мы смотрим, что нуждается в улучшении, отслеживаем динамику изменений по сравнению с прошлыми периодами, а также определяем для себя сферы, на которых необходимо сосредоточить усилия, чтобы создать наилучшие условия для роста эффективности сотрудников и раскрытия их потенциала.
Вовлечение в процесс изменений
После диагностики текущей ситуации перед нами встала задача вовлечь персонал в процесс изменений. При этом было четкое понимание, что без искренней поддержки и вовлеченности лидеров организации — первых лиц министерства сделать это будет проблематично. И тогда был опробован новый для ведомства формат выработки совместных решений — стратегическая сессия с участием высшего руководства организации.
Сессию провели на нейтральной площадке, в условиях инновационного пространства. Это было сделано для того, чтобы переместить руководителей из привычной среды, убрать отвлекающие факторы и стимулировать креативность участников. В мероприятии приняли участие министр финансов, заместители министра, директора департаментов и руководители подведомственных федеральных служб.
Первая стратегическая сессия была посвящена вопросам внедрения проектного управления в министерстве. Участники отметили позитивные стороны свободного формата общения, возможность высказать свою точку зрения в открытой дискуссии, не придерживаясь регламентационных ограничений, свойственных формату традиционных совещаний. Позже для руководства был организован еще ряд стратегических сессий, включая сессию под названием «Стратегия развития персонала Минфина России как ответ на современные вызовы». Практика проведения подобных мероприятий зарекомендовала себя с наилучшей стороны, она будет продолжена и в будущем.
Проект «Кадровый резерв Министра»
Именно на сессии, посвященной стратегии развития персонала, были выработаны основные принципы кадровой политики министерства и приняты решения о реализации ряда инициатив. В частности, по предложению руководителя организации был запущен проект «Кадровый резерв Министра», направленный на выявление и развитие молодых высокопотенциальных сотрудников. В проект включались сотрудники в должности от заместителя начальника отдела и ниже. Участники прошли сложную многоступенчатую процедуру отбора и оценки. Она включала в себя психологическое тестирование, определяющее выраженность личностно-деловых качеств и мотивацию; тесты вербальных и числовых способностей, прогнозирующие обучаемость респондентов; решение рабочих задач в смоделированных ситуациях в рамках индивидуальных ассессмент-центров[1]; решение аналитических кейсов; интервью на выявление ценностей; написание эссе на тему усовершенствования существующих процессов в министерстве; подготовку презентаций по реализации своих инициатив и их защиту перед руководством.
По итогам всей совокупности отборочных мероприятий статус резервиста присвоен 38 сотрудникам. Для них в 2018 году была реализована экспресс-программа развития компетенций, включавшая в себя семь тренинговых модулей. В настоящее время программа «Кадровый резерв Министра» продолжается. В нее входят более углубленные обучающие мероприятия, работа в проектах по реализации предложенных инициатив, командообразующие (в том числе межведомственные) мероприятия, работа с закрепленными наставниками из числа высшего руководства министерства.
Проект «Обмен компетенциями»
Упомянутая выше стратегическая сессия дала старт и проекту «Обмен компетенциями». Проект включает следующие активности: выступления представителей департаментов в формате внутреннего лектория перед аудиторией сотрудников министерства по интересным для них темам; викторину на портале по вопросам, связанным с функциональной деятельностью того или иного департамента; обсуждение важных тем на форуме в рамках внутреннего портала министерства; создание и размещение на портале визитных карточек департаментов (в будущем планируется создание ознакомительных и адаптационных видеороликов про структурные подразделения ведомства). Инициатива «Обмен компетенциями» пользуется широкой популярностью у сотрудников Минфина России.
Совершенствование классики
Если говорить о традиционных процессах управления персоналом, то и их нам удалось усовершенствовать и добавить столь необходимую в нашем быстро меняющемся мире проактивность. Мы осуществляем работу по повышению привлекательности бренда работодателя, участвуя в различных мероприятиях, которые организуют ведущие образовательные учреждения страны («Дни карьеры», «Дни открытых дверей» и т. д.). Министерство стремится выявлять и привлекать талантливую молодежь на ранних этапах карьерного становления. Мы активно принимаем студентов на практику и стажировку. Лучшие из них остаются работать в ведомстве и делают успешную карьеру.
Начать работу в министерстве, придя со студенческой скамьи на начальные позиции, — это всего лишь один из путей трудоустройства в Минфин России. Наибольшей популярностью среди механизмов поступления на государственную гражданскую службу пользуются конкурсы на включение в кадровый резерв.
Изучив действующую практику, мы несколько усовершенствовали процесс привлечения персонала. Так, мы составили ежегодно утверждаемый график проведения конкурсов, увеличив их частоту. В целях повышения качества отбираемого персонала внедряем в конкурсные процедуры новый инструментарий оценки. Для проведения оценки соответствия кандидатов квалификационным требованиям используется тест профессиональных знаний по профилю того департамента, куда заявился претендент. Данный тест в обязательном порядке включает в себя также вопросы на знание законодательства о государственной гражданской службе, антикоррупционного законодательства, конституционного права, вопросы на владение русским языком и информационными технологиями. Для удобства департаментов, выставляющих свои позиции на конкурс, мы разработали внутреннюю библиотеку профессиональных вопросов для составления набора тестовых заданий.
Кроме этого, в соответствии с единой методикой проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы РФ и включение в кадровый резерв, утвержденной постановлением Правительства РФ от 31 марта 2018 года № 397, в настоящее время мы внедряем в процедуру конкурса инновационный инструментарий, направленный на оценку личностно-деловых качеств кандидатов (тесты, групповые дискуссии, индивидуальные собеседования, написание эссе и т. д.). Для того чтобы у всех было единое понимание критериальной базы, по которой осуществляется оценка, приказом министерства с учетом методических рекомендаций Минтруда России утверждена модель компетенций (личностно-деловых качеств) сотрудников Минфина России. В нее вошли такие компетенции, как стратегическое мышление, командное взаимодействие, персональная эффективность, гибкость и готовность к изменениям, а также лидерство и принятие управленческих решений. Для каждой компетенции представлено поуровневое описание поведенческих проявлений. Модель используется при оценке как внешних кандидатов, так и действующих сотрудников в рамках внутренних проектов. На основе модели компетенций строится система навыкового обучения для кадрового резерва. По результатам анализа оценочных мероприятий делается вывод о том, какие компетенции у сотрудников нуждаются в приоритетном развитии.
Привлечь лучших
При всем вышесказанном, наш департамент при подборе кадров не ограничивается пассивным привлечением персонала, выставляя позиции на конкурс и ожидая отклика от сотрудников и граждан. Наша цель — привлечь лучших в своих сферах деятельности, а это возможно сделать, только осуществляя проактивные действия. Мы используем различные инструменты рекрутмента для обеспечения потока кандидатов на конкурс: ищем кандидатов на различных сайтах, посвященных поиску работы, в профессиональных сообществах в социальных сетях, на различных специализированных мероприятиях (конференции, семинары и т. д.). Например, через последний из названных инструментов, а также через конкурсные процедуры к нам чаще всего попадают талантливые специалисты из регионов и муниципалитетов.
При этом мы стремимся соблюсти баланс между внешним наймом и взращиванием своих сотрудников. В министерстве много перспективных и амбициозных людей, которые благодаря созданным условиям для раскрытия их потенциала действительно растут как профессионально, так и карьерно. Главное требование — это реальные достижения и мотивация приносить пользу стране и обществу.
Кроме прочего, мы пытаемся обеспечить для новых сотрудников комфортные условия для вхождения в должность. Стремимся закреплять за ними наставника на адаптационный период, проводим специализированные вводные курсы, снабжаем необходимыми информационными материалами и брошюрами для новичков.
Обучение сотрудников
Много внимания в министерстве уделяется развитию системы обучения сотрудников. Наравне с централизованными программами дополнительного профобразования, которые реализует Министерство труда и социальной защиты РФ, предлагаем сотрудникам различные программы по развитию управленческих навыков (например, ситуационное лидерство, стратегическое мышление и т. д.), универсальных деловых компетенций (например, навыки публичных выступлений, проведения переговоров и т. д.), технических навыков (например, работа в MS Excel, Power Point и т. д.).
Мы стремимся повышать качество кросс-функционального взаимодействия сотрудников, налаживать связи между департаментами, ведь от этого напрямую зависит эффективность совместной работы. Так, на регулярной основе проводим мероприятия, которые уже стали частью корпоративной культуры Минфина России. Каждый департамент два раза в год выезжает в подведомственный учебно-оздоровительный центр и при нашем содействии участвует в командообразующих мероприятиях или тренингах по личностному развитию. Ежегодно в августе мы проводим для сотрудников культурно-спортивный праздник «День финансиста на Икше». Это масштабное командообразующее мероприятие уже стало хорошей традицией. Также многие сотрудники участвуют в разного рода спортивных событиях, так как мы сотрудничаем с центральным спортивным клубом финансово-экономических органов России и организуем с ним совместные мероприятия.
Сбалансированный кадровый состав
Все это, а также целый ряд других практик позволяют создавать условия для развития кадрового потенциала Минфина России, делая работу в министерстве привлекательной для сотрудников. Коэффициент текучести кадров за 2018 год составил 9,9% от годовой штатной численности, что ниже, чем во многих других министерствах, и значительно ниже, чем в компаниях коммерческого сектора. По сути, эта цифра свидетельствует только о естественной сменяемости небольшой доли кадрового состава.
Сотрудники министерства востребованы на рынке труда как другими госорганами, так и бизнес-структурами, но чаще предпочитают оставаться и работать в Минфине России, так как здесь они получают то, что невозможно найти ни в одной другой организации. По результатам проведенного в 2018 году опроса можно выделить те мотивирующие факторы, которые в наибольшей степени привлекательны для сотрудников: стабильность организации, масштабность и значимость решаемых задач, уровень ответственности, востребованность, возможность наилучшим образом использовать собственные навыки и компетенции, возможность профессионального роста, престижность работы в Минфине России.
Принципы и ценности
Резюмируя все вышесказанное, хотелось бы еще отдельно сказать о принципах и ценностях, которые мы исповедуем в своей работе. При формулировании стратегии организационного развития мы, с одной стороны, старались учитывать глобальные тренды в управлении персоналом. Такие как делегирование, наделение полномочиями, командная работа, снятие ограничений и излишней зарегулированности, создание условий для накопления и передачи профессиональных знаний, фокусировка на качестве выпускаемого продукта или услуги, постоянное совершенствование, оптимизация и реинжиниринг процессов.
Но недостаточно просто провозгласить определенные ценности, важно, чтобы соответствующие принципы вошли в нашу жизнь, стали ежедневной практикой. И здесь определяющим является ответственность сотрудников — насколько каждый на своем рабочем месте может взять ответственность за соблюдение декларированных принципов.
Стратегическая сессия «Приоритеты работы Минфина России на 2019 год», март 2019 г.Также при внедрении современных практик управления персоналом важно поддерживать и укреплять сильные стороны министерства. Такими сильными сторонами являются стабильный кадровый состав, колоссальный накопленный опыт и знания, которые так важно сохранить, наладив обмен компетенциями между сотрудниками. Наличие четкой иерархии и субординации в сочетании с достаточно демократичным стилем общения руководителей с подчиненными — также одно из преимуществ корпоративной культуры министерства. Оно позволило в кратчайшие сроки внедрить принципы проектного управления, достаточно было привести проектные роли в соответствие с организационной структурой. Таким образом, мы не попали в ловушку, как многие другие организации, которые потерпели неудачи при внедрении проектного подхода, так как вместо слаженной работы над задачами по проекту они занимались выяснением, кто старший в проектной команде.
Еще одной сильной стороной министерства является способность ставить перед собой амбициозные цели, часто выходящие за рамки возложенных полномочий, и последовательно добиваться их решения. На традиционной сессии подведения итогов года часто можно услышать такой отчет департаментов: мы добились решения Правительства РФ о возложении необходимых полномочий на Минфин России и выполнили поставленную задачу. Таким образом, умение ставить амбициозные задачи, не ограничиваясь рамками текущих полномочий, и есть один из секретов успешной работы министерства.
Стратегический подход к работе с персоналом
Минфин России — один из тех федеральных органов исполнительной власти в России, кто внимательно следит за современными управленческими практиками и не боится их применять. Стремление к совершенствованию — это то, что делает работу министерства живой, актуальной, нацеленной на результат. Так, при создании департамента проектного управления и развития персонала задача изначально ставилась шире, нежели просто обеспечение внедрения современных методов работы с персоналом, направленных на удержание, мотивирование и эффективное администрирование государственных гражданских служащих. Важное отличие — это стратегический взгляд на работу с кадровым потенциалом, понимание, что эффективное использование ключевого ресурса министерства невозможно без полного цикла управления персоналом, начиная от постановки, приоритизации задач, далее — обеспечения выполнения этих задач сотрудниками, обладающими требуемыми компетенциями, построения системы мониторинга и контроля за ходом реализации, материального и нематериального стимулирования. В связи с этим в деятельности нашего департамента логично сочетается работа по организации проектного управления, администрирование госпрограммы Минфина России, координация принципов открытости в министерстве и работа, направленная на администрирование, привлечение, удержание, обучение и развитие сотрудников.
Руководители активно вовлечены в обсуждение и выработку приоритетных направлений развития министерства. При энергичном участии высшего руководства министерства были определены критерии отнесения задач к проектам, сформирован коллегиальный орган проектной деятельности, на котором в дальнейшем были рассмотрены проектные инициативы и приняты решения по составу портфеля проектов министерства.
Департамент также ставит перед собой задачи дальнейшего совершенствования внутренних процессов министерства. Мы начали работу в этом направлении с инвентаризации и упрощения отчетности. Запустили единую форму мониторинга, где можно видеть исчерпывающий перечень задач департаментов министерства и вносить информацию по их реализации. За счет этого упрощается как контроль хода исполнения задач руководителями министерства, так и процесс подготовки отчетов для внешних пользователей.
Таким образом, реализуя различные практики по организационному развитию, мы стараемся не упускать из внимания одну простую, но очень важную вещь — департамент проектного управления и развития персонала расценивает себя как партнера, призванного прийти на помощь другим департаментам и всем сотрудникам министерства в вопросах самореализации и максимального раскрытия потенциала. Мы стремимся повысить эффективность каждого сотрудника и министерства в целом.
[1] Ассессмент-центр, центр оценки (от английского assessment center) — один из методов комплексной оценки персонала, основанный на использовании взаимодополняющих методик, ориентированный на оценку реальных качеств сотрудников.
