Евгения Юрьевна ТАЛЛЕР, начальник Департамента проектного управления и государственных программ Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области, руководитель Центрального проектного офиса
Система проектного управления в Ленинградской области — одна из самых первых среди регионов России, ее внедрение началось еще в 2016 году. В статье мы разберем функции проектного офиса в регионе и работу команд, примеры региональных проектов и обучение сотрудников. Мы также поговорим о практике отбора инициатив — «проектном сите».
Как работают проектный офис и проектные команды
Центральный проектный офис — это структурное подразделение Комитета экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградской области. Офис выполняет несколько функций. Во-первых, он обеспечивает общую координацию и мониторинг реализации приоритетных, отраслевых и региональных проектов.
Кроме этого, он разрабатывает информационно-методологические документы и материалы по управлению проектами с учетом лучших практик. Офис также готовит правовые акты, планы и программы, направленные на регулирование и совершенствование процесса управления проектами в органах исполнительной власти Ленинградской области, а впоследствии обеспечивает принятие этих документов.
Штатная численность офиса составляет пять человек. За каждым сотрудником закреплено направление, в рамках которого он координирует приоритетные, отраслевые и региональные проекты. Например, это может быть «Образование» или «Международная кооперация и экспорт». Кроме координатора, за каждым проектом закреплены куратор, руководитель, администратор и ответственные участники.
Координатор осуществляет методологическую поддержку куратора, руководителя, администратора проекта и членов его команды, согласование проектных документов в части соответствия методологии, мониторинг исполнения контрольных точек, принимает активное участие в совещаниях по проекту, заседаниях организационного штаба и проектных комитетов.
Сотрудники Центрального проектного офиса тесно взаимодействуют с представителями других комитетов. Также одна из задач координатора — обеспечить такое сотрудничество всех участников команды проекта, чтобы все необходимые мероприятия были реализованы без пропуска контрольных точек. Участники проектов работают в режиме постоянных встреч, живого обсуждения и генерации новых идей. Постоянная слаженная работа команды — это одна из составляющих его успешной реализации.
Уровни системы управления проектами
Одно из важных направлений нашей работы — региональные проекты, направленные на реализацию национальных целей, утвержденных майским указом Президента РФ. Проекты затрагивают разные сферы социально-экономического развития региона — от демографии и здравоохранения до развития экспорта и малого бизнеса.
В этом году Правительство Ленинградской области реализует 52 проекта. Каждый включает в себя план мероприятий, направленный на достижение глобальных результатов и целевых показателей.
У нас действует двухуровневая система управления проектами: они могут быть приоритетные (с участием губернатора Ленинградской области) и отраслевые. На губернаторский уровень попадают стратегически значимые проекты, «локомотивы».
На конец июля 2019 года у нас в реестре 11 приоритетных проектов:
-
программа проектов «Улучшение инвестиционного климата в Ленинградской области»;
-
программа проектов «Развитие цифровой инфраструктуры инвестиционно-строительной сферы Ленинградской области»;
-
строительство инновационного высокотехнологичного многофункционального медицинского комплекса;
-
комплексное развитие дорожно-транспортной инфраструктуры Бугровского, Муринского и Новодевяткинского сельских поселений;
-
cоздание системы обращения с твердыми коммунальными отходами на территории Ленинградской области. На первом этапе запланировано проектирование и строительство объекта по переработке и размещению отходов в Гатчинском муниципальном районе;
-
единый водоканал области;
-
реконструкция и капитальный ремонт объектов системы централизованного водоснабжения «Ладожский водовод»;
-
туристско-рекреационный кластер в селе Старая Ладога Волховского района;
-
город-музей на территории Выборга;
-
создание Центра профессиональных компетенций Ленинградской области;
-
организация суперсервиса «Рождение ребенка».
Отраслевые проекты также важны, но их можно реализовать в рамках отраслевых проектных комитетов под кураторством заместителей председателя Правительства Ленинградской области. Например, к таким проектам можно отнести строительство бассейна, создание МФЦ для бизнеса, перевод службы занятости в электронный вид, коммуникационную стратегию Ленобласти, внедрение отраслевых концепций регулирования и тому подобные мероприятия. Их стоимость обычно не превышает миллиарда рублей, они носят локальный характер.
«Проектное сито»: как мы отбираем проекты
Около двух третей проектов инициированы проектным офисом на основании стратегии развития региона, еще около трети предложений поступают от органов исполнительной власти.
Центральный проектный офис стал родоначальником инструмента для оценки проектов — так называемого проектного сита. С помощью него мы принимаем решение, стоит ли относить его к приоритетному или отраслевому. Система оценки позволяет «просеять» деятельность Ленинградской области и отобрать наиболее крупные и важные проекты.
«Проектное сито» включает в себя семь критериев: стратегическая важность, инновационность/рискованность, доля частного капитала в объеме инвестиций, объем затрат из областного бюджета, количество задействованных органов исполнительной власти Ленинградской области, уровень заинтересованности в проекте (федеральный, областной, местный), влияние на социально-экономическое развитие региона.
По каждому из критериев проект может получить от нуля до трех (в некоторых случаях — до двух) баллов. Например, при объеме затрат более миллиарда рублей проект получает оценку в два балла, при расходах от 100 миллионов рублей до миллиарда — один балл, до 100 миллионов рублей — ноль.
Количество баллов, полученных после сложения результатов по критериям, умножается на мультипликаторы. Их три: наличие подтвержденного финансирования проекта, наличие органа исполнительной власти Ленинградской области — инициатора проекта, управленческая важность (ее определяют организационный штаб или проектный комитет). Например, при отсутствии подтвержденного финансирования проекта первый мультипликатор дает результат ноль. Такой проект получит нулевую итоговую оценку и не будет принят — практика показывает, что он нежизнеспособен.
На основании полученного рейтинга мы принимаем решение, какие проекты попадут в работу. Ежегодно мы «просеиваем» через систему оценки более сотни проектных инициатив. Методика «проектного сита» была оценена по достоинству проектными офисами многих субъектов России, и они начали применять ее.
Развитие компетенций
Наши сотрудники постоянно совершенствуют свои знания в сфере проектного управления. Обучение проходит по нескольким направлениям. Во-первых, это сертификация в области проектного управления «ПМ Стандарт». Во-вторых, это программы повышения квалификации.
Так, 17 июля текущего года Центральный проектный офис совместно с аппаратом губернатора и правительства начал обучение госслужащих региона по программе повышения квалификации «Управление проектами в органах власти: углубленные знания». Обучение проходит на базе Северо-Западного института управления РАНХиГС. Спикерами выступают советник руководителя Аналитического центра при Правительстве РФ П. Л. Шестопалов и начальник управления проектного менеджмента центра И. В. Винокуров.
Образовательные курсы предполагают несколько этапов и включают в себя как очный модуль, так и дистанционный. Кроме сотрудников проектного офиса, в них принимают участие сотрудники других структурных подразделений Администрации Ленинградской области. Всего планируется обучить 107 госслужащих.
Переход на agile
Следующий этап развития проектного управления в области — внедрение гибкой системы управления проектами, или agile. Эта система отличается от традиционных методов управления тем, что легко подстраивается под заявленные условия и требования заказчика.
Agile быстро запускается, моментально реагирует на изменения. Гибкие методики направлены на качественную и эффективную работу команды проекта. Применение этих технологий на госслужбе — это уникальный опыт, отвечающий ритму современной жизни (об опыте внедрения agile на госслужбе читайте в текущем номере в статье руководителя управления Пенсионного фонда России в Кировском и Промышленном районах Самары Е. Н. Крюнькина. — Прим. ред.). Безусловно, и дальше система проектного управления в области будет динамично развиваться.
Сразу же после создания отдела проектного управления команда Центрального проектного офиса приняла участие в одном из самых престижных российских конкурсов по проектному управлению — «Проектном Олимпе». Мы заняли в нем второе место в номинации «Системы управления проектной деятельностью в органах власти регионального и муниципального уровня и подведомственных организациях». Через год мы подтвердили и повысили свой статус, заняв уже первое место в номинации. В следующем году также планируем участие в «Проектном Олимпе» в новых номинациях.
