УФК по Свердловской области: работа в условиях пандемии

Алексей Юрьевич ПАНТЕЛЕЕВ, руководитель УФК по Свердловской области

Татьяна Александровна СТАВРОВА, начальник отдела внутреннего контроля и аудита УФК по Свердловской области

УФК по Свердловской области (далее — Управление) согласно организационно-штатной структуре управлений Федерального казначейства по субъектам РФ входит в число управлений первой группы, соответственно, наделено максимальным объемом полномочий, которые могут реализовываться на уровне территориальных органов. Приостановить деятельность такой организации означало бы блокировать выполнение участниками финансовых правоотношений жизненно необходимых процессов. В период эпидемии перед Управлением встал вопрос обеспечения бесперебойной работы функциональных структурных подразделений.

Ограничительные меры

Во исполнение поручений Президента РФ и Правительства РФ, указаний Минфина России и Федерального казначейства, рекомендаций Минтруда России, МЧС России Управление выполнило комплекс действий. В частности, был подготовлен ряд организационно-распорядительных документов, которые:

• определили ответственных за проведение мероприятий по обеспечению устойчивого и бесперебойного функционирования Управления в период распространения коронавирусной инфекции;
• утвердили перечень должностей федеральных государственных гражданских служащих Управления и работников, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, которые могут дистанционно исполнять должностные обязанности без ущерба для эффективности функционирования Управления;
• закрепили порядок организации работы в условиях дистанционного исполнения должностных обязанностей сотрудниками Управления. Речь идет прежде всего о приказах Управления от 25 марта 2020 года № 366 «Об организации работы в условиях дистанционного исполнения обязанностей сотрудников Управления Федерального казначейства по Свердловской области» и от 3 апреля 2020 года № 384 «Об организации работы Управления Федерального казначейства по Свердловской области по предупреждению распространения коронавирусной инфекции (COVID-19)»;
• обеспечили принятие предупредительных санитарных мер, направленных на нераспространение инфекции.

Кроме того, были приняты меры по ограничению доступа посетителей в здание Управления и одновременно обеспечена возможность взаимодействия представителей референтных групп Управления с сотрудниками структурных подразделений (в необходимых случаях). Также оценена возможность перевода сотрудников Управления на удаленный режим работы и определен их перечень, а также перечень специалистов, обеспечивающих бесперебойное функционирование Управления на своих рабочих местах.

По организации удаленного доступа были подготовлены инструкции, для сотрудников Управления проведены соответствующие обучающие мероприятия. Сотрудники получили программное обеспечение для организации защищенного канала связи с использованием средств криптографической защиты информации. Был организован ежедневный контроль работы Управления в период действия ограничений и предоставление оперативной информации в центральный аппарат Федерального казначейства. Под непосредственным контролем руководителя Управления осуществлялся ежедневный мониторинг состояния дел в Управлении.

На удаленке

Благодаря четкой, скоординированной работе отдела режима секретности и безопасности информации, информационных систем, отдела государственной гражданской службы и кадров перевод сотрудников на удаленный режим работы не сопровождался наличием блокирующих проблем. Текущие вопросы, связанные с подключением технических/программных средств, получением ключей электронной подписи, решались достаточно оперативно. Безусловно, нагрузка на специалистов соответствующих направлений в данный период существенно увеличилась. Однако сотрудникам, переводимым на удаленный режим работы, сам переход не доставил особых трудностей и занимал в среднем два дня, включая оформление заявления, получение сертификата электронной подписи и удаленное подключение к автоматизированному рабочему месту.

По данным мониторинга, проводимого кадровой службой Управления, перевод сотрудников на удаленный режим работы начался в конце марта. 26 марта 2020 года на удаленную работу были переведены первые пять человек. В последующие дни динамика была примерно следующей: 60 человек / 90 человек / 170 человек и т. д. По состоянию на 2 апреля 2020 года на удаленку было переведено 35% от общей штатной численности Управления, включая территориально удаленные отделы, расположенные в муниципальных образованиях области.

В первую очередь на удаленную работу были переведены сотрудники, попадающие в группу риска. Это беременные женщины; женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет; сотрудники, достигшие пенсионного возраста. Также на удаленную форму перевели сотрудников тех структурных подразделений Управления, функционал которых в меньшей степени связан с необходимостью использования прикладного программного обеспечения, в частности контрольно-ревизионный блок. Постепенно на удаленный режим работы стали переходить сотрудники и других отделов Управления.

19 мая 2020 года доля сотрудников, работающих в режиме удаленного доступа, составила 56% от общей численности Управления. При этом дистанционно выполняли работу 44% сотрудников отделов, расположенных по месту нахождения Управления (без учета сотрудников расходного и контрольно-ревизионного блока Управления); 81% сотрудников контрольно-ревизионного блока Управления; 65% сотрудников расходного блока Управления (без учета сотрудников территориально удаленных отделов Управления); 57% сотрудников территориально удаленных отделов Управления.

В офисе

Конечно же, стопроцентный перевод сотрудников Управления на дистанционный режим работы не представляется возможным. Речь идет, например, о частичном выполнении отдельными структурными подразделениями Управления функционала в закрытом информационном контуре, обеспечивающем сбор, обработку, хранение, представление информации, содержащей сведения, составляющие государственную тайну (отдел обслуживания силовых ведомств, отдел ведения федеральных реестров, отдел бюджетного учета и отчетности). Кроме того, нельзя в полном объеме исключить непосредственное взаимодействие с внешней средой (прием входящей корреспонденции, прием исполнительных документов, прием клиентов по вопросам получения электронной подписи, кадровая работа и т. д.). Тем не менее Управление приняло меры по максимальному ограничению работы с бумажными носителями и перемещения лиц в здании Управления. Организована предварительная обработка документов на бумажных носителях, поступающих из внешней среды, посредством ультрафиолетовых бактерицидных облучателей (рецеркуляторов) закрытого типа.

Для взаимодействия представителей референтных групп Управления с сотрудниками, исполняющими обязанности дистанционно, настроена автоматическая переадресация вызовов со стационарных рабочих телефонов на рабочие и личные мобильные телефоны соответствующих сотрудников. На официальном сайте Управления размещены рекомендации направлять обращения в электронном виде с использованием функционала сайта. Также клиентам Управления были направлены информационные письма уведомительного характера о порядке работы Управления в данном периоде.

Оценка — на уровне

Обращений, жалоб от клиентов Управления на предмет ухудшения качества выполняемого структурными подразделениями Управления функционала, в том числе качества предоставления ИТ-услуг службами сопровождения, не поступало. Внешняя оценка деятельности Управления осталась на прежнем уровне.

Еженедельно в режиме аудио- и видео-конференц-связи проводились оперативные совещания по текущим вопросам деятельности, в том числе с участием начальников отделов, созданных для исполнения функций Управления на территориях Свердловской области. Заседания оперативного штаба Управления проходили ежедневно. В онлайн-режиме состоялись итоговое заседание коллегии Управления и совещание Совета руководителей территориальных органов Федерального казначейства в Уральском федеральном округе. Кроме того, в данный период в дистанционном режиме Управление продолжало взаимодействовать с внешней средой, например участвовало в образовательном процессе Уральского государственного экономического университета в рамках договора о научном сотрудничестве. В целом сбоев в работе Управления, связанных со сложившейся эпидемиологической ситуацией в стране, допущено не было, что говорит о его готовности к работе в подобных условиях.