В условиях распространения COVID-19 встала задача обеспечить функционирование финансовых органов минимальным числом работников офлайн, остальным было необходимо создать удаленное рабочее место. Особенностью стало то, что времени на подготовку к этому ни у кого не было: на все отводилось максимум
Александр Николаевич ДОМБРОВСКИЙ, главный редактор журнала «Бюджет»
Андрей Аркадьевич ДАНЦ, заместитель мэра — директор Департамента финансов мэрии города Ярославля
Александр Сергеевич ЧУЛКОВ, директор Департамента финансов Администрации города Краснодара
В переходе на работу удаленно видится три аспекта:
- психологический;
- организационно-методологический;
- технический.
Психологический аспект
С психологической точки зрения ни руководство, ни рядовые работники ни в одном из финансовых органов страны не были подготовлены заранее к резкой смене условий работы. Здесь и опасение за управляемость структурных подразделений и всего коллектива в целом, недопонимание отдельными работниками, что такое удаленная работа вообще и для чего все это нужно.
Основной принцип успешной удаленной работы — важно не то, что конкретно делает работник на своем удаленном рабочем месте, а результаты и та оперативность, с которой он их выдает
Основной принцип успешной удаленной работы — важно не то, что конкретно делает работник на своем удаленном рабочем месте, а результаты и та оперативность, с которой он их выдает. Это огромный психологический вызов для всех — и для руководителя, и для самих работников. От того, насколько успешно и оперативно он будет преодолен, зависит результат всей работы коллектива.
Вопросы, требующие решения и развития
В завершение второй части материала «Испытание на прочность и профессионализм» хотелось бы привести перечень вопросов, которые, на наш взгляд, требуют решения в ближайшее время:
• развитие методологии и инструментов защиты информации при удаленной работе;
• новые источники компенсации выпадающих доходов бюджетов;
• пересмотр приоритетов бюджетных расходов;
• пересмотр приоритетов и направлений оснащения и специализации медицинских учреждений;
• социальная защита населения: что еще можно и нужно делать на местном уровне;
• развитие методологии, инструментов и системы дистанционного обучения в образовательных учреждениях;
• как организовать дистанционное обучение в многодетной семье;
• совершенствование системы коммуникаций между властью и гражданином;
• развитие системы межведомственного взаимодействия;
• расширение инструментов поддержки и создания новых направлений малого и среднего бизнеса;
• расширение инструментов поддержки и реструктуризации крупного бизнеса;
• развитие социальной ответственности бизнеса.
Административно-командную систему управления и мотивацию работников голосом сложно перевести на удаленный режим. Поэтому недостаточно просто получить инструмент для удаленного доступа, стиль управления тоже приходилось адаптировать. Люди должны быть готовы меняться в сторону большей ответственности и самостоятельности при сниженном уровне контроля. Основная задача руководителя в этих условиях — управлять своими работниками, вдохновлять и ориентировать их в ходе повседневной работы, физически находясь далеко от них. В связи с этим весьма полезным может оказаться регулярное общение с подчиненными
Организационно-методический аспект
Организационно-методический аспект включает в себя собственно организацию работы, методологию, управление персоналом, взаимодействие с внешними структурами. Создано организационное ядро для удаленной работы, которое координировало переход, отслеживало общее состояние, обобщало опыт, при необходимости организовывало обучение и помогало работникам. Потребовалось некоторое перераспределение функций, полномочий и ответственности работников. Установлена определенная периодичность встреч — по мере необходимости.
В плане методологии можно выделить следующие правила удаленной работы:
- часы доступности;
- как ставятся задачи;
- как контролируется их исполнение;
- какие каналы связи используются;
- немедленная реакция на каждый запрос.
Обязательно необходимо:
- определить правила взаимодействия и передачи открытой информации современными техническими средствами и способами;
- отработать вопросы защиты служебной информации и переписки;
- подготовить рекомендации по обустройству рабочего места (оборудование, мебель, личное пространство, режим работы и отдыха).
При переходе к удаленному режиму работы работники должны быть оперативно проинформированы о новых правилах и процедурах работы, обучены работе в ИТ-системах, ознакомлены с критериями оценки эффективности их работы.
Важное значение имеет и создание нормативной правовой базы удаленной работы:
- распоряжения главы органа местного самоуправления;
- приказы руководителя финансового органа о переходе на удаленный режим работы;
- информирование главных распорядителей бюджетных средств о режиме работы финансового органа;
- форматы взаимодействия с ГРБС с указанием способов связи.
Внутри финоргана исключен бумажный документооборот: он полностью переведен в электронную форму. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и отправляются исполнителю в электронном виде. Также организовывается переадресация звонков с рабочих номеров на личные (домашние).
Технический аспект
Технический аспект включает в себя в первую очередь информационные технологии. Необходимо обеспечить всех работников оборудованием для удаленной работы (стационарные компьютеры, ноутбуки и т. д.). Удаленная работа невозможна без постоянного домашнего подключения к интернету (Wi-Fi или проводное). Работников, у которых нет ни проводной, ни мобильной связи или компьютера, необходимо оперативно обеспечить техническим оборудованием и условиями.
Простой доступ к корпоративной среде из любой точки обеспечивают, например, технологии удаленных рабочих столов: пользователь получает привычное окружение и основные приложения и сервисы. Для всех работников организовывается сервис удаленного доступа (VPN) к корпоративной сети и корпоративным приложениям, а также к корпоративному облачному хранилищу.
Также для всех работников должен быть установлен единый сервер удаленного доступа, на котором для каждого создается личный профиль и устанавливаются те же продукты для работы с базой данных и документами (офисные приложения), как на стационарном рабочем месте. Все работники обеспечиваются доступом к общим адресным книгам со всеми контактами коллег.
Проблемы безопасности осложняют технологическую сторону удаленной работы и могут приводить к серьезным последствиям. В целях повышения защищенности при удаленном подключении к корпоративной сети кроме логина и изменяемого с установленной периодичностью пароля для каждого работника создается специальный сертификат безопасности. Специалисты в области информационных технологий регулярно должны отслеживать удачные и неудачные попытки подключения к Сети.
Есть ряд задач, которые не могут быть выполнены удаленно, в первую очередь это техподдержка и обслуживание инфраструктуры, вопросы взаимодействия с Управлением Федерального казначейства, отделением Центробанка России. Эти вопросы работники решают непосредственно на своих рабочих местах.
В процессе такого экстренного перехода на удаленку обозначилась определенная, казалась бы, бытовая проблема, которая тем не менее осложнила работу. У многих работников есть дети, и в период, когда школы закрыты, оказалось нелегко организовать обучение детей на дому с помощью видео-конференц-связи, одновременно взаимодействуя с работающими удаленно коллегами. Возникла в том числе конкуренция за ресурсы, ведь далеко не у всех дома имеется несколько компьютеров и жилищные условия позволяют обустроить отдельные «офисы» и «классы». И, конечно же, производительность труда резко снижается, если не контролировать ее самостоятельно надлежащим образом.
Что таит в себе удаленная работа?
• усложняется взаимодействие работников друг с другом, соответственно, усложняется обмен информацией внутри коллектива;
• снижается производительность труда и ответственность работников, особенно на начальном этапе;
• усложняется контроль;
• возникает потребность в контактах с внешним миром.
В режиме удаленной работы все финансовые органы обеспечили качественное и своевременное выполнение всех возложенных на них функций и новых задач по финансированию жизненно важных расходов. В целом процент переведенных на удаленный режим работы сотрудников финорганов регионов составил от 0 до 40, по муниципальным образованиям этот показатель значительно выше —
- беременные женщины;
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- сотрудники в возрасте старше 65 лет.
Таким образом, переход на удаленную работу позволил сформировать новую реальность, которая способна обеспечивать в будущем высокую производительность.
