Татьяна Юрьевна ФОКИНА, заместитель начальника отдела внутреннего контроля и аудита Управления Федерального казначейства по Омской области
Под казначейскими рисками понимаются операции, отклонения результатов которых от регламентных параметров могут негативно отразиться на качестве исполняемых казначейством функций. Целью внутреннего контроля является выявление, предупреждение либо снижение внутренних (операционных) казначейских рисков. Возникает вопрос: как этого добиться?
Инструменты внутреннего контроля должны сводить к минимуму риски совершения и повторения нарушений. И большую помощь в решении этой задачи оказывают используемые Федеральным казначейством информационные технологии. Очевидным преимуществом автоматизированного внутреннего контроля является сплошной способ его проведения — это обеспечивает возможность своевременного реагирования на возможные отклонения. В настоящее время в органах Федерального казначейства введено в действие два вида автоматизированного контроля:
1) предварительный автоматизированный внутренний контроль функциональной деятельности;
2) последующий оперативный внутренний автоматизированный контроль (ПОВАК).
Предварительный автоматизированный внутренний контроль осуществляют специалисты структурных подразделений органов Федерального казначейства в режиме реального времени. ПОВАК проводят контрольно-аудиторские подразделения непосредственно после совершения функциональных процессов и операций (в том числе по формированию документов), то есть ежедневно. Реализован ПОВАК при помощи прикладного программного обеспечения «Автоматизированная система Федерального казначейства» (ППО АС ФК).
В настоящее время на основании базы данных ППО АС ФК предварительный автоматизированный внутренний контроль устанавливает соответствие деятельности территориальных органов Федерального казначейства требованиям нормативных документов по 20 операциям, ПОВАК — по 122 операциям. Большинство контролей направлено на соблюдение сроков обработки широкого перечня документов: банковских выписок, платежных, расчетных и иных документов, представленных клиентами. А также на своевременность осуществления сверки проведенных операций с клиентами (направление отчетов, выписок из лицевых счетов, приложений к выпискам из лицевых счетов и других форм отчетности).
Проведение предварительного автоматизированного внутреннего контроля в режиме реального времени позволяет мгновенно формировать отчеты, содержащие информацию о документах, находящихся в промежуточных статусах обработки и ожидающих исполнения в установленные сроки. ПОВАК предоставляет возможность не только оперативно выявить нарушения (недостатки) в работе, но и своевременно принять соответствующие меры, направленные на предотвращение повторения выявленных нарушений. Так, ПОВАК способен оперативно предоставить руководству объективную информацию о состоянии дел в структурных подразделениях, а также оценить эффективность осуществления структурными подразделениями внутреннего контроля.
В действующей версии ППО АС ФК формируется семь отчетов ПОВАК, в которых сгруппированы показатели казначейского риска, предусмотренные Классификатором внутренних (операционных) казначейских рисков, утвержденным приказом Федерального казначейства от 26 декабря 2018 года № 429 (рисунок 1). Результаты ПОВАК оформляются в виде отчетов на соответствующую дату. Эти документы содержат показатели по шести направлениям деятельности, связанным с кассовым обслуживанием бюджетов бюджетной системы РФ, с отметками о количестве нарушений (недостатков).
Как это работает
В Управлении Федерального казначейства по Омской области (УФК) при помощи инструментов ПОВАК внедрена и успешно функционирует комплексная система ежедневного мониторинга функциональной деятельности. Схема ее работы представлена на рисунке 2.
Рисунок 1. Отчеты по направлениям деятельности органов Федерального казначейства, контролируемые ПОВАККвинтэссенция системы заключается в максимальном использовании имеющихся в ППО АС ФК инструментов мониторинга для недопущения фактов несвоевременной обработки (формирования) документов на протяжении всего операционного дня. Система предусматривает ежедневное формирование контрольных отчетов и их анализ структурными подразделениями УФК в следующей последовательности.
Рисунок 2. Схема функционирования комплексной системы ежедневного внутреннего автоматизированного мониторинга1. До закрытия операционного дня (в 9:00) отдел внутреннего контроля и аудита (отдел ВКиА) составляет отчеты ПОВАК, включающие в себя документы, срок обработки и формирования которых истекает в текущий операционный день. С этой целью специалисты отдела изменяют параметры ПОВАК, определяющие срок обработки (формирования) документов, так, чтобы отчеты ПОВАК включали в себя документы, срок обработки и формирования которых завершается в текущий операционный день. Данные отчеты направляются начальникам соответствующих структурных подразделений для анализа и контроля исполнения сроков всеми участниками системы контроля. В данном случае ПОВАК используется как инструмент предварительного внутреннего контроля. Это является целесообразным, так как ПОВАК контролирует в шесть раз больше показателей деятельности структурных подразделений, чем предварительный автоматизированный внутренний контроль.
2. До формирования консолидированной заявки (в 14:30) отдел ВКиА формирует отчеты о результатах текущего оперативного контроля по операциям со средствами федерального бюджета. Отчеты размещаются на общедоступном сетевом ресурсе, и специалисты структурных подразделений могут мониторить соблюдение сроков обработки документов, включаемых в консолидированные заявки: заявка на кассовый расход, заявка на возврат, заявка на получение наличных денег, заявка на получение денежных средств, перечисляемых на карту.
3. После закрытия операционного дня (в 15:30) отдел ВКиА формирует отчеты ПОВАК, по результатам которых составляется отчет о выявленных нарушениях за прошедший операционный день, который доводится до сведения руководства. Количество выявленных нарушений в отчетах ПОВАК, сформированных после закрытия операционного дня, напрямую зависит от качества проведенного контроля специалистами структурных подразделений по отчетам ПОВАК, направленным им в начале рабочего дня.
4. До формирования реестра направленных платежей (в 16:10) отдел ВКиА формирует отчеты по текущему оперативному контролю по операциям бюджетов. Отчеты размещаются на общедоступном сетевом ресурсе. Специалисты структурных подразделений должны провести контроль соблюдения срока обработки заявок по операциям областного и местных бюджетов, бюджетов государственных внебюджетных фондов; соблюдения срока обработки (формирования) иных документов, срок обработки (формирования) которых заканчивается в текущий день.
Усилить контроль
Очевидное преимущество применения системы ежедневного внутреннего автоматизированного мониторинга — возможность сплошным способом проверить весь объем совершенных операций, контролируемых ПОВАК. И контрольно-аудиторские подразделения могут учитывать эти результаты при планировании контрольных и аудиторских мероприятий. Вместе с тем объем рискоемких операций, контролируемый системой внутреннего автоматизированного мониторинга, составляет лишь малую часть общего объема операций, значащихся в Классификаторе внутренних (операционных) казначейских рисков. Очевидно, что большая часть операций, осуществляемых ежедневно, подвергается последующему контролю только раз в 1–2 года в ходе проведения контрольно-аудиторскими подразделениями тематических и комплексных проверок.
Рисунок 3. Анализ предотвращенных нарушений за 2018 г. в разрезе показателей казначейских рисковПредварительный внутренний контроль проводят специалисты одного структурного подразделения либо разных подразделений одного контрольного направления. При этом, например, при распределении клиентов одной организационно-правовой формы между специалистами внутри отдела или при осуществлении одной и той же операции специалистами отдела расходов и отдела обслуживания силовых ведомств возникает риск одинаково ошибочной трактовки отдельных вопросов соответствующей нормативно-правовой базы. По нашему мнению, оперативно выявлять нарушения установленных требований в отношении операций с высокой вероятностью внутреннего риска позволило бы создание стандарта последующего визуального оперативного контроля. Считаем, что в настоящее время сферами, требующими оперативного последующего визуального контроля, являются:
1) контроль, предусмотренный Федеральным законом № 44‑ФЗ;
2) учет бюджетных и денежных обязательств получателей средств федерального бюджета;
3) санкционирование оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета;
4) возврат клиентам документов без исполнения;
5) учет невыясненных поступлений.
Основной задачей такого контроля будет являться оперативное выявление контрольно-аудиторскими подразделениями органов Федерального казначейства тенденции ошибочных действий сотрудников структурных подразделений в разрезе типов документов по перечисленным рискоемким направлениям деятельности.
Пример оперативного визуального контроля
Приведем пример методики оперативного визуального контроля. Оперативный последующий визуальный контроль можно проводить ежедневно в объеме 10% документов за предыдущий день следующих типов:
платежные поручения на зачисление средств (входящие);
информация о заключенных контрактах (их изменении);
сведения о бюджетном обязательстве;
сведения о денежном обязательстве;
платежные документы клиента (заявка на кассовый расход, заявка на возврат).
Отчет о выявленных за предыдущий день нарушениях доводится до сведения руководства органа Федерального казначейства аналитической служебной запиской начальника контрольно-аудиторского подразделения. Начальники структурных подразделений оперативно делают детальный анализ выявленных нарушений для того, чтобы принять меры по недопущению их повторения.
Кроме того, структурные подразделения совместно с курирующим заместителем руководителя органа Федерального казначейства проводят обсуждение выявленных нарушений и причин их возникновения. Решения, принятые в процессе обсуждения, оформляются протоколом, состоящим из двух частей: фактическое исполнение и нормативное исполнение. Данные протоколы доводятся до всех структурных подразделений органа Федерального казначейства. В случае возникновения вопросов, не урегулированных нормативными правовыми актами, направляется запрос в Федеральное казначейство или в Центр компетенции.
