Для объективной и своевременной оценки деятельности каждого структурного подразделения Управления Федерального казначейства по Республике Адыгея (далее — Управление), обобщения результатов деятельности и доведения информации о них до руководителя в ведомстве создан Контрольный Совет Управления (далее — Контрольный Совет).
Управленческие функции (планирование, организация, мотивация и контроль) влекут за собой принятие решений, что является выбором того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения является наличие точной информации.
Одной из основных функций управления в органах Федерального казначейства является контроль. Процесс контроля в Федеральном казначействе состоит из нескольких этапов: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых решений.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов. Конечная цель контроля — решение задач, стоящих перед органами Федерального казначейства.
В итоге контроль можно назвать эффективным только в том случае, если достигаются желаемые цели. Для органов Федерального казначейства — это обеспечение субъектами внутреннего контроля и внутреннего аудита неуклонного и точного соблюдения всех норм и правил, установленных нормативными правовыми актами РФ, правовыми актами Федерального казначейства и повышение эффективности деятельности подразделений ведомства.
Задачи Контрольного Совета заключаются в следующем:
- рассмотрение результатов проведения контрольных и аудиторских мероприятий
- обеспечение контроля выполнения принятых управленческих решений по результатам проведенных контрольных и аудиторских мероприятий
- подготовка рекомендаций по предупреждению и устранению нарушений и недостатков в деятельности структурных подразделений управления
Возглавляет Контрольный Совет заместитель руководителя Управления. В его состав входят руководящие сотрудники н Управления, на заседания приглашаются начальники структурных подразделений, в которых проводились контрольные мероприятия.
Основные вопросы, заслушиваемые на заседаниях Контрольного Совета:
- о результатах проверок структурных подразделений Управления;
- о результатах проведенного анкетирования клиентов, обслуживаемых в структурных подразделениях Управления и опросов глав администраций муниципальных образований для внешней оценки деятельности структурных подразделений
- о результатах рассмотрения материалов внешней оценки деятельности Управления
- о служебных записках, поступивших от территориальных отделов Управления
За десять месяцев 2014 года в Управлении было проведено семь заседаний Контрольного Совета, в 2013 году — восемь.
Решениями Контрольного Совета определялись поручения руководителям объектов проверки:
- представить в отдел внутреннего контроля и аудита план мероприятий по устранению нарушений (недостатков), отраженных в акте проверки, с указанием конкретных должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроков выполнения, отчет о выполнении плана мероприятий по устранению нарушений (недостатков) в деятельности структурных подразделений
- в соответствии с порядком организации и осуществления внутреннего контроля в структурных подразделениях Управления, включить в графики внутреннего контроля предметы внутреннего контроля, по которым установлены нарушения в ходе проверок
- усилить контроль соблюдения сотрудниками структурных подразделений технологических регламентов, нормативных актов Минфина России и Федерального казначейства
- обеспечить дополнительное изучение сотрудниками структурных подразделений нормативных документов, недостаточные знания которых привели к выявленным нарушениям и недостаткам
Помимо этого, на заседаниях Контрольного Совета выносились решения об оказании объектам контроля практической помощи по организации работы по расходам федерального бюджета, а также давались поручения отделу внутреннего контроля и аудита организовать проверки результатов выполнения указаний по устранению выявленных нарушений.
После оформления протокола заседания Контрольного Совета он незамедлительно представлялся для ознакомления руководителю Управления и принятия соответствующих управленческих решений. А с 2014 года, в соответствии со стандартами внутреннего контроля и аудита Федерального казначейства, руководителю Управления направляется служебная записка с указанием вынесенных Контрольным Советом решений.
К сожалению, не всеми структурными подразделениями Управления соблюдаются требования нормативных актов Минфина России, Федерального казначейства. Поэтому Контрольный Совет немедленно реагирует на факты нарушений и недостатки в деятельности структурных подразделений и, используя одну из управленческих функций — мотивацию, вносит предложения руководителю Управления о снижении размера премии начальникам структурных подразделений и сотрудникам, по чьей вине были допущены нарушения и недочеты в работе.
В 2013 году по предложениям Контрольного Совета руководителем Управления были приняты управленческие решения по снижению размера премии, примененные к 15 должностным лицам. За 11 месяцев 2014 года такие управленческие решения касались уже 26 должностных лиц. Предложения руководителю о размере снижения премии представляются индивидуально по каждому объекту проверки, в зависимости от количества выявленных нарушений.
По решению руководителя Управления на заседаниях Контрольного Совета рассматриваются материалы проверок не только с выявленными нарушениями, но и без нарушений. Таким образом, Совету предоставляется возможность применить функцию управления — мотивацию для вынесения решения о поощрении сотрудников таких объектов проверки и представления руководителю предложений для принятия соответствующих управленческих решений.
Организационное обеспечение деятельности Контрольного Совета проводится отделом внутреннего контроля и аудита. Мониторинг выполнения решений Контрольного Совета осуществляется его секретарем и в случае необходимости включается в повестку заседания Совета для доклада о ходе выполнения его решений.
Количество нарушений, установленных в ходе проведенных контрольных мероприятий в 2014 году, значительно снизилось по сравнению с 2013 годом. Основными факторами, повлиявшими на улучшение деятельности структурных подразделений, в первую очередь, являются организация внутреннего контроля в структурных подразделениях, который осуществляется в Управлении в постоянном режиме.
Немалый вклад в снижение количества выявленных нарушений отводится и работе Контрольного Совета по принятию соответствующих решений: по планированию, организации, мотивации и контролю деятельности структурных подразделений нашего Управления.
Принятие правильных решений позволяет своевременно устранять незначительные ошибки и недочеты в деятельности, прежде чем они могут перерасти в крупные проблемы.
